100409 第１回本部役員会議の次第・・・・(小学校のＰＴＡ本部役員会議)

『　見える世界だけが　
　　　　すべてではない　』

目に見えないものに、手を合わせよう。
神仏に頭を下げる、敬虔な生き方が、
ものごとを後押ししてくれる。

わたしは、普段は宗教というものに興味のあるたちではありませんが・・・
なにか！？って言う時には…
見えない力！？を感じる時があります。
守られているんだ！って言う自覚！？（＊＾＿＾＊）
ご先祖様・・・だと思います。うん

えーと、昨日は何とも中途半端な内容とボリュームですみません・・・・・
書いて行く内にどんどん私的な？無いようになってしまい（苦笑）
まぁ、元々自分がルールで書いていますので私的？と言えば私的でしたが（苦笑）２
それを書き替えようと思い始めたらきりが無くなり・・・
逆に元の文章を途中まで掲載という微妙な手法を選んでしました。（苦笑）３

気を取り直して・・・
４月７日の入学式→ＰＴＡ入会式→臨時本部役員会議とかなりハードはスケジュールでした。
と言っても私自身は、オブザーバー的な感覚での参加なので皆さんの成長に驚くばかりで(笑)
成長・・・ちょっと上から目線的な言葉ですが(苦笑)
現実、白紙の状態から？本部役員というポジションについたが故に関わっているいろいろな事
人前での挨拶もそう・・・
人前での発表もそう・・・
資料をつくったり・・・
ＰＣを広げるようになったり・・・

大げさにいえば生活という部分での変化！？だって・・・
成長というのは、１年目と２年目の“目に見える差”！？
恐らく元々あった能力が開化！？(笑)
１年目の時点では遠慮？していたものが責任と自覚の中でリーダーシップも！？って
やはり・・・役割が人をつくるって言葉・・・なるほどなって改めて思いました。
というか、皆さんすごいなって思いもそう行動もそう・・・(自分が年をとった！？(苦笑))

４月のこの時期は、ＰＴＡ活動の中では、机上の部分の一番忙しい時期なのかなって
ちなみにその日のアジェンダはありませんが・・・
４月７日が臨時本部役員会議・・・・１０日が第１回本部役員会議・・
その１０日のアジェンダが届いたので参考までに掲載させていただきます。

２０１０年度（平成２２年度）　第一回本部会議
平成２２年４月１０日（土）
コミュニティ　９時半～　
アジェンダ
進行：○○
　　議事録：（　　　　　）　
１．開会　　　　　※開会に先立ち、名簿の不明点穴埋め、出欠簿回し
２．挨拶　　　　　どらＰＴＡ会長、　Ｋ校長
３．参加者確認
４．資料確認
５．報告・協議事項
①第１回企画運営委員会　４月１５日（木）本部集合９時１０時開会場所（木の部屋）
　　　担当（○○）　司会（○）・・・・・（○には実名が入っています。）
　（すみません・・・・・全部な入りなので以降は削除しますね(苦笑)）
　ａ．担当者確認
資料担当　表紙裏表紙（　　）、用紙の色（藤色）、表紙イラスト（○○）
目次、次第（　　）、資料①～④（　　）、資料⑤⑥（会長）、資料⑦～⑨（　　）資料⑩～（　　会長）、市Ｐ連組織図（相談役）
　　　発表担当　資料①～④（）、資料⑤（会長）、資料⑥（学年：　専門部：　）、
資料⑦（　　）、資料⑧（　　）、資料⑨（　　）、資料⑩（　　）、
資料⑪（　　）、資料⑫（　　）、市Ｐ連組織図（相談役）
ＰＴＡ総会の件（会長）、ＰＴＡ懇談会の件（顧問）
役割決めのルールの説明（　　）
　　　　　役割決め後の担当
学年委員会担当・第一会議室（会長、　　、　　）
　専門部会担当・木の部屋（　　、各専門部担当者、顧問、相談役）
　　　　ｂ．企画運営委員会の流れの確認
ｃ．役員決めルールの確認
ｄ．役員名簿作成　　事前に必要事項を入れた名簿→担当が決まったら記入　子ども名確認
ｅ．1万円の活動費について　　会計作成の資料を検討　活動費については⑧その他で？
ｆ．他　　セミナー開催における参加しやすい時間調査　など

