プライベートレッスンで年賀状整理

先日のプライベートレッスンで、「年賀状整理」に取り組んでくださった方のお話。

過去の年賀状がたまってしまったので、それをスキャナーで読みこんでデジタルデータで保管したいということだった。
よく聞く話だけれど、私自身まだそのようにはしていない。
とにかくScapsnapでやってみようということになった。

いざ、レッスン当日、どのようにするかで生徒さんと打ち合わせ。
私はPDFにするのがよいと思っていたが、生徒さんは画像のようにサムネイルで見えた方が楽そうとのこと。
あ、それならPDFでもサムネイルで見えるようにすればいいのではということに。
Adobe Acrobat Readerのバージョンによって、サムネイル表示できたりできなかったり？？
仕方ないので、これは、サムネイル表示してくれるフリーソフトをインストールして実現した。 

で、実際に読みこもうとして、あ～そうか。
はがきは宛名面と裏面がありますよねってことに。
それをどうファイルで管理するか。

う～ん。

幸い、Scansnapでは両面を一度に読める。
しかもPDFファイルにした時、1ページ目宛名面、2ページ目裏面で1ファイルという風にできる。
そうすれば、1枚のはがきの表と裏が別ファイルになってしまうことは避けられる。

フォルダを開くとPDFがサムネイル表示されていて宛名面が見えている。
このはがきが見たいとなったら、そのPDFを開けば裏面も見られるというしくみ。 
生徒さんと意見が一致し、よしそれで行こう！ということになった。

ネットで検索していた時、これもよさそうだなという案を見かけた。
1ページに宛名面と裏面が横並びで並んでいる。
2ページ目に2枚目のはがきの宛名面と裏面が横並びで並んでいる。
という風にすると、100枚のはがきなら100ページとなる。
これが１ファイル。平成28年の年賀状はこれ！とiBooksにでも並べておけばよい。
こっちの方がいいかな～と思ったけれど、生徒さんはサムネイル表示になれているので、前述の方法が最良なのだろうと思った。

方法が決まれば、生徒さんと二人で手分け。
生徒さんは、年度順にはがきをせっせと重ねる。向きや裏表に注意して。
私は、せっせと読みこむ。20枚くらいセットしてボタンを押すと、面白いように読みこまれていく。

ある程度進んだところで、生徒さんにバトンタッチ。
１年何百枚かのはがき５～６年分があっという間にデジタルデータになった。
「平成●●年」という年ごとのフォルダが並ぶ。フォルダを開くと、その年にいただいた年賀状と喪中はがきのPDFがずらりと並ぶ。
今回は教室のScansnapを使ったけれど、便利だったら今後購入も検討するかも。という生徒さん。

そうね～
でも生徒さんの使用頻度を考えると、どうだろうか。（正直者の私）
でも、ほんと、便利な道具だと思った