■総会における委任状について・・・その２

総会において多数の組合員参加が理想的なのですが・・・なかなかそこまで達する
には時間がかかりそうです。たゆまない広報と仕組みが必要です。多数参加の組合
総会にいたるまで、組合員の総意をどのように適切に形成するかが問題です。目の
前の問題としては委任状による組合員の意思をどう反映するかです。議決権行使書
の導入もそろそろ考える段階(現在でも組合規約により書面での議決権行使は可能
です。ただし、開催案内に用紙は入れておりません。)になってきました。

■先に「総会における委任状の取り扱い改善方法について

議案の賛否が満場一致で可決された場合は白紙委任状が問題とされることは無い。
問題となるのは原案に出席者の多くが反対し、議場での採決で原案が否決された
場合である。

議長あるいは理事長が、自分に寄せられた委任状をもとに代理権を行使し、強引
に議場での採決を覆そうとした時である。標準管理規約では「総会の議長は、理事
長が務める」となっているため、白紙委任状を所持する議長＝理事長が、議場での
採決を覆すことは容易だ。代理人欄の白地部分の補充権者は理事長だけなのであろ
うか？また白紙委任状の全てを「議長（または理事長）に委任する」として取り扱
うのはいかがなものであろうか？無制限に代理権が特定の者に集中し、トラブルを
抱えている管理組合もある。

トラブルを避けるために代理できる人数の制限を設けている次の制度も参考になる。
中小企業等協同組合法第１１条において代理人をもって議決権の行使を認めている
点はマンション管理組合と同じである。

しかし同法１１条５項では「代理人は、５人以上の組合員を代理することができな
い」と規定する点が注目される。協同組合の趣旨から、委任状を多く集めた特定の
組合員に権限が集中することによる弊害を防ごうとする措置である。特に法律によ
って明確に定められた点に注目できる。（管理組合に関しては法律による定めは無
いため混乱を招く）

マンション管理組合において組合員の総会への全員出席は困難である。出席出来な
い場合は「議決権行使書」により意思表示を明確にすることが理想であるが、代理
人欄を欠く白紙委任状を否定することもできない。要はトラブルを防ぐために「白
紙委任状の扱いについての細則」などのルールを定める必要がある。では具体的に
どのようなルール作りがいいのであろうか？まずは管理組合として、白紙委任状を
極力減らす努力が必要であろう。具体的には次のように。

総会に出席できない場合のルールとその周知が必要だ。

（1）出席できない場合は、同封の「議決権行使書」を提出して下さい。
　　これによってあなたの賛否が組合運営に反映されます。

（2）代理人に委任する場合は、「委任状」の用紙にあなたが委任しようとする方
　　を具体的に記載して下さい。但し代理人が欠席した場合は、当然のことですが
　　本人も欠席となり、議決権の行使はされなかったものとなります。


（3）特定の代理人がいない場合は次の中から選択できます。
　（イ） 原案に賛成します。
　（ロ） 総会出席者の賛否の多いほうに賛成します。

　　但し総会出席者の賛否が可否同数の場合は、議長の判断に一任します。

（4）いずれも記載が無い場合は理事長に委任したものとして扱います。　

ただ（3）は厳密には委任状とは言えないが、このような選択肢を設け欠席組合員
の意思表示を反映することも必要あろう。いずれにしろ管理組合でルール作りを
行なう必要が感じられる。


　また委任状を作成して議案書とともに配布するのであるから、「代理人欄の記
載についてのお願い」を書くなど白紙委任状を減らすための努力も必要である。

委任状とは言えないが、このような選択肢を設け欠席組合員の意思表示を反映する
ことも必要あろう。いずれにしろ管理組合でルール作りを行なう必要が感じられ
る。

　また委任状を作成して議案書とともに配布するのであるから、「代理人欄の記
載についてのお願い」を書くなど白紙委任状を減らすための努力も必要である。