昨日、娘の通う高校PTAで総会がありました。委任状のあり方について意見をしたとブログに綴ったところ、タイムリーにも同じ日に、自分が提案したかったタイプの委任状が、Twitterにアップされていました！
Tweet主から転載許可をいただきましたので、こちらでご紹介します。画像をクリックすると、書類が拡大表示されます。
この「PTA定期総会 態度表明及び委任状」がいいなと思った点は、下記の通りです。
- 委任状なのに、書面で議決に参加できる点
- 議案が分類され、議案ごとに【賛成】か【反対】の意見を表明できる点
- 議案に対する意見が書ける点
- 子どもの名前ではなく、会員自身の氏名を記入する点
この委任状から、風通しをよくしよう・会員の意見を吸い上げようという、PTA運営側の意気込みを感じます。
1.と2.って、似ているようで違います。
1.は、 委任状の根本的なありかたが、従来のものと異なります。従来の委任状は、「私は総会に行けないから、よろしく。会長（または議長）に一切を任せたよ」という主旨のものです。
PTA運営にどんなに興味や意見があっても、総会に欠席すれば、それは【ないもの】として処理されてしまいます。どんなに反対意見を持っていても、委任状を提出すれば、あなたの一票はないも同然、PTA運営側にとって【都合のいいもの】として処理されてしまいます。
もしかしたら従来の委任状の仕組みは、無関心層を作り出すもの、と言えるかもしれません。
いっぽうで、紹介している「PTA定期総会 態度表明及び委任状」は、会員の、意見や気持ちを吸い上げてくれ、議決に参加できるのです。PTAに関心はあっても諸般の事情で総会に行けない会員は、この「態度表明及び委任状」をつかうことで、総会つまりPTA全体の意思決定に自分の意見を反映させることができます。従来よりアクティブになれる！
2.について。議案が分類されることで、欠席者でも、より総会の承認手順に近づけます。私が経験した範囲の総会では、出席すると下記の議案それぞれに承認の手順があります。
- 昨年度活動報告
- 昨年度会計報告（監査含む）
- 今年度活動計画案
- 今年度予算案
場合によっては、下記の議案承認が追加されます。
- 新年度役員
- PTA会則・規約・細則の改正案
もちろん、議決前には説明や必要に応じて質疑応答が行われます。
従来型の委任状では、自分の意見もへったくれもなく、委任相手（会長や議長）に丸投げです。これでは、「総会には行っても行かなくても同じよね」となっても仕方がありません。
たとえば「活動計画案はいいけれど、予算案が不満」というケースを考えてみてください。欠席の場合でも、書面で該当箇所の【反対】に〇をつければいいのです。もしかしたら、総会で異をとなえるより本音を示しやすいかもしれません。
もっとも、この仕組みを機能させるには、議案をあらかじめ、しっかりと説明しておく必要があります。やりかたはなんでもいいのですけれど、議案を書面にして、委任状や総会の案内とともに会員へ配るのが合理的だと思います。（紹介した小学校PTAは、きっとここをクリアしていることでしょう。）
3.について。議案に対する意見が書ける点も、よいと思います。アンケートを嫌うPTAにいた私にとっては、意見を書けるだけでもうらやましい。会員の意見を聴くことは、民主的運営の基本といってもいいです。そのうえ、PTA本部は、意見を予め把握することができます。準備ができるので、総会本番の時間を短縮することが可能です。
欠席者に対する意見のフィードバックを、ぜひお願いしたいところです。総会報告書の末尾に、資料として「議案に対する意見と、その回答」を載せるのがよさそうです。
4.について。会議出席の際、子どもの氏名を書くのはPTAあるあるです。でも、子どもは会員ではありませんから、会員自身の氏名を書くのが基本です。
よく、子どもの氏名を併記させるパターンがあるのですが、こちらは子ども名もなし。いさぎよいです！きっと、改正個人情報保護法を考慮して、学校から児童生徒名簿をもらわない前提でのやり方だと思われます。会員数さえわかっていれば、総会成立の定足数をわりだすことは可能ですもの。
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以上、この「PTA定期総会 態度表明及び委任状」から読み取れる、学べることをまとめてみました。
このタイプの委任状を導入したら、きっと、無関心層が減ると思うのです。従来の委任状より手間はかかると思いますが、それを補うだけの効果が得られると思います。
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追記します。このエントリを書きあげたら、ひとつ前のエントリに常連のminminさまからコメントを頂いていました。マンションの管理組合での話ですが、議長へ一任から議案ごとの委任状（紹介したタイプの委任状）に変わったとのこと。
貴重な実例が読めて、大変参考になります。下記のリンクからどうぞ。
