第1章 総則
(趣旨)
第1条 市における文書等の管理に関しては、別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。
(定義)
第2条 用語の意義
(1)文書等 職務上作成し、取得した文書、図画、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録)
(2)文書主管課 文書課、港湾空港局総務経営課、区総務企画課、区出張所、事業所（港湾空港局総務経営課、区総務企画課と同一庁舎内に置かれる以外のもの)の庶務担当課(課を置かない事業所は当該事業所)
(3)文書主管課長 文書主管課の長
(4)完結文書 事案の処理が完結した文書等
(5)保管文書 課の長が保存する完結文書
(6)保存文書 文書主管課長が保存する完結文書
(7)文書管理システム 文書等の収受、起案、施行、保存、廃棄その他文書等の管理に関する事務を行う電子情報処理組織で、総務企画局長が管理するもの
(文書事務の総括等)
第3条 文書課長は、市における文書等の管理に関する事務(以下文書事務)を総括する。
2 文書主管課長は、担当に属する文書事務を総括するとともに、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、結果に基づいて各課の長に対し、必要な処置を求めることができる。
(各課の長の職務)
第4条 各課の長は、文書事務の効率化、迅速化を図るとともに、課における文書事務を総括する。
(文書主任及び職務)
第5条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の庶務担当の係長を充てる。
3 文書主任は、上司の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。
(1)文書等の収受、配布、発送
(2)施行を要する文書等の審査
(3)文書等の処理の促進
(4)文書等の整理、保存
(5)文書事務の指導、改善
(6)その他文書事務に関すること
(文書等の取扱いの原則)
第6条 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書主管課における収受及び配布)
第7条 文書主管課に到達した文書は、文書主管課長が受領し、次により処理しなければならない。
(1)市長、副市長あての文書（親展その他開封が不適当な文書を除く）、配布先の不明確な文書は開封し、封筒・文書の余白に受付印を押し各課に配布する。
(2)前号（開封が不適当な文書を除く）以外の文書は開封せず、封筒に受付印を押し各課に配布する。
ただし、新聞、雑誌、庁内文書、軽易な文書は、受付印を省略できる。
(3)書留、特別送達扱いの郵便物は、特殊郵便物・金券配布簿に所定の事項を記入し、受領者に署名させ各課に配布する。
(4)審査請求その他不服申立てや訴訟の文書、受付の日が権利の得喪変更にかかわる文書は、受付印の下に到達時刻を記入して各課に配布する。
(5)開封した文書で現金、金券その他を同封した文書は、特殊郵便物・金券配布簿に所定の事項を記入し、受領者に署名させ各課に配布する。
2 文書主管課長は、２以上の課に関係する文書は、関係の最も深い課に配布しなければならない。
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第8条 市の執務時間外に到達した文書は、当直者において受領し、次により処理しなければならない。
(1)書留扱い、特別送達扱いの郵便物は、当直者郵便物受付簿に所定事項を記入し、執務開始後速やかに文書主管課長に引き継ぐこと。
(2)前号にかかわらず、緊急に処理することが必要な文書は、文書主管課長に連絡して指示を受けること。
2 前項第1号により文書主管課長が引継ぎを受けた文書は、当直者郵便物受付簿に受領者に署名させ、各課に配布しなければならない。
(課における文書の収受等)
第9条 文書主任は、文書主管課長から配布を受けた文書、課に直接到達した文書は、文書の余白に別記様式に準じた受付印を押印し、文書管理システムに所定の事項を記録しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。
(1)新聞、雑誌その他の刊行物
(2)軽易な照会文、通知文並びに書簡文で処理経過を明らかにする必要がないもの
(3)庁内文書で、処理経過を明らかにする必要がないもの
(4)その他前３号に掲げる文書に類するもの
2 前項にかかわらず、文書主任が文書事務の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、複数の文書をまとめて1件として文書管理システムに所定の事項を記録できる。
3 文書主任は、２以上の課に関係がある文書は、写しの配布その他適当な方法により関係課に通知しなければならない。
(電磁的記録の収受)
第10条 電磁的記録の収受は、総務企画局長が別に定める。
第3章 文書等の処理
(文書等の処理)
第11条 各課の長は、文書等の処理に当たり、自ら処理するほか担当係長に処理方針を示して処理させるとともに、絶えずその促進に留意し、文書等の処理が完了するまで経過を把握しておかなければならない。
(文書等の用字、用語等)
第12条 文書等の作成は、常用漢字表、現代仮名遣い、送り仮名の付け方、外来語の表記等により、的確かつ簡潔に記載しなければならない。
2 文書等は、左横書きにより作成する。ただし、特に縦書きを必要とするものは、この限りでない。
(一応供覧を要する文書等)
第13条 収受した文書等で次に該当するものは、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(1)市長、副市長の閲覧に供する必要のあるもの
(2)特に重要な文書等、異例の文書等で、上司の指揮により処理する必要のあるもの
(起案)
第14条 事案の決定には、文書等を作成して行わなければならない。ただし、次の場合はこの限りでない。
(1)事案の決定と同時に文書等を作成することが困難である場合
(2)処理に係る事案が極めて軽易なものである場合
2 前項第１号に規定する場合は、事後に文書等を作成しなければならない。