②ＰＴＡ総会　担当（　　）
資料担当　表紙裏表紙（　　　　　）、用紙の色（藤色）、表紙イラスト（　　　　　　）
　　　　　　　　目次、次第（　　　　　）、年間主要事業（　　　　　　）、
会議活動一覧（　　　　　）、学年報告（　　　　　）、決算報告（　　　　　）
特別会計報告（　　　　　）、２２年度主要行事（　　　　　）、
２２年度会議活動一覧（　　　　　）、活動概要（　　　　　）、
２２年度予算案（　　　　　）、会則以下（　　　　　）、
安全との関わり（　　　　　）、市Ｐ連組織図（　　　　　）

発表担当　表紙裏表紙（　　　　　）、用紙の色（藤色）、表紙イラスト（　　　　　　）
　　　　　　　　目次、次第（　　　　　）、年間主要事業（　　　　　　）、
会議活動一覧（　　　　　）、学年報告（　　　　　）、決算報告（　　　　　）
特別会計報告（　　　　　）、２２年度主要行事（　　　　　）、
２２年度会議活動一覧（　　　　　）、活動概要（　　　　　）、
２２年度予算案（　　　　　）、会則以下（　　　　　）、
安全との関わり（　　　　　）、市Ｐ連組織図（　　　　　）
③役員紹介・顔合わせ　担当（　　　）
　　進行の確認　　　きちんとした進行スケジュールの作成→学校側との事前打ち合わせ 学年役員名札配布、製作（　　）　学年役員名札を作るに当たって必要な名簿
④ＰＴＡ懇談会　　　　担当（　　）
開会（　　　　　　）　　　　　　
学校長挨拶　　Ｋ校長
ＰＴＡ会長挨拶　　会長
転出者紹介　教職員　Ｋ校長先生より　　　　　　名（出席者のみ）
花束及び記念品贈呈　
（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、
（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、
退任者挨拶　　　　　皆様より一言
退任者紹介　　本部役員　　鈴木会長　　　　　名　（出席者のみ）
花束及び記念品贈呈　
（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、
（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、
退任者挨拶　　　　　皆様より一言

転入者紹介　　教職員　Ｋ校長先生より　　　　　　名（出席者のみ）
花束贈呈
（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、
（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、（　　　　　先生）　　　　　　、
転入者挨拶　　　　　皆様より一言

乾杯　（　　　　　　　　）　　　　　　
歓談
皆さんより一言コーナー　　（　　　　　　　　　）がマイクを持って廻る　
締め　（　　　　　　　　）
閉会　（　　　　　　　　）
　　懇談会の役割　　席順決め（　　　　　）花（　　　　　）
受付（　　　　）（　　　　）会計・集金（　　　　）
　　　　　　　　　　司会（　　　　）（　　　　）
　　　　　　　　　　会場（　　　　）（　　　　）（　　　　）（　　　　）
　　　　　　　　　　アトラクション？（　　　　）　　　他の担当は？？？
⑤本部Ｔシャツ、ウィンドブレーカー
　昨年度と同じ黒Ｔシャツ、サイズ合わせ
⑥三校合同懇親会　６／１９（土）予定
　　　⑦額掲式
⑧その他
　ａ．「わかりやすいＰＴＡ」案内文について
　　　４／７に１学年用配布済、４／１２全配布予定、叩き台の確認
　ｂ．年間スケジュールについて
日程変更：第２回正副会長会議５／６→５／１３（木）
第２回本部会議５／１５→５／２２（土）
第２回バザー実行委員会６／１１→６／８（火）

