時間を生み出すブログ はりの助

作業手順を重視した操作性と数々の独自機能により無駄な操作を削減し、時間を生み出す「レイアウトワープロ はりの助」を紹介

ワードの書式を引き継がずに貼り付ける方法

2015年05月30日 | エクセルとの連携
【郵便払込票への印刷は 「はりの助」】

「コピーして貼り付けの所要時間」[2015/05/20]からの続きです。

ワードの文字をコピーしてエクセルに貼り付けるときに、貼り付けの形式を選択することができます。
貼り付け先のセルを選択して右クリックメニューで「形式を選択して貼り付け」(下図の赤い四角)を選び、次に出る画面で「テキスト」を指定すると、ワードの書式を除いた文字データだけが貼り付けられます。



あるいは右クリックメニューで「貼り付け先の書式に合わせる」(上図の赤い丸)のボタンを押しても同様の結果が得られます。

でも、これだと「Ctrl + V」より手間がかかります。
「Ctrl + V」が使える方法を紹介します。

貼り付け先のセルを選択するときに、クリックではなくダブルクリックします。
これでセルの編集モードになるので、ここで「Ctrl + V」を押します。
こうすると文字データだけが貼り付けられます。

ダブルクリックの代わりにF2キーを押しても編集モードになります。
この方法は普段のエクセルの操作でとても役立ちます。

「レイアウトワープロ はりの助」公式ホームページ

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ワードの書式も一緒に貼り付いてしまう

2015年05月29日 | エクセルとの連携
【画像を複数並べての印刷は 「はりの助」】

「コピーして貼り付けの所要時間」[2015/05/20]からの続きです。

前回の罫線が消える原因は、コピー元のワードのデータが表形式ではなかったからです。
次の図のように、表形式になっていれば罫線は消えません。


このワードの表からセル単位でコピーしてエクセルに貼り付けると
次図のようになりました。


罫線は消えていないけど、太さが違います。
ワードの表で罫線を一番細くしたのですが、それだけでは同じ太さに揃えることはできませんでした。

ワード側が表形式ではなく、罫線で囲んだだけの場合は罫線は消えてしまいました。

なんとなく原因が分かったようなので、もう一つ調べました。
ワードのデータに次のような書式を設定して試しました。
  フォント  マッチ体
  サイズ   20ポイント
  色     赤

それをコピーして貼り付けると次のようになりました。


これは、ワードの書式も一緒に貼り付いてしまうのが原因のようです。
罫線が消えるのは、「罫線をつけない」という書式が貼り付くからでしょう。
書式を除いて、文字だけを貼り付けるにはどうしたらいいでしょうか。

上図のワードのファイルをダウンロードできます。
「sample_150529.doc」をダウンロード

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ワードの文字を貼り付けるとエクセルの罫線が消える

2015年05月28日 | エクセルとの連携
【配置図への文字記入は 「はりの助」】

「コピーして貼り付けの所要時間」[2015/05/20]からの続きです。

5月20日のエクセルの表は項目にしか罫線を使っていません。
それは所要時間を計測してもらうときに影響があると思ったからです。

次の図は表全体に罫線を引いていたところにワードの文字を貼り付けています。
郵便番号だけを3人分です。
郵便番号の欄の罫線が消えていますね。


計測するときに罫線が消えてしまうと、どうしてだろうと思ったり、解決策を探したりで作業が中断するのを防ぐために罫線を引かずにおきました。
けれども実際の作業では罫線のある表の中にデータを貼り付ける方が多いかもしれません。
その時に罫線が消えると困りますね。

どうして消えるのか考えて下さい。
罫線以外にも影響が出ることがあります。
何か思いついたらそれも試して下さい。

上図のサンプルファイルをダウンロードできますサンプルファイルについて
コピー元の「sample_150528.doc」をダウンロード
貼り付け先の「sample_150528.xlsx」をダウンロード

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左手だけでもホームポジションに

2015年05月27日 | パソコン活用
【地図への文字記入は 「はりの助」】

「コピーして貼り付けの所要時間」[2015/05/20]からの続きです。

前回、「Ctrl + C」「Ctrl + V」で、コピー・貼り付けを行うときにはキーボードを見ないと書きました。
タッチタイピングをしている人は問題ないでしょうが、普段キーを見ながら打っている人は思うように押せないかもしれませんね。

キーボードを見ずにキーを押すためには、どれかの指を常に同じキーの上に置いておくのがポイントです。
この指はアンカーキーと呼ばれますが、この指を頼りにキーの位置を知るのです。

コピー・貼り付けの場合は「Ctrl + C」と「Ctrl + V」です。
どちらもコントロールキーを使うので、小指を常にコントロールキーの上に置いておき、小指を押してからその指を頼りに「C」か「V」を押せばいいのです。
こうすればキーボードを見ずにコピー・貼り付けの操作ができます。

でもいつもコントロールキーとの組み合わせとは限りません。
シフトキーもよく使いますし、オルト(ALT)キーも使います。

そこで一つの方法です。
マウスを使うときだけでも、左手はホームポジションに置いてはどうでしょうか。
そうすると、左手の人差し指(Fキーの上)を頼りにコントロールキーやシフトキーを押せます。
コピーならそれに続けて「C」キーを押すのです。


もちろん状況によっては1本の指だけで色々なキーを押すことがあっても良いと思いますが、基本はホームポジションとしておけば操作性は向上するはずです。
また将来的にタッチタイピングに移行する場合も抵抗が少ないでしょう。
是非試して下さい。

なお、ホーム-ポジション・タッチタイピング・アンカーキーなどで検索すると、図などを使って詳しく説明しているページがたくさんあります。
自分に合った方法を見つけるといいでしょう。


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「Ctrl + C・V」でのコピー・貼り付けはどうして早いのか

2015年05月26日 | パソコン活用
【お知らせの掲示は 「はりの助」】

「コピーして貼り付けの所要時間」[2015/05/20]からの続きです。

右クリックメニューやリボンよりも前回紹介した「Ctrl + C・V」(Cがコピーで、Vが貼り付け)の方が早いのはどうしてでしょうか。
右手でマウスを操作して、左手でキーを押すとして考えます。

コピーでは範囲を選択するためには画面を見ながらコピー元の文字をマウスでドラッグします。
次は左手で「Ctrl + C」を押します。

貼り付けはコピー先のセルをクリックします。
同じように左手で「Ctrl + V」を押します。

画面を見るのはマウスを操作しているときだけです。
「Ctrl + C」も「Ctrl + V」もキーを押すために画面を見る必要はありません。
キーボードも見ていません。



視線も含めて必要最小限の動きしかしていません。
それで早いのです。

コピー・貼り付けは頻繁に使う機能です。
それだけに、これが素早くできるかどうかで作業効率は大きく変わります。
指が勝手に動くように使い慣れて下さい。

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