書記の仕事 ２

もう一人の書記さんが議事録担当で、いつも「である体」にして要約と本文ページに
わけてまとめてくださる方がいるわけですが。結局、１月開催した役員総勢60名プラス
校長先生、教頭先生を加えた定期委員会の議事録がICレコーダーで録音したのをよい
ことにとまったまま。

とういことで、先日、３月に開催した定期委員会の発言メモ３万文字につづいて、会長、
副会長から１月分についても依頼され、っく～、くやしいけど、がんばってやりましたとも。
特に今日は、子連れで買い出しを引き受けてくれて、昼食も外で済ませてきてくれた夫の協力
無しでは、もっとかかったろうなぁ。ありがたや～、たった今終わったー。
今回もワードにして２万文字あまり。

静かな会議室というわけでなく、学校内の場所を借りて行っているため、子どもたちの声が
入る入る。会話じゃなくて騒がしい音や言葉になっていない声がどっさりはいる中で耳を
澄まして澄まして一語一句拾う辛さといったらなく。

私は、定期保護者会だより担当なので、担当違いなため、本来の担当さんに義理立てして
徹頭徹尾、要約禁止、言い回しを変えたら発言者の言いたいところが変わる恐れもあるので、
要約は彼女に任せて、あなたは一言一句メモをとる方式でお願い、と。

風呂に浸かろうとして肩の筋肉がつりかけて悲鳴が出て、こどもにゲラゲラ笑われるという
疲労を知らぬのだわ。

あなたは仕事がはやくて正確だから頼んじゃうんだけど～
ミーティングに出てこなくて良いから在宅ワークでやっといてお願い～

おいおい、こんなしんどい仕事するくらいなら、ミーティングに出てああでもないこうでもない
ああだこうだ、と長い長い話し合いに付き合うわ。それで、この苦行から逃げたいわ。

本来の議事録担当の彼女は、いつも会議のときは保護者会で有してるノートパソコンを持ち込み、
その場でバチバチ打ち込んで、スピードがついていかなかった部分はあとでレコーダーを聞きながら
調節するという方式で「簡単よ、ぜんぜん平気」といつもおっしゃっていたのに。

私がまとめた発言メモだって大幅にカットされるのが関の山。
なんのために１２ページ分も打ち込んでるのやら。


実をいえば、さらにもう１回分の会議発言メモを作るよういわれている。
なぜ私がやらされるのか、やったところでカットされるとわかっている一字一句式をどうして
甘んじて受け入れ「まだかまだか」とあおられて仕事しなければならないのかというモヤモヤを
抱えたまま、もうひとつやっつけないとという連休をすごしています。

依頼してきた方角に向かって「この作業はきついですよ、ネットでテープ起こし、議事録って
検索してみてください。やめとけーっていうアドバイスがたくさん並んでる仕事なんですよ？
労力の割りに実入りが少ないとさえ言われている仕事なのに、それをボランティアでやるなんて」
という愚痴をちょっぴり混ぜて送ってみても「（役員交代の）ゴールは見えてるぞー、がんばれー」
でおしまい。

はぁ。そうだ。
４月１８日開催の保護者会総会が終わったら、もういっぺん最後の保護者会だよりを担当して
終了だ。

卒業式の来賓席で、役得にも５年生の送る姿と６年生の送られる姿とを見て、心洗われ、貰い涙も
流してきた大人なのだもの。がんばらないとですね。

はやくおわって、誰にもあおられず、我が子の為に何か作るようなユックリした生活に早く戻りたい！
あとひといき。
あとひといき。

書記の仕事

今月の保護者会だより、原稿を月曜にもらって、今日までに何度と無く訂正
が依頼されて、仲間内で納得するものが出来上がったので、起案書つけて学校に
出してきました。

会社でもやったことないけど、この起案書というメモをつけて、学校で印刷して
配付したいお手紙は校長先生・教頭先生・教務主任さんの三役に承認してもらって、
それで初めて印刷できるという。

対外的に後に残るものでもあり、一字一句かなりシビアなチェックがはいって
保護者会本部でもさんざん練っているけど、大どんでん返し！となってレイアウトの
大幅な変更が求められるなど、かなりきつい仕事になっています。

このブログ空白期間、本当に馬鹿みたいに働いています。
先日は議事録担当が、ICレコーダーで会議を録音したら作業がしやすいということで
数回作成後、すっかり音声があることに安心してしまい、ほかの仕事に精を出されて、
同じ書記として、彼女を助けるつもりで、今回一度でいいから議事録を作って欲しい、
でも、彼女の面子もあるから要約等は一切交えず発言そのままに書き留めてほしい、と。
会長、副会長からたってのおねがい。

