引越し・入居・賃貸の届出書式はマンション管理規約末尾にあります。

最近、当マンションも年数が経過してきたので、区分所有者の変更や、賃貸、長期不在などが少しづつ増えてきました。なかには管理会社やマンション管理組合に連絡・届出をされないため、把握できていない居住者もありました。★現在、管理組合は氏名だけの把握にとどまっております。(管理会社は電話番号を把握しています。)　また、総会開催資料等についてはマンション管理組合が作成し、管理会社が印刷しています。賃貸やその他の理由により、区分所有者への総会開催通知を届けなければいけないのですが・・引越し、入居、の届出が管理会社や管理組合に提出されないと種々の連絡に困ります。引越し・入居・賃貸の場合は届出書式がマンション管理規約末尾にありますので必ず提出してください。★居住者名簿については緊急時の連絡や対応のため下記のような名簿作成を理事会にて考えようと思っています。

○居住者名簿の必要性

　新築で入居する場合は当然として、中古物件を購入して引っ越ししてくる際も最初の入居時に居住者名簿に家族構成や仕事先を記入することは抵抗が少ないものだ。ところが数年が経過した後、管理組合として名簿情報を更新しようとすると記入を嫌がることが多い。

　名簿作成の最大の理由は“緊急時”の連絡がスムーズに取れるようにすること だが、高齢化の影響で年配の一人暮らしが多くなっていることもその必要性を高めている。さらに賃貸化により区分所有者が別に暮らしている場合、理事会の議事録や総会招集の案内、その他連絡事項を郵送するさいにも送付先がはっきりせず、組合としては困ってしまう。もちろん連絡を受け取れない外部オーナーが一番被害を受けることは言うまでもない。また、管理費等の滞納がある場合の督促にも不便を来たすこととなろう。

○管理規約上の取決め

　管理規約のモデルとされる標準管理規約では居住者名簿の取り扱いについて「理事長は会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係者の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない（第61条）」としている。
★当マンションでは管理規約第62条に「理事長は・・・組合員名簿・・を作成して保管し・・」となっています。

　また外部オーナーへの郵送物については「管理組合に対し組合員（＝外部オーナー）が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする（第41条2項）」としており、送付先が不明瞭な場合は外部組合員へ連絡しなくても管理組合は免責されるよう規定している。組合がわざわざ住所を調べてまで伝達する義務を負わない、という解釈による。

○名簿作成時の注意点

　居住者名簿の必要性を誰もが感じていることは間違いないが、プライバシーに関係してくるだけに「出来れば提出したくない」というのが本音であろう。しかし一定期間ごとに内容を更新しなければ本来の機能を果たさないため、納得してもらい同時に強要しないことがスマートな方法であると思う。

　具体的には「利用目的」をきちっと書面で明確にし、「誰が管理するのか？」「保管場所はどこなのか？」「閲覧方法は？」といった細かい点も説明を加えることで安心感を与えることとなる。回収方法もポストへの投函は避け、管理員へ直接手渡しするのが良い。

○名簿の質問項目にもひと工夫

　名簿内容にも気を配り、質問事項は必要最低限とすることも重要だ。

・区分所有者又は賃借人の氏名
・自宅の電話番号
・緊急（非常時）の連絡先
・同居家族とその連絡先
・要介護や寝たきり家族の有無

　なかなか聞きにくい質問だが、最後の項目は大事なので是非、加えて欲しい。賃借人の場合は仲介不動産会社を記載してもらうことも有効となる。居住者の年齢層にもよるが、「かかりつけの病院」を記載してはどうか？という案もあった。逆に、生年月日は敬遠されやすい。それぞれの管理組合の特性に応じて最適なものを作成してはいかがだろう