メモを残す習慣

先月の中旬から職場の体制が変わった。
同じ事務職の人が異動になり、その空いた席に別の部署へ出向していた人が着任することになった。

体制が変わって半月。
自分自身でもわかっていないことが山ほどあること、体制が変わったことで業務が行いやすくなったり、
またその逆だったりしてなんだか毎日があっという間に過ぎてゆく。

体制が変わったことで、今まで分からないことを聞いていた人がいなくなったので、
分からないことを尋ねられる人がいなくなった。しかし、居なければ居ないなりに
自分で調べられることを自然とやっていたので、頼れる人がいなくなると自然と
どうにかするようになるものなのだと、日々感じながら仕事をしている。

他の記事に残したかもしれないが、10月初旬に左の中足骨を折る怪我をした。
怪我をして週5日通勤するのがとても辛く感じたので、上司に相談し怪我が治るまでは
中日の水曜日をお休みにさせていただいている。
これが私の精神的な休養になっていて、それまでしていたミスが少なくなってきていると、
自分自身では感じているが、客観的に見るとそうでもないようだ。

私にはメモを残す、記録を残すというクセがない。
書くことは好きだが、仕事上の後から振り返られるものを残すことが、この職場に入職
する前からなかった。前の部署はそれでもやってこられた。
この“記録(メモ)を残す習慣がない”ことが災いして、異動してきて数ヶ月経つが未だに
ケアレスミスを起こしている。単純ミスをしたことを書き残さないまでも、深く記憶に
残しておければ良かったのだが、どうやら私はそういうタイプの人間ではないらしく、
同じミスを起こしても過去にも起こしていることに気づかずに日々を過ごしてきていた。
自分の記憶と勘だけでやってきた結果だ。
体制が変わる前に行った面談で指摘されたのもあるが、その時はメモを残すことに違和感を
持っていた。しかし、“言われたからやっている”ことでも、体制が変わってからは、
私自身にまず降りかかってくることが増えて、記憶ではカバーしきれないことがあることに気付き、
やり始めてよかったと思っている。

個人的にはできることなら、メモは一字一句漏らさないように書き残したいのだが、
そんなことをしていると業務に支障が出るし、時間がいくらあっても足りない。
そこで、上司に言われた「メモは記号で残す」ということをやってみている。
記号で残すことで、自分の中の記号化のルールが分かるようになり、メモを見て
多少考えることはあっても、すぐに何のことか思い出すことができる。
記号化の良いところは、個人情報に係ることでも、自分にしか分からないことなので、
周りに知られることはない。ルールを知られてしまったら元も子もないが…。

メモの順番も分かりやすくするようになった。これも上司からの助言で始めたのだが、
メモは日付で区切るという事をやっている。その日に言われた業務での改善点や自分で
気付いたことなど業務のマニュアルになることはその日に言われたことはその日のページに
書くといつ言われたかを何となく思い出すとでもう1度見ることが出来る。
事務職なので業務上、色々な物の作成依頼があるが、依頼されたことはノートにメモをしても
それがすんでしまえば見返すことはないので、付箋に必要事項を書いてパソコンのスクリーンに貼るようにしている。
付箋にメモすることも上司からの助言。

これらをまとめるとこうなる。

～メモの残し方～
・メモの内容は記号化する。
・業務上のミスや良かったことなど自分のマニュアルに残したいこと→日付ごとにノートに残す。
・他社や他部署からの依頼→付箋で色分けしてメモし目に見える所に貼り付けて、終わったら破棄。


メモの癖がついてきたなと感じたのと、これを今残さないと一生このことを記録することはないだろうと思ったので、
ブログに残すことにした。