3 事案の決定のための案を記録し、記載した文書等(以下起案文書)は、次により作成しなければならない。
(1)起案文書の作成は、文書管理システムを用いる。ただし、各課の長が文書管理システムによらないことが適当と認めるときは、起案用紙で起案できる。
(2)前号にかかわらず、次のものは、文書管理システム、起案用紙によらずに起案できる。
ア 文書管理システム以外の電子情報処理組織により起案することとされているもの
イ 定例的な事案で一定の帳票で起案することが適当と認められるもの
ウ 軽易な事案で文書の余白を利用して起案することが適当と認められるもの
(3)関連する事案は、支障のない限り一括して起案する。
(4)事案の内容その他所定の事項を記録記入するとともに、起案理由、事案の経過等の関係資料を添える。
(5)起案文書の取扱いに注意を要する場合は、必要に応じてその旨表示する。
(6)起案文書には、決裁区分に応じて、決裁すべき者を表示しなければならない。
(決裁の方法)
第15条 決裁は、事案の決定に必要な回議、合議を経た後に、副市長以下専決規程その他専決規程により、決裁すべき者が決裁する旨を電磁的に表示し、記録、押印、署名により行う。
2 回議、合議は、起案文書を回付する方式で行う。ただし、特に緊急、秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明できる職員が持回りできる。
(合議)
第16条 ２以上の局部課に関係する起案文書は、関係の最も深い課で作成し、関係局部課に合議しなければならない。
2 合議の順序は、関係の最もある課から順次行う。
3 合議を受けた起案文書について、関係のある局部課長に異議があり、協議が成立しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(後閲)
第17条 起案文書の回議、合議を受けるとされている者が不在で、事案の処理が緊急を要するときは、起案文書に後閲の旨表示し、決裁すべき者の決裁を受けることができる。
2 前項の規定により決裁を受けた場合、不在者の登庁後速やかに起案文書を閲覧に供しなければならない。
(決裁済みの起案文書の取扱い)
第18条 起案者は、決裁済み起案文書が返付されたときは、速やかに決裁年月日、保存種別その他を文書管理システムに記録しなければならない。
この場合、返付された文書があれば、文書にも決裁年月日、保存種別その他を記入しなければならない。
(起案文書の再回)
第19条 合議を受けた起案文書に再度回付(以下再回)を求めるときは、その旨表示し、記録、記入することとする。
2 起案文書の再回を求められたときは、決裁後関係のある局部課に決裁済み起案文書の送付その他の方法により通知しなければならない。
再回を求められていない場合に、決裁の趣旨が合議の際の趣旨と異なったとき、廃案となったときも同様。
(電磁的記録の処理)
第19条の2 前９条のほか、電磁的記録の処理は、総務企画局長が別に定める。
第4章 文書等の浄書及び発送
(浄書及び照合)
第20条 施行に用いる文書等は、適切な方法で浄書し、決裁済み起案文書の照合を確実に行わなければならない。
2 文書主任は、印刷による浄書を文書課に依頼する場合、印刷依頼票に所定事項を記入し、印刷原稿を添えて文書課に提出しなければならない。
(記号及び番号)
第21条 施行に用いる文書等には、次により文書管理システムを用いて記号、番号を付けなければならない。
ただし、文書等の内容が第９条第１項各号の文書の内容に該当する場合は、この限りでない。
(1)「市名頭文字」＋局部課
(2)番号は会計年度による一連番号。ただし、課の長が事案の処理が完結するまで同一番号を用いることが適当と認める場合は、この限りでない。
この場合、会計年度後に文書等番号を用いるときは、記号の前に会計年度の数字を付ける。
(3)第１号にかかわらず、条例、規則、訓令、告示、公告(以下条例等)の記号は、「市の名称」＋各区分を、達、指令の記号は「達(指令)」＋局部課頭文字を付ける。
ただし、区長が行う告示、公告は、区分の前に「市名頭文字」＋区の頭文字を付ける。
(4)第２号にかかわらず、条例等の番号は、暦年による一連番号とする。
2 文書課長は、前項による記号が重複する場合その他特に必要があると認める場合は、記号に代えて別に定めることができる。
(発信者の表示)
第22条 施行に用いる文書等の発信者の表示は、市長その他職務権限を有する者の職名、氏名をもってしなければならない。
ただし、文書等の性質、内容により必要がない場合は、市役所名、区役所名、事業所名、職名のみですることができる。
(公印及び契印)
第23条 施行に用いる文書には、公印規則の定めるところにより、公印を押さなければならない。この場合、必要と認めるときは、併せて契印を押すことができる。
2 前項前段にかかわらず、次の文書は、公印の押印を省略できる。
(1)軽易な事案に係る文書
(2)書簡文
(3)庁内文書で許可、認可、承認その他行政処分に関する文書以外のもの
(郵便による文書の発送)
第24条 郵便（巡回郵便を除く）による文書の発送は、文書主管課にて行う。
2 文書主任は、郵便で文書を発送する場合は、郵便物発送依頼票に所定事項を記入し、押印の上、文書に添えて、文書主管課に提出しなければならない。
3 文書主管課は、郵便により発送する文書を受け付けた場合は、即日発送しなければならない。
4 前３項にかかわらず、次の場合は、文書主管課長の承認を得て、各課にて郵便で文書の発送を行わなければならない。
(1)市内特別郵便物、第三種郵便物、内容証明郵便の取扱いを必要とする場合
(2)多量に発送する場合
(3)執務時間外に発送する場合
(4)その他文書主管課長が特に必要があると認める場合
5 巡回郵便に必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
(信書便による文書の発送)
第24条の2 民間事業者による信書の送達に関する法律第２条第２項に規定する信書便による文書の発送は、総務企画局長が別に定める。
(条例等の公示等)
