みなさんは内容証明郵便というのをご存知でしょうか？
行政書士は権利義務に関する書類作成の専門家ですので、内容証明を作成するのも行政書士業務の１つです。 そこで今日と明日の２回にわたって内容証明郵便について説明します。
内容証明郵便というのは、どんな内容の手紙を確実に相手に出したということを第三者である郵便局(日本郵便株式会社)が証明してくれる郵便(手紙)のことです。
郵便の書面内容を証明し、出した日付を明確にしている訳ですから、法的な根拠付けとなり得ます。 実際に内容証明郵便を利用するのは、クーリングオフや各通知書・催告書などの場合です。 ただし、内容証明は証拠づけにはなっても法的拘束力はないので、その点は注意が必要です。
《内容証明郵便の書き方》
内容証明郵便は用紙についての制約はないので、どんな用紙に書いてもよいのです。 また用紙の大きさも自由ですし、パソコンで打っても、手書きでもかまいません。
ただ、内容証明郵便は普通の手紙と違って、同文の手紙を３通作成しなければなりません。 しかし３通とも手書きする必要はなく、１通だけ書いて残りの２通はコピーで構いません。 私の場合はパソコンで作成して、それを３通プリントアウトしています。 (インターネット環境を有するパソコンがあれば、電子内容証明郵便を利用することもできますが、この点については別の機会に説明します)。
ただし、１枚の用紙に書ける文字の数が内国郵便約款で決まっています。 １枚520字以内で、１行あたりの文字数・１枚あたりの行数は、
・縦書きの場合‥‥1行20字以内・1枚26行以内
・横書きの場合‥‥1行20字以内・1枚26字以内のほか1行26字以内・1枚20行以内または１行13字以内・1枚40字以内
です。 この制限内なら、たとえ１行が18字でも10字でも、また１枚に20行でも10行でも構いません。 パソコンで作成する場合は、文字の大きさは１２ポイントで作成するのが一般的です。
一応、手書きで作成される方のために、１行20字、１枚26行の赤線のマス目が印刷されている薄紙の内容証明郵便専用の用紙も市販されています。 この用紙は株式会社日本法令が発行しており、文房具店や大型書店の文具コーナー等で売られています。
(市販されている手書き用の内容証明郵便用の用紙)
なお、内容証明郵便は枚数に制限はなく、どんなに長文になっても構いません。 ただし、２枚以上になったときは、ホッチキスで綴じ、ページのつなぎ目に割印(差出人の印鑑)を押します。
また、内容証明に使用できる文字は決まっており、かな(ひらがな・カタカナ)、漢字、数字、句読点・カッコ等の一般に使用される記号のみです。 英字は固有名詞にだけ使えます。 なお、英文の内容証明は認められていません。
句読点や記号も１個１字として計算しますし、かっこは上下（横書きの場合は左右）を合わせて１字とします。 パソコンで作成する場合は、半角文字についても１字と計算します。
《間違えた時の訂正方法》
普通の手紙の場合は書き間違えると、２本の線で消したり、塗りつぶしたりしますが、内容証明郵便の場合は、訂正の仕方が内国郵便約款で決められています。
文字の訂正をする際は、間違えた箇所を２本線で消して、正しい文字を書き加えます。 さらに欄外に「〇行目〇字削除、〇字加入」と書いて、そこに差出人の印鑑を押さなければなりません。 この印鑑は実印でなくても認印でも有効です。
しかしながら、内容証明郵便は３部作成しますので、１箇所訂正するだけでも大変な手間がかかります。 もし間違いが見つかった場合は、再度プリントアウトするのが通常です。 実際に上記の方法で訂正するのは、郵便局の窓口で間違いを指摘された場合が主でしょう。
《差出人と受取人の書き方》
書面の冒頭か最後に、差出人の住所・氏名と受取人の住所・氏名を書きます。 名前だけでなく住所を書くことも義務付けられています。 そして差出人の氏名の後には印鑑を押しましょう。
今日はここまでです。 明日は郵便局での出し方や料金などを説明します。
