XML化に向かない文書

システム開発，XML処理のエキスパート集団　株式会社コンフィック

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株式会社コンフィックでは，XML技術を用いてお客様の文書作成支援環境を構築しています。

XML化に適した文書，適していない文書があります。
ほとんどの文書は，XML化に適していますが，パンフレットやチラシなどの文書は，文書構造というよりも見た目のレイアウトを重視して作成するため，DTPソフトで作成するほうが適切です。

株式会社コンフィックでは，お客様の文書をお預かりして，最適な管理方法をご提案いたします。
・XML化を行い，文章部品管理する
・XML化を行わず，DTP作業を行い，そのファイル管理を行う
など，用途やデータ内容により，作業の行いやすい環境づくりをいたします。

文書作成や管理でお困りのことがございましたら，お気軽に株式会社コンフィックまでご相談ください。


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システム開発・運用に関してのご相談，ご用命は，多くの開発経験がある株式会社コンフィックへ
e-portfolio（eポートフォリオ），クラウドクラス，サイトワンド，e-Legislation，システム開発，データ変換サービス　等
お気軽にご連絡ください。

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株式会社コンフィック https://www.conphic.co.jp　代表取締役　齋藤大地
メールでのご連絡はこちらのフォームからお願いします。
迅速に対応いたします。

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文単位での管理

システム開発，XML処理のエキスパート集団　株式会社コンフィック

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株式会社コンフィックのブログにアクセスいただき，誠にありがとうございます。

株式会社コンフィックでは，文章作成のための各種システム開発・ツール開発を行っております。

文書の構成の最小単位である，文章を管理することにより，文章データの再利用や文書の改正作業を容易に行うことが可能となります。
製品の組み立てと同じように，文書を作成する際に，文章を一つの部品と考え，その部品に部品IDを付与し，部品を用いて文書を組み立てることによって，後からその文書を変更したり，再利用したりすることがとても効率的に作業可能です。

さらに，文章部品をより良いものに変更（更新）することで，文書を常に最新の状態に保つことが可能です。
どの文書にどの部品が用いられているのかを管理すると，従来の確認・校正作業がとても容易になり，作業コストの低減へとつながります。
文章部品の内容を踏まえて，カテゴライズすることで，新規文書作成時のひな形を作成することも可能です。
既存文書を文書部品として分解し，管理してみてはいかがでしょうか。

株式会社コンフィックでは，多くの文書を取り扱った経験があり，お客様の文書種類に応じたご提案をいたします。
お気軽に株式会社コンフィックまでご連絡ください。


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構造の比較

システム開発，XML処理のエキスパート集団　株式会社コンフィック

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株式会社コンフィックでは，XML技術を用いて各種データ作成・文書作成のためのシステムやツール開発を行っております。

文書は，その文書がどのような構造になっているのか，既に電子データがある場合には，その文書データ構造を確認し，標準化できるかどうかを検討することが可能です。
文書構造は，その文書の特性により，定義を行い，その定義に沿って文書を作成することで，その後のデータ活用へとつながります。

文字情報の比較だけではなく，文書構造を比較することによって，その文書がどのような修正があったのかを確認することができます。
１つの文書のバージョン違いを比較することはもちろん，他の同類文書の文書構造を比較することにより，あらたな構造定義を検討することが可能です。

汎用的な文書構造定義と，専用の文書構造定義のバランスを考え，その文書に適した文書構造定義を行う必要があります。
株式会社コンフィックでは，多くの文書を取り扱った経験とシステムとしての運用を考慮し，お客様の保有している文書に対して最適な文書構造定義を策定いたします。

文書の管理やデータ活用でお困りのことがございましたら，お気軽に株式会社コンフィックまでご連絡ください。


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Wordのスタイルで要素定義

システム開発，XML処理のエキスパート集団　株式会社コンフィック

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株式会社コンフィックでは，文書作成のための各種ツールやシステムを開発・運用しています。

文書のXML構造定義をするためには，ある程度の知識やノウハウが必要ですが，構造定義をする前段階において，Wordなどのワープロソフトにてスタイルを定義しておくと文書構造定義を行いやすくなります。

階層構造を意識したWord文書のスタイルセットを作成し，作業者内で共有の上，そのスタイルに応じて文書を作成し，その作成された文書を蓄積しておくことで，XML文書の構造定義へ近づきます。
蓄積された文書のスタイル（要素）がどの階層関係で，利用できるか，また何度利用できるかなどを定義することで，DTD（文書型構造定義）を作成することができます。

既にいくつかのスタイルにてWord文書を作成していた場合には，それらのスタイルを統合・整理することにより共通化した文書構造定義を作成し，XMLデータ化後，必要に応じて，見せ方はスタイルシートにより変更することで，標準的で汎用的なデータ資産を持つことが可能です。

株式会社コンフィックでは，お客様の文書データを活用するご提案をいたします。
文書の再利用や作成でお困りのことがございましたら，お気軽に株式会社コンフィックまでご相談ください。


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文書の必要箇所のみ自動組版

システム開発，XML処理のエキスパート集団　株式会社コンフィック

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株式会社コンフィックでは，XML技術を用いてお客様の文書データを活用する方法をご提案しています。

XML文書の一部分のみ印刷（PDF変換）したいといったご要望をよく伺います。
200ページに相当する文書データの中から，必要項目を選択し，資料のためのPDFを作成したいといったご要望です。
文書の検索とその検索をブラウザなどで行い，そこで必要な項目を選択し，PDFに自動組版するといった方法があります。