第25条 条例、規則、市長名の訓令、告示、公告は、文書課にて、公示令達番号簿に所定事項を記入し、公示、令達の手続を行わなければならない。
2 条例、規則、例規となる市長名の訓令の決裁済みの起案文書は、文書課で保存する。
3 区長名の訓令、告示、公告は、区総務企画課にて、公示令達番号簿に所定事項を記入し、公示、令達の手続を行わなければならない。
(文書等の施行の記録)
第26条 文書等を施行したときは、文書管理システムに所定事項を記録しなければならない。
(電磁的記録の発送)
第27条 第20条から第22条まで、前条に規定するもののほか、電磁的記録の発送は、総務企画局長が別に定める。
第5章 文書等の整理及び保存
(文書等の整理及び保存)
第28条 文書等は、必要に応じて迅速に利用できるように、適切に整理し、保存しておかなければならない。
2 文書等の保存は、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講じ、重要文書等は、非常災害に支障がないようあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(文書等の保存期間等)
第29条 文書等の保存種別、保存期間、保存期間の基準は、別表のとおり。
2 前項にかかわらず、法令等に保存すべき期間の定めがある文書等は、当該期間を保存期間とすることができる。
3 次の各号の文書等は、前２項の保存期間の満了する日後にも、当該各号の期間が経過する日まで保存期間を延長する。
(1)現に監査検査等の対象となっているもの 監査、検査等が終了するまで
(2)現に係属する訴訟の手続上の行為のため必要とされるもの 当該訴訟が終結するまで
(3)現に係属する不服申立ての手続上の行為のために必要とされるもの 当該不服申立ての裁決、決定の日の翌日から起算して１年間
(4)情報公開条例第５条による開示請求があったもの 同条例第１１条第１、２項の決定日の翌日から起算して1年間
(5)その他職務の遂行上保存期間の延長が必要と認められるもの 当該職務の遂行上必要とする間
4 文書等の保存期間の計算は、事案処理の完結日の翌年度４月１日(保存期間が１年未満の完結文書は、事案処理の完結日)から起算する。
ただし、条例等は、事案処理の完結日の翌年１月１日から起算する。
5 第１項にかかわらず、常時使用する文書等その他特別の理由がある文書等は、文書分類表に別段の定めをすることができる。
(文書分類表)
第30条 文書等は、文書等を系統的に分類している文書分類表に従って分類しなければならない。
2 文書分類表に関し必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
(文書管理台帳等の作成)
第30条の2 文書課長は、文書等の管理を適切に行うため、文書管理台帳を電磁的方法で作成し、文書管理システムにより各課の利用に供する。
2 文書課長は、毎会計年度、行政文書目録を作成し、文書館長に送付する。
(文書等の整理方法)
第31条 文書等（電磁的記録除く）は、フォルダーに整理してファイリングキャビネットに収納しなければならない。
ただし、文書等の形状等、これによることが不適当なものは、この限りでない。
(事案処理の完結の記録)
第31条の2 事案処理が完結したときは、文書管理システムに所定事項を記録しなければならない。
ただし、文書主任が文書事務の効率化等の観点から合理的と認めるときは、複数の文書をまとめて１件として記録することができる。
(完結文書の保存)
第32条 完結文書は、第３０条第１項の分類により該当する保存種別の保存期間（第２９条第３項で保存期間を延長したときは延長後の保存期間）の間保存しなければならない。
2 文書主任は、次によって完結文書（電磁的記録除く）を整理しなければならない。
(1)会計年度（条例等は暦年）の区分ごと
(2)文書分類表の文書名称（以下分類名）の区分（２以上の分類名区分に該当する場合、関係の最も深い区分）ごと
(3)施行の日の順
(4)保存種別が第１、２種の完結文書は製本する
3 前項第１号にかかわらず、同一事案の複数完結文書を整理その他必要があるときは、会計年度を異にする完結文書を一括して整理できる。この場合、会計年度の別を明らかにしておかなければならない。
(課における完結文書の保存)
第33条 完結文書は、保存期間の最初の１年間（保存期間が１年未満の場合保存期間満了まで）は各課で保存する。
(マイクロフィルムによる保存)
第34条 完結文書のうち適当と認めるものは、完結文書を撮影したマイクロフィルムを完結文書に代えて保存できる。
2 マイクロフィルムの撮影その他必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
(完結文書の引継ぎ)
第35条 文書主任は、保存期間の最初の１年を経過した完結文書（１年を超える保存期間に限る）は、文書課長の定めにより、文書主管課長に引き継がなければならない。
(保存文書の移管)
第36条 文書主管課長は、保存文書の保存管理上特に必要があるときは、あらかじめ文書課長や移管を受けようとする文書主管課長と協議して移管できる。
2 前項により保存文書を移管しようとする場合で、協議が整ったときは、次のとおり処理しなければならない。
(1)保存文書を移管する文書主管課長は、保存文書の事案を所管課の長に保存文書を移管する旨を通知する。
(2)前号の通知を受けた課の長は、文書管理システムに所定事項を記録する。
(文書等の所管換)
第37条 保存文書、保管文書が組織の変更で他の課の所管となったときは、次の区分に応じ、各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1)保存文書
ア 保存文書の事案を所管していた課の長は、事案が他の課の所管となったことを文書課長、文書主管課長に通知し、文書管理システムに所定事項を記録する。
イ 文書課長は、文書館長に行政文書目録を送付する。
(2)保管文書 保管文書の事案を所管していた課の長は、新たに保管文書の事案を所管する課の長に保管文書を引き渡すとともに、その旨を文書課長に通知し、文書管理システムに所定事項を記録する。
(保存文書の整理)
