パソコンのデータのセキュリティーについて

パソコンのデータのセキュリティーはどうなさっていますか。盗難や紛失というのは他人事ではなく、結構身近に起こるものです。(私のお客様の中でも事務所に盗難に入られ、パソコンをデータごと持っていかれたということがありました。)

Windows95/98/Meの場合はダメですが、Windows2000/XPであれば最低でもかならずID/PWDは設定しましょう。もちろんファイルはFAT32ではなくNTFSでフォーマットしておきませんと、いくらパスワードを設定しても、フロッピー1枚あれば、誰でも簡単に中身を読むことができます。WindowsXPもProであれば、アカウント毎にファイルに関するアクセス権を細かく設定することができますので、ビジネスで使うにはXP Proをお勧めします。

ただ、これだけでは、ちょっと詳しい人だと、中身を読み出すことができます。そこで是非利用して欲しいのは、ファイルを暗号化し、USBメモリなどの機器を鍵として、差し込まないとファイルが読めないようにするソフトです。いろいろなソフトをパソコンショップにいくと売っています。
完璧ではないでしょうが、USBメモリなどを差し込まない限りはファイルを読めないので、大事なファイルが紛失などにより外部に漏れるということはなくなります。

製品の例としては、以下の製品があります。
(製品例) USB HardLocker(ライフボート：9,240円)　※USBメモリは含まれません。
詳しくは以下からどうぞ。

USB HardLocker ライフボート このアイテムの詳細を見る

PCへのアクセスをUSBの鍵でロックするタイプもあります。

CRーUK3 USBセキュリティキー エレコム このアイテムの詳細を見る

メーリングリスト利用のすすめ

メーリングリストをご存知ですか。簡単にいえば、あるメールアドレスにメールを送信すれば、事前に登録してあるメールアドレス全てにメールが配信されるというものです。
何だ・・メールで送信先を複数指定すればいいじゃないか？とおっしゃる方もいるかも知れません。確かにその通りなのですが、メーリングリストだと便利なことがあります。
まず第一に、メールを送信されたメンバーに、誰にメールを送ったかがわからないということがあります。メールで複数に送った場合Bccを使わない限り、誰にメールが送信されたかわかってしまいます。社内の利用の場合はさほど問題はないかもしれませんが、あまり好ましいことではありません。メーリングリストを利用すれば、メールの返信もメーリングリストのアドレスにするだけで、管理者以外は実際の送信先のメールアドレスを気にすることはありません。
次に、メーリングリストへの参加、脱会が、簡単にできるということです。さらに、メールをメンバーからの送信に限定したり、セキュリティー面での利点もあります。
更に、過去のメールを後から取り出したり、ウェブで閲覧したりと、メールのやり取りを後からデータとして利用できるという最大のメリットがあります。
社内の事務連絡などでの利用であっても、メーリングリストを利用したほうが便利です。

それでは、どうやってメーリンリストを開設するかですが、ご利用中のプロバイダーがサービスを提供している場合もありますし、無料のメーリングリストもネット上にいくつもあります。
代表的なものに、ヤフーe-groupがあります。http://groups.yahoo.co.jp/
無料で簡単に利用できますが、機能も豊富で利用しない手はありません。

是非一度お試しください。

大事なファイルの保存について

社内の共有ファイルはどのように管理していますでしょうか。
・それぞれの個人に任せる。
・時々CD-Rなどにバックアップしている。
・全くしていない。
どうでしょうか。

ファイルを保存しているパソコン(サーバ)のディスクは突然壊れるものです。それからあわててもどうしようもありません。最近は壊れたディスクからデータを救い出す業者もいろいろいますが、
・業者によって技術レベルにかなりの差があり、悪い業者にあたると救えるデータも救えなくなる。
・いい業者にあたるとデータは救い出せるものの、とんでもない費用を請求される。(以前、120GBのファイルサーバが破損して、業者に修復を依頼したところ、70万円も請求されたことがあった。)
ということで、多少費用をかけてもきちんと対策をしておくことが、結局はコストを抑えることになります。
機械であるハードディスクは遅かれ早かれ100%故障するものであるということを認識することです。

ではどうしたらいいかですが、
1) 最低でも1日に一回は別なパソコン(もしくはサーバ)にデータをコピーするようにする。
2) ディスク自体を2重化し、障害が起こっても大丈夫なようにする。
の2つがあります。

1)は単純で、バックアップ用のディスクを取り付け、バックアップソフトなどで夜間などに自動でバックアップするという形になりますが、結構バックアップ自体がエラーになることがあるので、正常に終わっているかのチェックは欠かせません。
2)はサーバ自体でハードディスクを2重化するわけですが、OSもしくはハード的に2重化をすることになります。(RAIDといいます。)こちらのほうは基本自動で常にバックアップされますので安心ですが、こちらもRAIDがきちんと動作しているかのチェックは欠かせません。

いずれにせよ、もし今大事なファイルが入っているパソコンに何の策もとっていない場合は、なるべく早く何らかの対策を打つべきです。何年か前にはやった「マーフィーの法則」が驚くほど当てはまるものです。私も過去2度、対策をうつ準備をして、直前で壊れて泣きをみたということがあります。これは不思議なものです。