　ｃ．ＰＴＡ図書について
　　　本棚を購入、４／７図書室へ移転済　貸し出し方法？　広報・お知らせは？　

　ｄ．今年度の給食試食会について
運営、仕掛けは？　前年と同じ？　学年行事とのリンク？　ボランティアには？

６．今後のスケジュール
会長：４月１４日（水）　市Ｐ連単Ｐ会長予定者説明会　１９時　中央公民館集会ホール
全員：４月１５日（木）　第１回企画運営委員会　９時集合　１０時開会　木の部屋
広報：４月２０日（火）　市Ｐ連単Ｐ広報紙第１回研修会　１０時中央公民館集会ホール
全員：４月２８日（水）　平成２２年度ＰＴＡ総会　１４時４５分集合１５時開会体育館
全員：４月２８日（水）　ＰＴＡ役員紹介・顔合わせ　　総会終了後　体育館
全員：４月２８日（水）　ＰＴＡ懇談会　１９時　ザ・ジョージアンハウス１９９７
７．閉会

以上となっています。
敢えてそのまま掲載させていただきました。（行間隔だけは詰めました。・・・）

恐らく会議に当たっていろいろなアジェンダ（次第）があると思います。
１枚でまとめている所もあれば・・・
この様に数枚に渡っている所も・・・
このアジェンダのメリットは、会議をしながら書き込む部分は氏名(担当)だったり…
細かい補足の部分・・・大枠は記入済み(笑)

実は、以前（といっても私が本部役員になった頃・・・）は１枚だった・・
今日で言えば・・・
企画運営委員会の件
総会の件
といった具合に簡潔に・・・
で会議中に今日の様な進行となり・・・それをその場で書き込んでいました。

会議に参加した人は、参加後に充実した資料が完成すると言った感じで・・・
会議に休むと・・・
結構大変だった記憶があります。
今は、議事録も作成して・・・メールで配信(今回は、その日のうちに届きました。)
記録として残すという部分・・・（大切！）
欠席者への対応・・・(これって意外とポイントなのかなって思います。)
それと何より情報共有って言う部分で◎なのかなっておもいます。

ちなみに印刷は、ちゃんと両面印刷で紙の省力化にも・・・(苦笑)
臨時本部役員会議の時・・・
実は、会議の時間が長くなりました。（私があれこれ聞いたのも原因ですが(苦笑)）
ただ、その日にあったＰＴＡの入会式の反省会？もその日に開き確認…
次回は、１年度なんですが(笑)
その日の熱い気持ちの内に？(笑)
その日の記憶が鮮明なうちに改善点や課題を解決して・・・形に残して引き継ぐ

この形に残して引き継ぐ・・・的確にその場で・・
記憶をたどる事無く・・・・(ここが一番肝心！？)
昨年はどうだった？
例年はどうだった？
ＰＴＡ活動の中でよく飛び出す言葉です。(苦笑)
すると、次に出てくるのがしがらみ？？だとか昔の話をしてって(苦笑)２

でも思うに・・・
過去の経験や歴史・・・これはこれで貴重な話・・・
なぜ大変なのか？？
それは、その歴史や経験が口頭で伝える部分が多いから？？（記憶をたどって(笑)）
するとそこにその人の価値観も入り・・(苦笑)
また昔話が始まった！？的な空気・・・(苦笑)２

それが形にしてあると・・・誰が見ても同じ(笑)
そういう意味での形にする、言葉にする、伝承する・・・
これがいい意味での省力化なのかなって思います。
何度も繰り返した堂々巡りの会議？時間？・・・少なくともこれは解消？？
本当の意味で議論すべき事を・・・それに特化して？集中して？話が出来るのが◎
そういう意味でのマニュアルは◎なのかなって・・・縛りではなく省力化という意味で

４月のこの時期・・・
いろいろな思いや行動が・・・
現状は、机上で・・・
これから総会シーズンへ・・・
いろいろな決め事も多々！？
いい意味で本来頭を使うべき所にしっかり頭も時間もかけてが◎ですね。

新体制の新メンバーの皆さん・・・頑張ってください！！(*^_^*)

備忘録・・・
市Ｐ連の第１回本部役員会議も昨日開催となりました。
この話は、また明日以降に(笑)

今日も一日、よろしくお願いします。
かなり長くなって恐縮です(>_<)