http://blog.goo.ne.jp/yamyam00/e/ea4369ea5e0b750d55d7fa0a5c3bbcf5?st=0#comment-list
何気なく、自分の住むマンションの管理組合の事例を
あげただけでしたが猫紫紺さんも同様なアイディアを
お持ちだったのですね。
偶々ですが、タイミングの良さに笑ってしまいました。この方法は、必ずしもベストとは言えないかも
知れませんが…なるべくなら、出席して総会で
意見を述べる方が、細かいニュアンスも伝わりやすく
文章よりも話し言葉の方が受け手と書き手側との勘違いを
その場で訂正できるメリットがありますので。
そして、残念ながら、つい最近まで輪番制の
管理組合理事(1年毎に選出)の任期でしたが
経験から申し上げて、工夫された事前資料と
議案毎の委任及び議決権行使の用紙を同封した
総会資料を以ってしても、出席者の総数は
特別に増えたりはしていません。
良い政治の時代は、民衆は政治に無関心になる…
とか？
差し迫って、総会に出席しなければ
自分の財産であるマンションに甚大な被害が
及ぶと危機感がある場合や、管理組合に直接
物申す必要があると判断した場合には出席者数が
増えますが…。
その証拠と言ってはなんですが(笑)
分譲マンションの初めての総会には、マンション集会室にぎゅうぎゅうに住民が集まって開催されました。
色々な取り決めを、我が家に不利に決定されては
堪らないと意気込んで出席する世帯主が大勢いました。…世帯主とは、大抵の場合には男性が多かったです。そのうちに、代理で奥様の出席が増えて来て…
現在では、現役の管理組合理事と次期の理事候補者
後は、運営に興味のある常連のメンバーが数名。
PTAでも、長男の中学時代には、中学校で
ちょっと深刻なトラブルが発生して臨時集会が
夜の７時半に開かれて、その後各教室へ戻って
クラス毎に話し合いが持たれましたが
有名人のコンサート会場かと思う程の盛況ぶりでした。
まぁ、そんなにして集まっても、テレビで
よく見るタイプの学校側の「詳しい事情は説明
したくは無い。何の対応もしなかったと言われない為に、対応をしたという証拠づくりの為の説明会。」
…判で押したようような、全然、事実関係が
明らかにされない、わざと要領を得ないボカした
トラブル発生時の説明に、保護者達のイライラは
募るばかりでしたが…。
普段は、普通のサラリーマンよりも、「話す」と
いう事に長けている筈の教師達の、モゴモゴとした
話しぶりには呆れました。
…トラブルの事情らしきものを聴いたのは
だいぶ後になってから、事情通のお母さん達の
ネットワークからでした。中学生くらいの時代の
子供は、親には余り自分達の学校生活での
出来事を詳しくは話さない場合が多いので
自分の子供からの情報は殆どありませんでした。笑。
(男子中学生だったから？当事者とも親しくは
なかったので。)
汗。あらあら、何だかお話しが全然違う方向へ
飛んでしまいましたが。笑。
まぁ、そういう訳で実感としては、委任状の
在り方一つで劇的に、総会への出席者が増えるとか
そういう事に直接は結びつきませんが。
少なくとも、現在の運営状況や直面している課題に
対しての意思表示は出来るので、関心を持って貰う
きっかけ作りにはなると思います。
出先からコメント打っているので、タイトルがいつも通りでなくて失礼します。
そうなんですよ～！
たまたまですが、偶然、議案別委任状の話が重なったので、私も嬉しさのあまり笑ってしまいました。
でも、議案別委任状、私自身のアイデアではなくて、生協でそんな書類があるよ、と聞いたのです。
生協のは、「書面議決書」といって、議案毎に自分の意見を運営に反映できます。あ、これは、生協の総会にあたる「総代会議」に欠席する場合です。
この場合、書面議決で自分の意見を提出する代わりに、委任状で他の組合員総代に議決を委任することができます。
生協、規模が大きいとはいえ、しっかりしてる！
6/13の総代会議を控えて、いまから議案説明会に行ってきます。
早速ですが、「態度表明」と「議決権行使」は異なります。
「賛否以外の議事における一切の権限を…」議長への委任することは法的問題がある、と記憶しております。
「委任」とは、本来、自分の考えに近い会員に議決権の行使を委任することであり、運営者側の会長様に委任するものではありません。（記憶によると、ですが…）
法的トラブルを避けるためのゴマカシですね、きっと。
学校側が書かせたのでせう。
きゃ～！コメントありがとうございます♪
お久しぶりです。お元気ですか？
この書類の名称について、ちょっと違和感は感じておりました。この書類は、委任状部分をのぞけば、書面議決のための用紙ですよね？
この書類のでどころは、区の議員さんです。言葉の正確さよりも一般受けを優先して、言葉をやわらかくしたのかな？
委任状について、お示しの通り
＞「賛否以外の議事における一切の権限を…」議長への委任することは法的問題がある、と記憶しております。
私も、どこかでその情報を目にしました。
議長委任がマズいのは、議長には議決権がないため、と理解しています。ちがったかな。
この書類は、会長委任です。