第38条 第３５条による引継ぎ、第３６条第１項による移管を受けた文書主管課長は、引継ぎ、移管に係る完結文書、保存文書を所定の保存期間中保存し、借覧、閲覧に供することができるように整理しておかなければならない。
(保存文書の借覧及び閲覧)
第39条 保存文書（文書管理システムに保存される電磁的記録を除く）の借覧、閲覧は、職員が職務上必要とする場合に限り、行うことができる。
ただし、文書主管課長が適当でないと認めた場合は、この限りでない。
2 前項により保存文書の借覧、閲覧をする者（以下借覧等希望者）は、文書借覧・閲覧申請書に所定事項を記入し、保存文書の事案を所管する課の長に提出しなければならない。
3 保存文書の事案を所管する課の長は、前項の申請書の提出があった場合、借覧、閲覧を適当と認めるときは、申請書を文書主管課長に送付し、承認を受けなければならない。
4 借覧等希望者は、文書主管課長の承認後、文書主管課長の指定する場所にて文書借覧・閲覧簿に所定事項を記入し、借覧、閲覧を行う。
5 保存文書の借覧期間は７日以内。ただし、文書主管課長が特に必要と認めて承認したときは期間を延長できる。
6 借覧、閲覧を受けた保存文書は、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
(電磁的記録の整理及び保存)
第40条 第２８～３０、３２、３３、３５～３８条のほか、電磁的記録の整理、保存は、総務企画局長が別に定める。
第6章 文書等の廃棄等
(保存文書の廃棄等)
第41条 文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書を速やかに廃棄しなければならない。
ただし、保存文書の事案を所管する課の長から、歴史的文化的に価値を有するものとして文書館に移管することを文書館長と協議が成立した旨の通知があったとき、廃棄せずに文書館に移管する。
2 文書主管課長は、前項により保存文書を廃棄又は文書館に移管する場合、あらかじめ保存文書の事案を所管する課の長に文書の一覧表を作成させ、文書管理システムに所定事項を記録させなければならない。
3 文書主管課長は、保存期間が満了していない保存文書で保存の必要がないと認めるものは、保存期間が満了する前でも保存文書の事案を所管する課の長に合議の上、上司の決裁を経て廃棄できる。
4 前項により第１種の保存文書を廃棄する場合、文書課長と協議しなければならない。
(保管文書の廃棄等)
第42条 各課の長は、保存期間が満了した保管文書を速やかに廃棄しなければならない。
ただし、歴史的文化的に価値を有するとして文書館に移管することに文書館長と協議が成立した保管文書は廃棄せずに文書館に移管する。
2 各課の長は、前項により保管文書を廃棄又は文書館に移管する場合、あらかじめ文書管理システムに所定事項を記録しなければならない。
(文書等の廃棄上の注意)
第43条 文書等の廃棄は、溶解、裁断、焼却その他文書等の内容に応じた適切な方法により行わなければならない。
(電磁的記録の廃棄)
第44条 第４１～前条のほか電磁的記録の廃棄は、総務企画局長が別に定める。
第7章 雑則
(文書等の取扱いの特例)
第45条 局（事務分掌条例第１条の室を含む）の長は、所管の文書事務につき、この規則により難いと認める場合、総務企画局長の承認を得て、規則以外の方法によって処理できる。
(様式)
第46条 この規則の施行に必要な書類、帳簿等の様式は、総務企画局長が別に定める。
(委任)
第47条 この規則の施行について必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
別表(第29条関係)：保存期間区分基準表
○第1種（30年間）
1 市政の総合企画運営についての基本方針基本計画
2 事業計画、その実施で特に重要なもの
3 行政区画の決定、変更等市の区域に関するもの
4 市の組織の基本に関するもの
5 職員の任免、賞罰、職員団体との交渉等人事管理の基本に関するもの
6 市議会に提出する議案等
7 条例、規則、訓令の制定改廃
8 告示、公告等で特に重要なもの
9 許可、認可、承認その他行政処分で特に重要なもの
10 訴訟、不服申立て等で特に重要なもの
11 予算及び決算で特に重要なもの
12 公有財産の取得、処分で特に重要なもの
13 契約、工事の執行で特に重要なもの
14 その他前各項に準ずるもの
○第2種（10年間）
1 事業計画、その実施で重要なもの
2 陳情及び請願で重要なもの
3 告示、公告等で重要なもの
4 許可、認可、承認その他行政処分で重要なもの
5 訴訟、不服申立て等で重要なもの
6 公有財産の取得、処分で重要なもの
7 契約、工事の執行で重要なもの
8 統計、調査で重要なもの
9 その他前各項に掲げるものに準ずるもの
○第3種（5年間）
1 事業計画、実施に関するもの(特に重要、重要なものを除く。)
2 陳情、請願(重要、軽易なものを除く。)
3 告示、公告等(特に重要、重要、軽易なものを除く。)
4 許可、認可、承認その他行政処分(特に重要、重要、軽易なものを除く。)
5 訴訟、不服申立て等に関するもの(特に重要、重要なものを除く。)
6 公有財産の取得、処分(特に重要、重要なものを除く。)
7 予算、決算で重要なもの
8 現金の出納で重要なもの
9 契約、工事の執行(特に重要、重要なものを除く。)
10 統計、調査(重要なものを除く。)
11 照会、回答、通知、報告等で重要なもの
12 その他前各項に準ずるもの
○第4種（3年間）
1 陳情、請願で軽易なもの
2 告示、公告等で軽易なもの
3 許可、認可、承認その他行政処分で軽易なもの
4 予算、決算(特に重要、重要、軽易なものを除く。)
5 現金の出納(重要、軽易なものを除く。)
6 照会、回答、通知、報告等(重要、軽易なものを除く。)
7 その他前各項に準ずるもの
○第5種（1年間）
1 許可、認可、承認その他行政処分で特に軽易なもの
2 予算、決算で軽易なもの
3 現金の出納で軽易なもの
4 照会、回答、通知、報告等で軽易なもの
5 庶務に関するもの(軽易なものを除く。)
6 局区内部の検討、事務連絡に用いたもの(軽易なものを除く。)
7 その他前各項に準ずるもの
○第6種（1年未満の期間）