従来，紙媒体をコピーして資料作成していた時間が軽減されますので，今お持ちの電子データを活用してみてはいかがでしょうか。
株式会社コンフィックでは，多くの文書を取り扱った経験から，お客様のデータ種類に応じて，最適なご提案をいたします。
お気軽に株式会社コンフィックまでご相談ください。

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文書間のリンクを閲覧者が付与

システム開発，XML処理のエキスパート集団　株式会社コンフィック

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株式会社コンフィックでは，文書作成支援環境やデータベースの構築を行っております。

文書には，文書内での参照や他の文書への参照（リンク）をしていることが多くあります。
項目に対する参照は，文字列などである程度機械的に参照情報を付与できますが，意味的に参照している場合には，その参照情報を機械的に付与するのは，難しいと思います。

それらの意味的な参照情報を文書に付与する方法の一つとして，その文書を作成した人はもちろん，文書を閲覧している人が参照情報を付与できるようにすることで，情報を蓄積することができます。
この文書を見ていた人は，次にこの文書を見た。といった閲覧履歴も有益な情報です。
文書に意味的な参照情報を随時追加できる仕組みを構築しておくことで，文書データを成長させることが可能です。

株式会社コンフィックでは，お客様の文書を活用する最適なご提案をいたします。
文書作成・管理でお困りのことがございましたら，お気軽に株式会社コンフィックまでご連絡ください。


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トピックライティング

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株式会社コンフィックでは，XML技術を用いてお客様の文書作成支援環境を構築しています。

このブログでも文章を部品化して管理することについて，いくつか触れていますが，トピックライティングを行いたい，DITAを・・といったご相談をよくいただくようになりました。
文章を最小単位で執筆し，それらを部品として管理していく方法は，文章の再利用率が上がり，とても有効な方法です。

文章部品をたくさん作成しておくことにより，文書を組み立てる際には，それらの部品を組み合わせ，全体的な文体や用語を確認するだけで文書を作成することができます。
レゴブロック（＝文章部品）をつなぎ合わせるようなイメージです。

トピックライティングの際にも，それら部品を作っていることを意識してライティングすることも重要です。
それらの文章部品は，汎用的に利用可能なものと，ある一定のカテゴリにのみ利用可能なものなどの分類をしてデータベースで管理することで，利用の際に部品をすばやく見つけることができます。

さらにどの文章でどの部品を用いられているのか，その部品はカスタマイズ（リライト）されているのかを管理することで，さらに便利な文書作成環境の機能を実装することが可能です。

ライティング時から再利用を考慮し，文章部品を共有できる環境を構築してみてはいかがでしょうか。
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文書構造の定義

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株式会社コンフィックでは，XML技術を用いてお客様の文書を活用するためのデータベース構築や，システム開発を行っております。

文書の構造定義を行う場合，まず，どのような用途でその文書を再利用したいのか，次に，利用する際にどのような課題が現在あるのかをお伺いいたします。
現在の文書作成のフローをお伺いすることで，利用目的に応じた文書構造の定義を行い，XML化・データベース化のご提案をいたします。

XMLを意識して編集することが可能か，XMLを意識しないで定義されたXML文書を作成できるようにするのかにより，専用の編集エディタをご提案いたします。
文章構造を定義し，その定義に即した文書を作成できる環境とセットで構築しなければ，その後データ形式を統一するのが難しくなってしまいます。

文書構造を複雑に定義してしまうと，かえって運用できなくなる場合もありますので，お客様の作業環境に応じた最適な定義を行い，さらに将来的に拡張性のあるようにしておく必要があります。

株式会社コンフィックでは，多くの文書をXML化した経験を有します。
お客様の文書資産を活用するご提案をいたします。お気軽に株式会社コンフィックまでご連絡ください。


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電子データを正とする

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株式会社コンフィックでは，各種データベース構築・システム開発を行っております。

従来，正式な文書は，紙媒体に記名・捺印したものでした。
近年では，登記書類や契約書，確定申告など，電子データを正とするものが増えてきました。
請求書類も電子媒体が多くなってきた気がします。

電子データの原本性を確保するためには，電子署名をつける方法がありますが，PDF化する際に電子署名を付与することも可能です。
XML文書を自動組版する際，電子署名を付与し，電子データを正とし，手続きを簡素化することは，作業負荷やコストの削減にもつながります。

電子文書の原本性や真正性を担保する必要や，文書の管理方法についてお困りのことがございましたら，お気軽に株式会社コンフィックまでご相談ください。
お客様の文書種類に応じたご提案をいたします。


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XML文書の共有と編集

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株式会社コンフィックでは，文書作成のための各種ツールやシステムを開発・運用しています。

文書を作成する際には，複数人で作業を分担する場合がありますが，その分担はワープロソフトにより分担していることが多いのではないでしょうか。
ワープロソフトにて作業分担した際には，テンプレートを共有し，そのテンプレートに沿って執筆をすすめ，最後にファイルを取りまとめ，内容や表記についてチェックをする流れと思います。
ワープロソフトにて共有するのではなく，その執筆した文書をXMLなどの汎用的なマークアップ言語にて記述された文書をデータベースにより共有することで，作業の進捗管理や文書内容チェック，文書変換などを一元的に処理することが可能です。

特に，印刷だけではなくその文書をWebで公開することも考慮した場合には，XMLにて管理・共有・編集を行うことはとても有効です。

株式会社コンフィックでは，お客様の文書種類に応じた文書の作成支援環境やデータ設計を行います。
文書作成をより効率的に行いたいとお考えの方は，お気軽に株式会社コンフィックまでご相談ください。


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