むかしから仕事でPC、とりわけExcelを使いこなしている人は多い。
でも、知っている関数や使い慣れた方法を繰り返しているに過ぎない。
けっして、
進歩や発展をしていないという人も多い。
関数という言葉を聞いたら耳をふさぎたくなるという人との差は思った以上に大きいものでもないと気づく人もいると思う。。
わからないことをわかるようにする、
できなかったことをできるようにする。 ・・・ 簡単なことだ。
暑いからと言ってあと廻しにしている人は、
・・・ おそらく来年の今頃も同じことを言っているでしょう。
なんてね。
複数の関数を組み合わせて使うことを「関数のネスト」という。
たとえば、
90点以上なら「A+」、80点以上なら「A」、70点以上なら「B」、60点以上なら「C」、そして60点未満なら「追試」というおなじみの大学生の成績評価。
これを学生の名前と点数の一覧表を見ながら手作業で評価を入れると必ずミスが出る。
「～なら・・・だ！」という構文なら「IF関数」を使うのが正しい。
１．評価を入れたいセルを選択し、
２．「fx」ボタンをクリックする
３．すると関数の挿入ダイアログボックスが表示されるから、IF関数を選択してOKボタン。
B2のセルには78点があらかじめ入っているが、ここは点数を入れるセルだということで、
空欄だったらヌル！からはじる・・・
数値がはいっていなくても成績判定の数式はあらかじめ作っておくから。
空欄はダブルコーテーション「"」で挟み、「""」とすると文字列も何も入っていないことになる。
４．つまり、B2=""なら""でいいよ、点数が入っていないのに成績評価はできないからまだ空欄。
「真の場合」というのは、その条件に合致するということ。そうじゃない場合は「偽の場合」
だから、「偽の場合」にカーソルを立てたら、左上の「IF」をクリックして関数をネストしていく。
関数が出ていなかったら、▼ボタンをクリックしてIFを探す。
B2>=90 とは90点以上ならということで、評価は「A+」をダブルコーテーションで囲む。"A+"
そしてその続きは、またIF関数をネストし続ける。
入力する場所に確実にカーソルを立てていなければならない。
それと、直接入力であること。
70点以上はBというのをひとつ飛ばすが、
60点以上は評価が「C」でそれ以外、つまり60点に満たなかったなら「追試」である。
「追試」は文字列だから、ダブルコーテーション「"」で囲まなければならない。
「"追試"」 。ここで、ダブルコーテーションは直接入力だということに注意しておく。
つい、日本語入力で「追試」と書くものだから、「””」と「""」の見分けがつかず、さいごのミスをする。
というわけで、
4，5人なら手入力で間違うこともないだろうが、200人,300人以上はあたり前という成績処理だと人手に頼るわけにはいかない。
時間がかかるというよりミスのほうが怖いから関数を使う。
土気のヨシヒロさんはこの関数のネストを自身の健康管理表で使う。
成績管理表やIF関数など無関係だと思わずに、身近な健康管理に使うとPCの効果も見える。
以上、関数のネストの練習。
ネストはヌルから始めるとやりやすい！
ひとは、もしかして「もしも」が大好きかもしれない。
合格発表などほとんどがインターネットに発表するので、家に居ながらPCで閲覧できる。
ほとんどがPDF形式だが細かいことはさておき、データをドラッグしていきなりExcelに貼り付けてはいけない。いったん「メモ帳」に貼り付けるのがみそ。
スタート>>アクセサリ>>メモ帳
Ctrl+V 貼り付けたら一旦「名前を付けて保存」
さて、Excelを起動してファイルを開くが、ファイルの種類を「すべてのファイルにする」と
さっきのメモ帳が見える！
ExcelでExcelファイルじゃなくて強引にメモ帳ファイルを開こうとすると
区切り文字によって区切られた・・・にチェックし、次へ
スペースにチェックして完了すると
セルに整然とデータが貼り付けられている。
