気付けば１月末の更新から既に１ヶ月以上が経ちました（汗）。
以前は３月の期末に向けて忙しいというより年中そこそこ忙しいという状況でしたが、最近は期末に向けた忙しさが増してきました。今年はお陰様で秋頃からずっと忙しい状態です。
ブログ更新が出来ていない言い訳を終えたところで（大汗）、今日のお話。
タイトルの『２：３：５』とは？
出来る：普通：出来ない？
うちだと、『３：・・・』
じゃなくて、これは所内で、ある統計をとった比です。
答えは『新規の特許出願の原稿について、お客様に発送したのがいつ頃か？』というものです。
毎月の『初旬発送（１－１０日）：中旬発送（１１－２０日）、下旬発送（２１－末日）』でみてみますと、『２：３：５』になっていたということでして。
業務の波を減らすことがとても大事なことと考えておりまして、お客様都合による波はやむを得ませんが、そうでない要因によって波が出来てしまうことがあれば改善したいですよね。
傾向についてはうすうす分かっていて、これまでも月末集中については問題があるとして、月末集中を避けるように「呼び掛け」を何度もしてきました。
何が問題かといえば、
ＣＡＤ図面担当のスタッフが月末付近で超忙しくなり、月初では手持ちがなくなる。
事務担当のスタッフも同様で月末にバタバタすることになってしまう。
（自分を含め）指導するスタッフが月末付近では土日も深夜もなくチェックしなければならなくなる。
などなど。
つまり、原稿発送の波は、色々とマイナス効果があるわけです。
では、『２：３：５』になる原因はどこにあるのでしょうか？
弊所では、実力値に応じた等級決めをしていまして、「月に○件処理できるスキル」など（他にも色々とありますが）を指標としています。
また、各自の実績については月単位で締めて計算しています。
そうすると、日々計画的に動いていない場合には、基本的には「月末で帳尻を合わせる」という行動に出てしまいがちです。
夏休みの宿題を夏休み終盤になって慌ててやる気持ちも分からなくはないですよね。
夏休みの宿題を計画的に毎日やりましょう！といっても、出来る人は少数派です（私は夏休みの宿題は最終日に徹夜で仕上げる人でした（汗））。
先日、上記の統計を持って、ある幹部さんと飲みながら（笑）色々と議論しまして、そこで出てきたのが、「１５日締め」。
それ以外にも「何人かのグループにして実績締日を変更する」「１週間毎に締める」など色々な案がありましたが、複雑になり過ぎずシンプルにということで「１５日締め」となりました。
「１５日締め」だと１５日に向けてその直前に波が来てしまうのでは？と、単純にみればそうなるかもしれません。
ただ、お客さま都合で「月末までに」とのリクエストが実際問題として割とあります。期末であれば特にそうなります。また、月末というのは非常に分かり易いことから実務スタッフも月単位を今後も意識するのではないかな？という想像もしてみました。だとすると、「１５日締め」にすると、シンプルなシステム変更の割に「２：４：４」「３：３：４」など改善が見られるのではないか？というのが今回の結論。
ということで、「月末集中はよくない」と言っているだけではダメなので、システムによって改善を図ることにしてみました。
さてどうなりますか。今月からの変更なので、半年ほど様子をみてみます。
特許の仕事は属人的な要素が強いとはいえ、組織で動いている以上は周りを意識しなければなりませんね。
結局、自分としてはどこかに精神論が入ってしまうわけで、システム変更のお知らせとともに『仕事には上流、下流があります。一人で完結できることは殆どありません。この件に限らず、自分のせいで誰かに負担をかけていないか？そういう気遣いはお客様にも必ず伝わりますし、システムだけに頼らず是非常に頭に入れておいて下さいね。』と締めておきました。システムだけでもダメだしね、という話が必ず出てしまう自分。
ということで、久しぶりのブログは、所内システムのプチ変更ネタでした。
失敗したらまた考えればいいですから、とりあえずいいと思うことやいけるかも？どうかな？と思うことは、行動に移すのみ！
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