Excelで時間計算も楽々快適♪

私の勤め先は固定月給制と、時給制の従業員がいます。
月給者は私を含めた管理者ポジションの人なのですが。時給者の方は、5分単位で給与計算しています。そのため、事前事後に届け出さえあれば遅刻早退外出も自由にしています。その分、時給を控除するわけです。

給与計算準備のために専用労務管理ソフトに、毎日の労働時間数を入力しています。
最終的な勤務時間+遅刻早退外出＋欠勤有休分の総時間数＝その月の所定出勤時間数になればOK！

この専用労務管理ソフトが自動集計してはくれますが、それが合っているかどうかの確かめ算をせねばなりません。
まったく控除がない人は日給×日数で出るので無問題。ところがなかには、日によって遅刻早退の時刻がまちまちだったり、不定期に外出を繰り返すひともいて。電卓の手計算では間に合わないわけですね。

そこで、私はExcelでマイナス時間分だけの計算表をつくり、時間ごと、分ごとの集計をしてSUM関数で合計がでるようにしていました。
たとえば2時間15分（2H15M）が2日、3時間15分（3H15M）が3日というふうに、同じ控除時間数ごとにまとめて集計できるようにしてみたわけです。それ以前はいちいち2時間15分をいったん135分にして、合計してから、さらに手計算で時間に直していたので、とんでもなく時間がかかりすぎていました。



でも、これだと、分に換算した合計時間数しか出なくて。
最終的な合計時間数を、〇時間△分といいうふうに、表示しなおさなくていけません。この表示は、なにか特殊な関数を使うのだと思い込んでいて調べるのが面倒だったので、ずっと放置していました。

ところが！
つい最近、ウェブ検索したら、なんとすごく簡単に表示を変えることができたのです！　それは！

【１】セルの数値を1440で割る　/1440
【２】表示が0になっていれば、小数点以下を表示させる
【３】セルの書式設定ダイアログ→ユーザー設定→h:mm　を選択



で、なんと！！
たとえば、合計615分が、みごと６:15として表示されました！！　なお、〇時△分にしたいときは、h"時"mm"分"を選択すればいいだけ。

そうそう、このユーザー設定って、いったい、いつ、どういう理由で使うのかずうっと謎だったんです。yyyyとかあって、年とか、時、とか分とかって、時間に関するものなのだろうとは思うけれども。

今回の作業の肝は、【１】の1440で割るということですね。
24時間×60分なので1日の総分数の割合を出しているというわけです。

㎜とあるのは、分をかならず二桁に表示させたいときで、きっちり6時間でも6：00と表示してくれるわけですね。
なお総計時間が24時間を超える時は、h:mmを[h]:㎜にすればよいのです。
[]をつけないと、一日24時間までの表記にしかならないのですね。

さらに。
総労働時間数の数値のセルを設定しておけば、有休時間数や欠勤の時間数もふくめた控除時間のマイナスで総出勤時間数が自動計算できますから、いちいち電卓入れなくても済みます！　大幅な時短になりますね！　給与計算時はいつも仕入先の支払業務だとか月末の入金処理ラッシュと重なるので、繁忙期のイライラから解放されます！！

なお、この時間計算の機能、手持ちの電卓でもあるにはあるのですが。
使い方が皆目わからないので利用したことがありませんでした。Excelならば、タブを変えて、毎月の結果をデータとして残しておけますし、すごく便利ですね。

パソコンが苦手な私でしたが。
Excel使いの面白さに気づいてからは仕事で活用するのがとても楽しみになりました。今ではWordで作っていた個別の請求書や支払明細書などもExcelのほうがセルで区分けでれていますので、日付や金額の入力もとても簡単。これは封書の宛名もそうで、行列のインデント設定がしやすいので重宝しています。

特殊な業界なので専門用語が覚えられなくて凹むことは多いですが。
こうしたITスキルは汎用性が高くてどこへ転職しても活用できますから、万が一、今の職場で働けなくなったとしても率先して身に着けていきたいですね。私のような就職氷河期世代ならではの生存戦略です。イマドキ珍しい職場なのですが、社内ではExcelを活用できる人材が少ないですので…。

Excelの上級者だったらもっと見目好いシートを作成できるはずですが。初級者の私にはこれが精いっぱいです（笑）


（2023/08/26）