1 庶務で軽易なもの
2 局区内部の検討、事務連絡に用いたもので軽易なもの
(趣旨)
第1条 市における文書等の管理に関しては、別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。
(定義)
第2条 用語の意義
(1)文書等 職務上作成し、取得した文書、図画、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録)
(2)文書主管課 文書課、港湾空港局総務経営課、区総務企画課、区出張所、事業所（港湾空港局総務経営課、区総務企画課と同一庁舎内に置かれる以外のもの)の庶務担当課(課を置かない事業所は当該事業所)
(3)文書主管課長 文書主管課の長
(4)完結文書 事案の処理が完結した文書等
(5)保管文書 課の長が保存する完結文書
(6)保存文書 文書主管課長が保存する完結文書
(7)文書管理システム 文書等の収受、起案、施行、保存、廃棄その他文書等の管理に関する事務を行う電子情報処理組織で、総務企画局長が管理するもの
(文書事務の総括等)
第3条 文書課長は、市における文書等の管理に関する事務(以下文書事務)を総括する。
2 文書主管課長は、担当に属する文書事務を総括するとともに、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、結果に基づいて各課の長に対し、必要な処置を求めることができる。
(各課の長の職務)
第4条 各課の長は、文書事務の効率化、迅速化を図るとともに、課における文書事務を総括する。
(文書主任及び職務)
第5条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の庶務担当の係長を充てる。
3 文書主任は、上司の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。
(1)文書等の収受、配布、発送
(2)施行を要する文書等の審査
(3)文書等の処理の促進
(4)文書等の整理、保存
(5)文書事務の指導、改善
(6)その他文書事務に関すること
(文書等の取扱いの原則)
第6条 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書主管課における収受及び配布)
第7条 文書主管課に到達した文書は、文書主管課長が受領し、次により処理しなければならない。
(1)市長、副市長あての文書（親展その他開封が不適当な文書を除く）、配布先の不明確な文書は開封し、封筒・文書の余白に受付印を押し各課に配布する。
(2)前号（開封が不適当な文書を除く）以外の文書は開封せず、封筒に受付印を押し各課に配布する。
ただし、新聞、雑誌、庁内文書、軽易な文書は、受付印を省略できる。
(3)書留、特別送達扱いの郵便物は、特殊郵便物・金券配布簿に所定の事項を記入し、受領者に署名させ各課に配布する。
(4)審査請求その他不服申立てや訴訟の文書、受付の日が権利の得喪変更にかかわる文書は、受付印の下に到達時刻を記入して各課に配布する。
(5)開封した文書で現金、金券その他を同封した文書は、特殊郵便物・金券配布簿に所定の事項を記入し、受領者に署名させ各課に配布する。
2 文書主管課長は、２以上の課に関係する文書は、関係の最も深い課に配布しなければならない。
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第8条 市の執務時間外に到達した文書は、当直者において受領し、次により処理しなければならない。
(1)書留扱い、特別送達扱いの郵便物は、当直者郵便物受付簿に所定事項を記入し、執務開始後速やかに文書主管課長に引き継ぐこと。
(2)前号にかかわらず、緊急に処理することが必要な文書は、文書主管課長に連絡して指示を受けること。
2 前項第1号により文書主管課長が引継ぎを受けた文書は、当直者郵便物受付簿に受領者に署名させ、各課に配布しなければならない。
(課における文書の収受等)
第9条 文書主任は、文書主管課長から配布を受けた文書、課に直接到達した文書は、文書の余白に別記様式に準じた受付印を押印し、文書管理システムに所定の事項を記録しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、この限りでない。
(1)新聞、雑誌その他の刊行物
(2)軽易な照会文、通知文並びに書簡文で処理経過を明らかにする必要がないもの
(3)庁内文書で、処理経過を明らかにする必要がないもの
(4)その他前３号に掲げる文書に類するもの
2 前項にかかわらず、文書主任が文書事務の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、複数の文書をまとめて1件として文書管理システムに所定の事項を記録できる。
3 文書主任は、２以上の課に関係がある文書は、写しの配布その他適当な方法により関係課に通知しなければならない。
(電磁的記録の収受)
第10条 電磁的記録の収受は、総務企画局長が別に定める。
第3章 文書等の処理
(文書等の処理)
第11条 各課の長は、文書等の処理に当たり、自ら処理するほか担当係長に処理方針を示して処理させるとともに、絶えずその促進に留意し、文書等の処理が完了するまで経過を把握しておかなければならない。
(文書等の用字、用語等)
第12条 文書等の作成は、常用漢字表、現代仮名遣い、送り仮名の付け方、外来語の表記等により、的確かつ簡潔に記載しなければならない。
2 文書等は、左横書きにより作成する。ただし、特に縦書きを必要とするものは、この限りでない。
(一応供覧を要する文書等)
第13条 収受した文書等で次に該当するものは、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(1)市長、副市長の閲覧に供する必要のあるもの
(2)特に重要な文書等、異例の文書等で、上司の指揮により処理する必要のあるもの
(起案)
第14条 事案の決定には、文書等を作成して行わなければならない。ただし、次の場合はこの限りでない。
(1)事案の決定と同時に文書等を作成することが困難である場合
