マンション設計図書の電子化の重要性 旧公団の構造計算書紛失に批判

マンション居住者の皆様へ

　今回は、マンション設計図書の電子化についてお知らせします。



読売新聞２月２７日朝刊より
　全国で分譲マンションを建設、販売してきた独立行政法人「都市再生機構」（旧都市基盤整備公団）に対し、耐震強度偽装事件の表面化後、構造計算書の開示を求める住民の要請が８４件寄せられたのに対し、３４件だけにしか応じられていないことが分かった。
　機構の内規では、計算書は「永久保存」が義務付けられているが、５０件で紛失したり、行方不明になったりしている。建物の安全性への信頼が揺らぐ中、計算書を紛失したマンションは資産価値が低下しかねず、機構のずさんな管理体制に批判が集まりそうだ。

電子化の法制化
　区分所有法ては、商法改正に伴って次の三つの電子化が認められました。
その１　規約、議事録等の関係書類の電子化して記録保管することが認められました
　　　　（設計図書も含まれています）
その２　電磁的方法によって議決権行使することが認められました
その３　電磁的方法によって決議することが認められました

電子化の必要性
　設計図書の重要性は言うまでもありませんが、紙の劣化や紛失を考えれば電子化はしておくべきです。特に築年数が古いマンションであれば一度当初の設計図書を確認してみてください。保管状態にもよりますが、設計図書の劣化は激しく紙はボロボロ、印字はほとんど見れない事にはなっていませんか。至急電子化しておく事をお薦めします。
　設計図書が無い場合は、都市再生機構では、旧都市基盤整備公団の分譲マンションであれば当初の設計図書の貸し出しをしています。機構ではＣＤに電子化しており通常のパソコンで見ることが出来ます。公団マンションであれば、至急貸し出しＣＤコピーをしておくべきです。公団以外のマンションでも、マンション販売業者には初期の設計図書の保管義務があります。貸し出しを受け電子化を急ぐべきです。

追伸
　私が管理組合役員をしていたときに一度ドキュメント類の電子化を行いました。大きく二つに分かれます。議事録や議案書などのワード、エクセル資料等と設計図面類です。
　まず資料は近年は電子化されていますが、古いものは手書きや旧バージョンのワープロ作成でした。電子化データの紛失も含めてこれらはスキャナーによる電子化です。費用はＡ４サイズで枚数や保存形態にもよりますが１枚１０円から３０円ぐらいの安い値段でできます。
　次に図面は保存状態によりますが、サービス提供業者との相談が必要です。スキャナーによる電子化ですが保存形式をBMPの非圧縮、TIFのG4圧縮、JPGの低圧縮、PDF等があります。私のマンションではＴＩＦで行いました。読取解像度は200～600dpiといろいろありましたが、保存キャパＣＤ枚数および読み取り許容範囲から最低の２００ｄｐｉとしました。もう一つの問題は、設計図面はほとんど観音開製本となっており追加料金が発生しました。１枚単価約６００円で総額４０万円程度かかりました。日々の修繕や改修工事および長期修繕を考えた場合、必要と判断し総会により住民合意の基に電子化を行いました。