で、議事進行役の副会長がご自身で発言するために作った進行の台本メモを
下さったとはいえ、一字一句打ち上げたら三万文字を超えてすごい労働量でした。
なにしろ、2時間14分の会議だったので。

会費の値上げがどうとか言ってたのは、アンケートをとると９９％の賛同が
得られて何事も無く過ぎました。

と、とたんに、メンバー内で会則の見直しに着手しようという話がでます。
会費をあげて防災備蓄を開始したり、ボランティア支援を行ったり、学校で上から
予算が下りてきにくいこまごまとした古びて買い替えを必要としているものの支援
だとかはじめるにあたって規約が一切無いため、自分たちで作るより無いことも
ありました。ここから、車輪がいくつあるのか分からないハードワークの日々が。。。

その一方で、役員選出に末子が幼稚園以下の幼いこどもを抱えたひとがならされ
ないように改善したいと断固言い張るもうひとりの書記様。

そして、彼女は議事録などはそっちのけで、役員選出方法の見直しに着手。
この際、弁護士になりたくて勉強したこともあるという彼女。すっごい
ガッチガチの文章だけのお手紙ばかりつくるので、目で見てわかりやすい
チャートを作りましょうと提案。

結果、あとでチャート三兄弟と呼ばれる役員がどんな委員会でどんなこと
してるかを示すものや、各クラスからどのようにして選出されていくのか
や何かで、とにかくも３種類の資料を作成。ミリ単位で図形を組んで作って、
訂正に次ぐ訂正を依頼され、赤ペンで直されたものを何度も受け取って
精神的にもきつかった。さらに、何年も使いまわされ切り貼りされてきた
保護者会の組織図も同時に作り直し。

これらは、新一年生の入学説明会の際に、ほかのさまざまな資料とともに
小冊子になって出されることになった。

このあたりで私は本部のミーティングから、在宅ワークを許されるようになり
チャートを終えると、マンスリーの保護者会便りに取り組み、その間に、
学校周辺の危ない場所を交通安全の視点でまとめたマップに新しい情報を
反映して欲しいという要望にこたえるべく作業。

この安全マップがくせもので、毎年のように作成しなおされ、そして、継承されない。
作った人はあまりに愛着がわいてしまうので、翌年のひとに苦労して生み出したマップを
渡したくないものらしい。直して欲しくば言いに来い、な先輩にやっとられんと
翌年の役員が新しいものをつくる、という繰り返しのよう。

しかし、デジタルどんと来いの書記ばかりでない年もあるわけで、一年前の役員さん
たちは、もともと消極的な姿勢を徹頭徹尾貫いた年でもあり、作るのもばかばかしい
と思ったらしく、あっさりと学校が何年も前に作成した関係機関に提出するとき
使ったというものを保護者会で使わせていただいてたと判明。

こんなのは、改革好きの25年チームが黙ってるわけありません。
新しいのを作ろう！作って！と請われてつくった。
こちらもきつかった。
ワードのまっしろい画面に一つ一つ図形描画機能を使って作成。

ここでよく分かったのは、打ちあがったものがきれいであればあるほど、
周りの人は簡単な作業であると錯覚すること。

すごい気軽に無茶なことをいうし、グサッとくるひとことを言ったりする。
情報をいっぱいのせてなんぼのマップを作るよう期待されて例年通りに
やっているけど、見やすくしようと様々に心を砕いているのに、何気なく
みたグーグルのマップをみて「うわ見やすい」という。

そりゃそうでしょう。横断歩道なんていちいち書いてないですから。
信号のない横断歩道とある横断歩道の場所をはっきりさせて注意を喚起
してほしい、また、横断歩道のない場所を突っ切ってしまう子どもたちに
やめるよう喚起するマークを入れ込みたい、マンション名は全部のせ、
路上駐車多いところは表示、公園名は全部のせ、こども１１０番協力店舗
は全部のせ。続々と情報を載せていかなければならないのに、なにも
ない普通の地図って見やすいね、って。
なつかしの「悲しいとき～」って言いたくなった一瞬だった。

というわけで、4月の総会が終わって、締めくくりの保護者会便りを
出すまではこのまま馬鹿みたいにいそがしいのだとおもう。
忙しすぎて引き継ぎ書も作っていない。
何をどこまで引き継げばいいんだろう。

とにかく改革の年だったから、イレギュラーなことが多すぎてるから
なぁ。でも、どっかで立ち止まって作らないと。。。いつ作ろう。。。