(2)処理に係る事案が極めて軽易なものである場合
2 前項第１号に規定する場合は、事後に文書等を作成しなければならない。
3 事案の決定のための案を記録し、記載した文書等(以下起案文書)は、次により作成しなければならない。
(1)起案文書の作成は、文書管理システムを用いる。ただし、各課の長が文書管理システムによらないことが適当と認めるときは、起案用紙で起案できる。
(2)前号にかかわらず、次のものは、文書管理システム、起案用紙によらずに起案できる。
ア 文書管理システム以外の電子情報処理組織により起案することとされているもの
イ 定例的な事案で一定の帳票で起案することが適当と認められるもの
ウ 軽易な事案で文書の余白を利用して起案することが適当と認められるもの
(3)関連する事案は、支障のない限り一括して起案する。
(4)事案の内容その他所定の事項を記録記入するとともに、起案理由、事案の経過等の関係資料を添える。
(5)起案文書の取扱いに注意を要する場合は、必要に応じてその旨表示する。
(6)起案文書には、決裁区分に応じて、決裁すべき者を表示しなければならない。
(決裁の方法)
第15条 決裁は、事案の決定に必要な回議、合議を経た後に、副市長以下専決規程その他専決規程により、決裁すべき者が決裁する旨を電磁的に表示し、記録、押印、署名により行う。
2 回議、合議は、起案文書を回付する方式で行う。ただし、特に緊急、秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明できる職員が持回りできる。
(合議)
第16条 ２以上の局部課に関係する起案文書は、関係の最も深い課で作成し、関係局部課に合議しなければならない。
2 合議の順序は、関係の最もある課から順次行う。
3 合議を受けた起案文書について、関係のある局部課長に異議があり、協議が成立しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(後閲)
第17条 起案文書の回議、合議を受けるとされている者が不在で、事案の処理が緊急を要するときは、起案文書に後閲の旨表示し、決裁すべき者の決裁を受けることができる。
2 前項の規定により決裁を受けた場合、不在者の登庁後速やかに起案文書を閲覧に供しなければならない。
(決裁済みの起案文書の取扱い)
第18条 起案者は、決裁済み起案文書が返付されたときは、速やかに決裁年月日、保存種別その他を文書管理システムに記録しなければならない。
この場合、返付された文書があれば、文書にも決裁年月日、保存種別その他を記入しなければならない。
(起案文書の再回)
第19条 合議を受けた起案文書に再度回付(以下再回)を求めるときは、その旨表示し、記録、記入することとする。
2 起案文書の再回を求められたときは、決裁後関係のある局部課に決裁済み起案文書の送付その他の方法により通知しなければならない。
再回を求められていない場合に、決裁の趣旨が合議の際の趣旨と異なったとき、廃案となったときも同様。
(電磁的記録の処理)
第19条の2 前９条のほか、電磁的記録の処理は、総務企画局長が別に定める。
第4章 文書等の浄書及び発送
(浄書及び照合)
第20条 施行に用いる文書等は、適切な方法で浄書し、決裁済み起案文書の照合を確実に行わなければならない。
2 文書主任は、印刷による浄書を文書課に依頼する場合、印刷依頼票に所定事項を記入し、印刷原稿を添えて文書課に提出しなければならない。
(記号及び番号)
第21条 施行に用いる文書等には、次により文書管理システムを用いて記号、番号を付けなければならない。
ただし、文書等の内容が第９条第１項各号の文書の内容に該当する場合は、この限りでない。
(1)「市名頭文字」＋局部課
(2)番号は会計年度による一連番号。ただし、課の長が事案の処理が完結するまで同一番号を用いることが適当と認める場合は、この限りでない。
この場合、会計年度後に文書等番号を用いるときは、記号の前に会計年度の数字を付ける。
(3)第１号にかかわらず、条例、規則、訓令、告示、公告(以下条例等)の記号は、「市の名称」＋各区分を、達、指令の記号は「達(指令)」＋局部課頭文字を付ける。
ただし、区長が行う告示、公告は、区分の前に「市名頭文字」＋区の頭文字を付ける。
(4)第２号にかかわらず、条例等の番号は、暦年による一連番号とする。
2 文書課長は、前項による記号が重複する場合その他特に必要があると認める場合は、記号に代えて別に定めることができる。
(発信者の表示)
第22条 施行に用いる文書等の発信者の表示は、市長その他職務権限を有する者の職名、氏名をもってしなければならない。
ただし、文書等の性質、内容により必要がない場合は、市役所名、区役所名、事業所名、職名のみですることができる。
(公印及び契印)
第23条 施行に用いる文書には、公印規則の定めるところにより、公印を押さなければならない。この場合、必要と認めるときは、併せて契印を押すことができる。
2 前項前段にかかわらず、次の文書は、公印の押印を省略できる。
(1)軽易な事案に係る文書
(2)書簡文
(3)庁内文書で許可、認可、承認その他行政処分に関する文書以外のもの
(郵便による文書の発送)
第24条 郵便（巡回郵便を除く）による文書の発送は、文書主管課にて行う。
2 文書主任は、郵便で文書を発送する場合は、郵便物発送依頼票に所定事項を記入し、押印の上、文書に添えて、文書主管課に提出しなければならない。
3 文書主管課は、郵便により発送する文書を受け付けた場合は、即日発送しなければならない。
4 前３項にかかわらず、次の場合は、文書主管課長の承認を得て、各課にて郵便で文書の発送を行わなければならない。
(1)市内特別郵便物、第三種郵便物、内容証明郵便の取扱いを必要とする場合
(2)多量に発送する場合
(3)執務時間外に発送する場合
(4)その他文書主管課長が特に必要があると認める場合
5 巡回郵便に必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
(信書便による文書の発送)
第24条の2 民間事業者による信書の送達に関する法律第２条第２項に規定する信書便による文書の発送は、総務企画局長が別に定める。
(条例等の公示等)