Excelならいろいろ加工もできる。
試験を受けた応募者は1051人。一次合格者はご覧の244人。
さらに、2次試験があって合格者は130人になる。
暑い夏は、試験の夏でもある。
受験生は、何とか乗り切って合格してくれ！
NHK朝の連続ドラマ「梅ちゃん先生」のあとの「あさイチ」ではときどき目から鱗の「スゴ技」を紹介することがあって、みては楽しむことがある。
ところで、土気のヨシヒロさんに助言されて、確かにExcelのセルに「条件付き書式」を設定すると表が見やすくなりますね。Excelには、スゴ技も多いが「スグ技」満載なのでできるだけ使いこなしたいですね。
Excelの条件付き書式は、例えば血圧がある値より大きいときや小さいときはセルの色や文字の色を瞬時に変更させるとか、脈拍が大きすぎるときや小さすぎるなど基準値がある人には一目でわかる「スグ技」です。
とりあえず、スゴ技よりスグ技を目指してみましょう！
今年こそ出るお金のコントロールをしようと、年の初めにExcelで帳票を作る方がいるかもしれない。
日付を入れるA列にはセルの書式設定だけじゃなく、入力規則もつけておくといい。
① セル書式としては、日付でユーザー定義にして「m/d(aaa)」
② この列は、あらかじめ日本語入力オフにしておくといい。
さらに、
③ 入力時メッセージを付けておくと、データ入力のさいに表示がポップアップします。
B列も、あらかじめ決められた費目名リストから選択できるようにしておくと
入力がめんどうにならないし、間違うこともない。
さらに あとで費目別出金の集計や分析もしやすくなります。
Excel で帳票を作ると、いろいろ工夫ができるのでたのしい。
合計を出すのに、電卓じゃなくてExcel のΣ （シグマ）ボタンをクリックして、SUM （サム）関数を使う人は多い。
なら、もひとつ先の「SUMIF （サムイフ）関数」も使い慣れると仕事が早く、確実になります。
たとえば、タイムカードがあった時、曜日別の集計などワンタッチです。
使い方は、関数貼り付けボタン:fx から。
例題をたくさん作ってみましょう。
SUMIF 関数の出番はあんがい多い、いや意外と多い。
写真をある図形で切り抜きたいということがあります。
Excelに限らず、WordでもPowerPointでも同じようにできます。
Excelでやってみましょう。
１．[挿入]タブ >> 図形 >> 基本図形 >> 雲
２．右クリックして >> 図形の書式設定 >> 塗りつぶし >> テクスチャ または 写真ファイル
できると楽しい。
12月になったのでそろそろみんな満年齢が確定したことだろうと、年齢早見表をExcelで作ってみた。
教室で年齢を聞くと、和暦と干支はよく覚えていても、西暦を覚えていない人は多い。
え～っということもないか、そのうち私も忘れるかもしれない。
忘れたら、Excelでチョチョイとつくろう。
そのExcelも忘れたらどうしよう。
大丈夫。サイトにたくさんある。
自分の年齢の上と下、ひとまわりくらいはしっかりしておこう。
元の表を作ってしまえば、あとはVLOOKUP関数で少し工夫したいですね。
え～、それも忘れたんですか？
合計や平均を計算するのは基礎ですね。電卓使っているならExcelにすると便利ですよね。
初級講習でやってみました。
合計のやり方もいくつかあります。まず、3つ。
Ⅲの方法がいちばん簡単ですが、
その前にいくつか考え方の準備があったというわけです。
ときどき復習しておくか、身近な人に教えると自分が忘れなくていいですね。
学習は自分自身のためになるものです。
たとえば、こんな表があったとします。
縦横の合計は
１．先頭のセルをクリックしたあと、
２．Shift+末尾セルをクリックし範囲選択をして
３．Σボタンをクリックするだけで、
一瞬に（合計が）出ます。
ところで、「表とグラフ」は表裏一体で同じもの。
つまり「数値」で見せているのが「表」、「ビジュアルに見せる」のが「グラフ」というわけで、・・・