議長委任よりはましなものの、ちょっと乱暴だなとは感じています。PTA会長は、一個人であり、その個人が大量の票をもつことになりますものね。
民主主義の一票の重みが、会員不平等になっちゃいます。極端な偏りがでる。うん。問題だ～
あり方さんのおっしゃる通りですね。
ではどうすればよいのか。
出席する〇〇会員に委任する、というパターンの委任状を私は見ています。これがよさそう。けれど、実務上の疑問が発生します。
・〇〇会員がもし欠席したら、どうするのよ
・委任状の集計、手間がかかるじゃん
・総会に出席する〇〇会員を知らない場合、どうすればよいの？
…これらの問題を、いま私は発見したばかりです。そして、優先事項は入会届の整備です。けれど、宿題、確かにおあずかりしました。
これから栄町「便利屋」に出向くところです。
昼は惣菜屋ですが、夜は餃子などの台湾家庭料理を食べさせてくれるコスパのよい人気店です。
機会があれば、いつかお連れしたいところです。
「委任状」は会長委任でしたか。
どちらにせよ「運営者側への委任」ですね。
運営者の思い通りに出来る、ということです。
委任の形態として宜しくない（法的に問題あり）と考えます。組合法だったかしら…。
民主的に運営するのであれば、会員が出席出来ない場合を想定して「書面議決権」を与える場合があります。（但し、事務方の負担は大きいです。）
今回の委任状はこれを意識した”作り”でありますが、
賛否を採るの形態は「態度表明」となっており、文面からは「賛否については問うが、議事（進行）についての権限は委任することとなりますよ。」と読み取れます。
つまり、表明した態度とは別の展開となっても文句は言えない、ということです。
PTAの場合、知り合いに出席を求める委任はほぼ成立しないでしょうが、従来の委任状では”まずい”と考えたのでせう。
発信者が区議なら、なおさらでせう。
バタバタしていて、返信遅くなって申し訳ありません。
「便利屋」ですか。台湾料理はたべたことなくて、興味津々です！いや、タンツー麺とルーロー飯ならあったっけ…
なるほど！会長委任も議長委任も、違和感の正体は「運営者の思い通りにできる」という点ですね！！なんでも拍手で承認するのと、同じくらいのキモチワルサ。
＞表明した態度とは別の展開となっても文句は言えない
う～～ん、これは…
出席者の意向がきちんと議決に反映されれば問題ないと考えます。
あり方さんがこの点を指摘されるからには、そうでない展開が考えられるということですね？たとえば強行採決とか。
「べんりや」でした。
古く小汚い市場の一角にあります。
市場が閉まる夕方になると隣や向かいの店舗の商品陳列台が客席になるという、もちろん冷房もない、ディープな沖縄が体感できる人気店です。
今やその人気に便乗し、向かいや隣の店舗は持ち込みO・Kの飲み屋（つまみは「べんりや」から、酒はうちで、というスタイル）になってしまい、席の確保に苦労されているようです。
入ってきた感想ですが、回転を考慮してのことか、肝心の餃子の”焼き”が甘くなっており、少し残念な状況にありました。
味は変わらないのですが、少し”雑になった”か、というところです。
（ご主人の”焼き”はもう少し”カリッ”とだったのですが、焼き担当が代わっておりました。）
くどいようですが、かの「書面」について、
＞1.委任状なのに、書面で議決に参加できる点
という部分、「議決に参加できる」のであれば、「賛否以外の」と「議事における一切の権限を・・」を分けずに「書面議決書」とすべきです。
この「書面」における賛否を問う形態はあくまでも「態度表明」であり、「議事における一切の権限」は「（会長）委任」として（肝心の）議決権は委任するというものです。
そうでないのであれば、わざわざ「PTA定期総会 態度表明および委任状」とはうたわないでしょう。
「態度表明」の実態が、後日、まとめられて発表されるというのであれば良いのですが…まっとうに集計されるとは思えません。
「参加もせずに文句を言うな」、の組織ですから…。
コメント、遅くなって申し訳ありません。
「べんりや」、そそられます。
昭和のにおいののこる狭い路地が脳裏に浮かんできます。
近くにうかがうことがあれば、ぜひ連れて行ってください♪
書面議決書のご提案、ごもっとも、なるほどなぁ～、という２つの思いを持って拝見しました。
ついこの間、生協pal*system東京の総代会に出席しました。そこはきちんとしていて、
・書面議決書
・委任状
が分かれていました。
委任状をもらった組合員（総代）は、代理出席用の色の違う紙を、議決の時に頭上にかかげていました。
＞「参加もせずに文句を言うな」、の組織ですから…。
それを言っちゃあおしまいよ、という気持ちと、
そうだそうだ！参加できない人の意見をきちんと吸い上げなよ、という気持ちがせめぎ合っています(笑)
そもそも、「文句」ってなんでしょうね？
「意見」「批判」「文句」は、発する側にとってはいずれも似たようなものだと思うのですけれど、受け止める側のマインドによって、まっとうな意見や批判が、単なる文句にすりかわるのだと思います。