第25条 条例、規則、市長名の訓令、告示、公告は、文書課にて、公示令達番号簿に所定事項を記入し、公示、令達の手続を行わなければならない。
2 条例、規則、例規となる市長名の訓令の決裁済みの起案文書は、文書課で保存する。
3 区長名の訓令、告示、公告は、区総務企画課にて、公示令達番号簿に所定事項を記入し、公示、令達の手続を行わなければならない。
(文書等の施行の記録)
第26条 文書等を施行したときは、文書管理システムに所定事項を記録しなければならない。
(電磁的記録の発送)
第27条 第20条から第22条まで、前条に規定するもののほか、電磁的記録の発送は、総務企画局長が別に定める。
第5章 文書等の整理及び保存
(文書等の整理及び保存)
第28条 文書等は、必要に応じて迅速に利用できるように、適切に整理し、保存しておかなければならない。
2 文書等の保存は、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講じ、重要文書等は、非常災害に支障がないようあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(文書等の保存期間等)
第29条 文書等の保存種別、保存期間、保存期間の基準は、別表のとおり。
2 前項にかかわらず、法令等に保存すべき期間の定めがある文書等は、当該期間を保存期間とすることができる。
3 次の各号の文書等は、前２項の保存期間の満了する日後にも、当該各号の期間が経過する日まで保存期間を延長する。
(1)現に監査検査等の対象となっているもの 監査、検査等が終了するまで
(2)現に係属する訴訟の手続上の行為のため必要とされるもの 当該訴訟が終結するまで
(3)現に係属する不服申立ての手続上の行為のために必要とされるもの 当該不服申立ての裁決、決定の日の翌日から起算して１年間
(4)情報公開条例第５条による開示請求があったもの 同条例第１１条第１、２項の決定日の翌日から起算して1年間
(5)その他職務の遂行上保存期間の延長が必要と認められるもの 当該職務の遂行上必要とする間
4 文書等の保存期間の計算は、事案処理の完結日の翌年度４月１日(保存期間が１年未満の完結文書は、事案処理の完結日)から起算する。
ただし、条例等は、事案処理の完結日の翌年１月１日から起算する。
5 第１項にかかわらず、常時使用する文書等その他特別の理由がある文書等は、文書分類表に別段の定めをすることができる。
(文書分類表)
第30条 文書等は、文書等を系統的に分類している文書分類表に従って分類しなければならない。
2 文書分類表に関し必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
(文書管理台帳等の作成)
第30条の2 文書課長は、文書等の管理を適切に行うため、文書管理台帳を電磁的方法で作成し、文書管理システムにより各課の利用に供する。
2 文書課長は、毎会計年度、行政文書目録を作成し、文書館長に送付する。
(文書等の整理方法)
第31条 文書等（電磁的記録除く）は、フォルダーに整理してファイリングキャビネットに収納しなければならない。
ただし、文書等の形状等、これによることが不適当なものは、この限りでない。
(事案処理の完結の記録)
第31条の2 事案処理が完結したときは、文書管理システムに所定事項を記録しなければならない。
ただし、文書主任が文書事務の効率化等の観点から合理的と認めるときは、複数の文書をまとめて１件として記録することができる。
(完結文書の保存)
第32条 完結文書は、第３０条第１項の分類により該当する保存種別の保存期間（第２９条第３項で保存期間を延長したときは延長後の保存期間）の間保存しなければならない。
2 文書主任は、次によって完結文書（電磁的記録除く）を整理しなければならない。
(1)会計年度（条例等は暦年）の区分ごと
(2)文書分類表の文書名称（以下分類名）の区分（２以上の分類名区分に該当する場合、関係の最も深い区分）ごと
(3)施行の日の順
(4)保存種別が第１、２種の完結文書は製本する
3 前項第１号にかかわらず、同一事案の複数完結文書を整理その他必要があるときは、会計年度を異にする完結文書を一括して整理できる。この場合、会計年度の別を明らかにしておかなければならない。
(課における完結文書の保存)
第33条 完結文書は、保存期間の最初の１年間（保存期間が１年未満の場合保存期間満了まで）は各課で保存する。
(マイクロフィルムによる保存)
第34条 完結文書のうち適当と認めるものは、完結文書を撮影したマイクロフィルムを完結文書に代えて保存できる。
2 マイクロフィルムの撮影その他必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
(完結文書の引継ぎ)
第35条 文書主任は、保存期間の最初の１年を経過した完結文書（１年を超える保存期間に限る）は、文書課長の定めにより、文書主管課長に引き継がなければならない。
(保存文書の移管)
第36条 文書主管課長は、保存文書の保存管理上特に必要があるときは、あらかじめ文書課長や移管を受けようとする文書主管課長と協議して移管できる。
2 前項により保存文書を移管しようとする場合で、協議が整ったときは、次のとおり処理しなければならない。
(1)保存文書を移管する文書主管課長は、保存文書の事案を所管課の長に保存文書を移管する旨を通知する。
(2)前号の通知を受けた課の長は、文書管理システムに所定事項を記録する。
(文書等の所管換)
第37条 保存文書、保管文書が組織の変更で他の課の所管となったときは、次の区分に応じ、各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1)保存文書
ア 保存文書の事案を所管していた課の長は、事案が他の課の所管となったことを文書課長、文書主管課長に通知し、文書管理システムに所定事項を記録する。
イ 文書課長は、文書館長に行政文書目録を送付する。
(2)保管文書 保管文書の事案を所管していた課の長は、新たに保管文書の事案を所管する課の長に保管文書を引き渡すとともに、その旨を文書課長に通知し、文書管理システムに所定事項を記録する。