１．グラフにしたい範囲を選択し、
２．挿入 >> 縦棒 >> 2-D縦棒グラフをクリックして選択
３．あっという間にグラフはできる。
ただし、合計だけは比べる基準値が異なるので、突出している。
１．紫色の合計系列だけを、ひとつどこでもいいからクリックすると
２．合計の系列がすべて選択されるので、それを折れ線グラフにすればいい。
３．グラフツールのレイアウト >> 系列”合計” >> 系列のオプションで、第2軸を選択します。
さらに、軸の書式設定で、
目盛の最大値や最小値を変えると、見やすい複合グラフができます。
こんな流れを、覚えておいて繰り返し応用してみましょう。
何回繰り返せば覚えられるかっていっても～。
年齢性別の区別なく、8回くらいではまだ少ないでしょう。
忘れないうちに、ひとに教えてみましょう。
セルに入力するときに、一工夫しておくとあとの操作が快適です。
入力は2011/8/1としても、セルの見せ方は書式設定で変更できます。
【訂正】A1,A2のセル結合じゃなくて、A2,A3のセルを結合です。お詫びします!!。
【訂正】こちらもB1,B2のセル結合じゃなくて、B2,B3のセルを結合ですね。お詫びします～。
このあたり、[1，2、月、火]を文字入力じゃなく、式にしておくことを
きちんと理解していると、Excel初心者から脱出できます。
仕事ができる人と、そうでない人の作業効率は相当な開きがあるものです。
ほんのちょっと、背伸びしながら学習を深めておきましょう。
自分のためです。
Excelで「予定表」を作ると、けっこう楽しい。
http://bit.ly/iZkJVT のつづきです。
毎週くり返す予定なら、セルをコピペ！
コピペ：コピーして、別のセルに貼り付ける
作業は、セル選択して[ Ctrl ]+[ C ]でコピー
貼り付けたいセルを選択して、[ Ctrl ]+[ V ]で貼り付け
セルに書ききれないことは、右クリックして「コメントの挿入」
コピーするとコメント欄まで一緒に貼り付けられます。
これに慣れたら、「Googleカレンダー」も活用しましょうね。
セル結合した、C2セルの [ フィルハンドル ]を、右へ２つ、ドラッグして
さらに、続けて下へ３つドラッグしましょう。
A1～L1もセル結合し、M1～Q1は、その下のM2～Q2を上にコピーします。
セルの書式設定で、いま作ったセル範囲（A1～M5）を範囲選択して罫線をつけておきます。
するとこうなりましたか、
A2～M5を選択して、フィルハンドルを下にドラッグすると
こんな基本形を作っておくと、これを原紙にしてここまでの作業は繰り返さなくて済みますね。
もっと、作り込んでおきましょう。
Excelは計算だけじゃない・・・便利に使いこなしましょう
Excelで予定表を作成します・・・
・Excelの枠線を方眼紙（グラフ用紙）に見立ててレイアウトをしやすくしましょう。
１．Excelを起動します
２．全セル選択して、
1) フォント：Meiryo UI 8 pt
2) 列番号で右クリックして、列幅：[2]
3) 行番号を右クリックして、行の高さ：[14]
4) ページレイアウト 「余白」-「狭い」
5) 表示を160%にします
6) セルの書式設定：[ 配置 ]-[ 文字の制御:縮小して全体を表示する]
どうですか。エクセルでグラフ用紙のようになりましたでしょうか。
つぎに、セルを結合してみましょう
1) A2,A3を選択して、[ セルを結合して中央揃え ]ボタンをクリックします：「1」と入力
2) A4,A5を選択して、[ セルを結合して中央揃え ]ボタンをクリックします：「2」と入力
3) 同じように、B2,B3を選択して、セル結合：「水」と入力（2011年6月1日は水曜日だから）
4) B4,B5を選択して、セル結合：「木」と入力
5) C2からG2を選択しセル結合したあとすぐに、文字列を左揃えにしておきましょう
ここまでできれば、もう大丈夫。
あとは、「フィルハンドル」で、コピーだ～