(保存文書の整理)
第38条 第３５条による引継ぎ、第３６条第１項による移管を受けた文書主管課長は、引継ぎ、移管に係る完結文書、保存文書を所定の保存期間中保存し、借覧、閲覧に供することができるように整理しておかなければならない。
(保存文書の借覧及び閲覧)
第39条 保存文書（文書管理システムに保存される電磁的記録を除く）の借覧、閲覧は、職員が職務上必要とする場合に限り、行うことができる。
ただし、文書主管課長が適当でないと認めた場合は、この限りでない。
2 前項により保存文書の借覧、閲覧をする者（以下借覧等希望者）は、文書借覧・閲覧申請書に所定事項を記入し、保存文書の事案を所管する課の長に提出しなければならない。
3 保存文書の事案を所管する課の長は、前項の申請書の提出があった場合、借覧、閲覧を適当と認めるときは、申請書を文書主管課長に送付し、承認を受けなければならない。
4 借覧等希望者は、文書主管課長の承認後、文書主管課長の指定する場所にて文書借覧・閲覧簿に所定事項を記入し、借覧、閲覧を行う。
5 保存文書の借覧期間は７日以内。ただし、文書主管課長が特に必要と認めて承認したときは期間を延長できる。
6 借覧、閲覧を受けた保存文書は、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
(電磁的記録の整理及び保存)
第40条 第２８～３０、３２、３３、３５～３８条のほか、電磁的記録の整理、保存は、総務企画局長が別に定める。
第6章 文書等の廃棄等
(保存文書の廃棄等)
第41条 文書主管課長は、保存期間が満了した保存文書を速やかに廃棄しなければならない。
ただし、保存文書の事案を所管する課の長から、歴史的文化的に価値を有するものとして文書館に移管することを文書館長と協議が成立した旨の通知があったとき、廃棄せずに文書館に移管する。
2 文書主管課長は、前項により保存文書を廃棄又は文書館に移管する場合、あらかじめ保存文書の事案を所管する課の長に文書の一覧表を作成させ、文書管理システムに所定事項を記録させなければならない。
3 文書主管課長は、保存期間が満了していない保存文書で保存の必要がないと認めるものは、保存期間が満了する前でも保存文書の事案を所管する課の長に合議の上、上司の決裁を経て廃棄できる。
4 前項により第１種の保存文書を廃棄する場合、文書課長と協議しなければならない。
(保管文書の廃棄等)
第42条 各課の長は、保存期間が満了した保管文書を速やかに廃棄しなければならない。
ただし、歴史的文化的に価値を有するとして文書館に移管することに文書館長と協議が成立した保管文書は廃棄せずに文書館に移管する。
2 各課の長は、前項により保管文書を廃棄又は文書館に移管する場合、あらかじめ文書管理システムに所定事項を記録しなければならない。
(文書等の廃棄上の注意)
第43条 文書等の廃棄は、溶解、裁断、焼却その他文書等の内容に応じた適切な方法により行わなければならない。
(電磁的記録の廃棄)
第44条 第４１～前条のほか電磁的記録の廃棄は、総務企画局長が別に定める。
第7章 雑則
(文書等の取扱いの特例)
第45条 局（事務分掌条例第１条の室を含む）の長は、所管の文書事務につき、この規則により難いと認める場合、総務企画局長の承認を得て、規則以外の方法によって処理できる。
(様式)
第46条 この規則の施行に必要な書類、帳簿等の様式は、総務企画局長が別に定める。
(委任)
第47条 この規則の施行について必要な事項は、総務企画局長が別に定める。
別表(第29条関係)：保存期間区分基準表
○第1種（30年間）
1 市政の総合企画運営についての基本方針基本計画
2 事業計画、その実施で特に重要なもの
3 行政区画の決定、変更等市の区域に関するもの
4 市の組織の基本に関するもの
5 職員の任免、賞罰、職員団体との交渉等人事管理の基本に関するもの
6 市議会に提出する議案等
7 条例、規則、訓令の制定改廃
8 告示、公告等で特に重要なもの
9 許可、認可、承認その他行政処分で特に重要なもの
10 訴訟、不服申立て等で特に重要なもの
11 予算及び決算で特に重要なもの
12 公有財産の取得、処分で特に重要なもの
13 契約、工事の執行で特に重要なもの
14 その他前各項に準ずるもの
○第2種（10年間）
1 事業計画、その実施で重要なもの
2 陳情及び請願で重要なもの
3 告示、公告等で重要なもの
4 許可、認可、承認その他行政処分で重要なもの
5 訴訟、不服申立て等で重要なもの
6 公有財産の取得、処分で重要なもの
7 契約、工事の執行で重要なもの
8 統計、調査で重要なもの
9 その他前各項に掲げるものに準ずるもの
○第3種（5年間）
1 事業計画、実施に関するもの(特に重要、重要なものを除く。)
2 陳情、請願(重要、軽易なものを除く。)
3 告示、公告等(特に重要、重要、軽易なものを除く。)
4 許可、認可、承認その他行政処分(特に重要、重要、軽易なものを除く。)
5 訴訟、不服申立て等に関するもの(特に重要、重要なものを除く。)
6 公有財産の取得、処分(特に重要、重要なものを除く。)
7 予算、決算で重要なもの
8 現金の出納で重要なもの
9 契約、工事の執行(特に重要、重要なものを除く。)
10 統計、調査(重要なものを除く。)
11 照会、回答、通知、報告等で重要なもの
12 その他前各項に準ずるもの
○第4種（3年間）
1 陳情、請願で軽易なもの
2 告示、公告等で軽易なもの
3 許可、認可、承認その他行政処分で軽易なもの
4 予算、決算(特に重要、重要、軽易なものを除く。)
5 現金の出納(重要、軽易なものを除く。)
6 照会、回答、通知、報告等(重要、軽易なものを除く。)
7 その他前各項に準ずるもの
○第5種（1年間）
1 許可、認可、承認その他行政処分で特に軽易なもの
2 予算、決算で軽易なもの
3 現金の出納で軽易なもの
4 照会、回答、通知、報告等で軽易なもの
5 庶務に関するもの(軽易なものを除く。)
6 局区内部の検討、事務連絡に用いたもの(軽易なものを除く。)
7 その他前各項に準ずるもの
○第6種（1年未満の期間）
1 庶務で軽易なもの
2 局区内部の検討、事務連絡に用いたもので軽易なもの