格安NASでは以下の機種が唯一ハードディスク2重化によるデータ保護を実現しています。実質500GBもしくは750GBの容量で10万円程度でお勧めです。

HD-H1.0TGL/R5 LAN接続ハードディスク RAID-1/5 バッファロー このアイテムの詳細を見る

モバイル環境のススメ

最近では電車や喫茶店でノートパソコンを広げてメールのチェックなどをしている人もめずらしくなくなりました。
私も4年ほど前からノートパソコンを持ち歩き、メールのチェックや緊急時のサーバのメンテナンスなどに利用しています。以前は携帯をケーブルでパソコンに接続してダイアルアップで使用していましたが、ウィルコム(以前はDDIポケット)のエッジが定額制をはじめた際に切換え、今も利用しています。速度的には光の環境になれてしまったため、全く満足はできませんが、ほぼいつでもどこでも電話代を気にせず利用できるというのは、大変な安心でもあります。最近では、携帯でパソコンのサイトを見たり、会社のメールを読んだりもできるようになりましたが、やはり画面のサイズやキーの問題で、パソコンを手放すことはできません。
ただ、32Kbpsのエッジを利用すると、プロバイダー料金も含めると6,000円/月もかかっており、いっそうの値下げを期待しています。128Kのプランだと1万円程度もかかるので、正直ちょっと手がでません。

最近は、メールを読むだけでなく、事務所のパソコンに接続し、文書を取り出したりもできるようにしてあるので、何かの際にも慌てることがすくなくなりました。
事務所のパソコンに接続するには、GMOが提供しているどこでもLANというサービスを利用するのが最も手軽ですが、3000円程度毎月かかるので、私はフリーの同種のソフトのソフトイーサというものを利用しています。サーバやちょっとした作業が必要ですが、費用がかからずGoodです。

来年あたり、無線LANが実用レベルになるかもしれず、そうなったらいつでもどこでも事務所と同じ環境を持ち歩けるということになり、ますます便利になるかもしれません。

グループウェアに利用、モバイル＋VPNの利用で、机に縛られない環境も簡単にできますので、携帯電話の利用も含めてモバイルの活用を検討されてはいかがでしょうか。

インターネット電話使っていますか？

かなり最近は普及してきたIP電話ですが、仕事で利用していますか。

最近ではBフレッツで利用できる光電話など、通常の電話番号が利用できるものも出てきて身近になりましたが、ビジネスで利用しようとすると電話の主装置にIP電話を収容したりと結構厄介です。

取り敢えず本支店間の通話でつかえればいいというレベルでよければ、IP電話とは少し違いますが、パソコンを利用したインターネット電話のSkypeを利用してみてはいかがでしょう。
利用のためには、
・インターネットにブロードバンドで接続されていること。
・パソコンにヘッドセットなどの通話用の装置をつけること。
・パソコンにSkypeというソフトを入れ、ID取得などの設定をすること。
が必要ですが、それだけでSkype同士は無料で通話できます。電話の受話器の形をした、通話用のハンドセットも4000円程度で販売されているので、これを使えば通常の電話と同じような使い勝手で利用できます。

Skypeには、
・3者間通話のような電話会議が可能。
・利用者を登録されたメンバーだけに制限できるので、ビジネスでも安心。
・話しながらファイルをおくったり、チャットをしたりと通常の電話にない機能が使える。
という機能的な利点と、
・Skypeアウトという外部への一般電話へ格安でかけられる有料オプションがある。
・ボイスメールという留守番電話機能の有料オプションがある。
※残念ながら、一般電話からSkypeへ着信するSkypeインという機能は日本ではまだ理油緒できません。
といった電話としての機能的な利点があり、非常に便利です。

音質的な面で言えば、Skype同士の通話は携帯電話以上の音質で、Skypeと一般電話の通話は、ちょっと音質が悪いという感じです。

インターネットに接続できる環境と、パソコンがあれば、世界中どこにいっても自分宛ての電話を受けることができるので、世界をまたにかけるビジネスマンには大変便利です。

Skypeにはテレビ電話機能を追加するオプションソフトもあり、今後ビジネスでの利用も期待できるのではと思います。

詳しくは、http://www.skype.com/intl/ja/をご覧下さい。

パソコンにつける受話器は以下がお勧めです。

BUFFALO USB対応 Skypeフォン BSKP-U201/SV バッファロー このアイテムの詳細を見る

グループウェアを利用してみませんか

グループウェア・・・つかってらっしゃいますか。インターネットに接続でき、全員がパソコンを持っているのであれば、是非利用したいソフトです。
自前のパソコンに導入して利用ということも可能ですが、最近はいろいろなレンタル業者でASPでグループウェアを提供しているので、それらを利用すれば簡単に始められます。

グループウェアで何ができるの？ということですが、
・各人の予定の入力
を行うことで、通常ではホワイトボードなどで行き先表示をしているものがパソコンで全てできるようになり、パソコン(携帯でも可能)があれば、どこでもいつもで予定の変更、参照ができます。
また予定をきちんといれていれば、会議をしたい場合など、メンバーのスケジュールの空きを確認し、すみやかに日程を決められます。
また、グループウェアには施設予約の機能もあるので、会議室の空き状況の確認、予約なども可能です。
また、ToDoリストなどで自分のすべきことの管理をしたり、予定の時間にメールで通知をしたりと、個人のツールとしても結構使えます。
また、設定さえすれば、会社用のメールをパソコンや携帯からウェブで見ることもでき、便利です。

利用ユーザ数で費用はことなりますが、効率よく使えば、仕事の無駄を省けます。

是非、ご検討ください。主な製品は下記の2種です。
・サイボウズ http://cybozu.co.jp/
・Desknet's http://www.desknets.com/
取り逢えずであれば、フリーのLa!cooda WIZ(http://wiz.syscon.co.jp/)
なども利用できます。

もちろん弊社のレンタルサーバであれば、導入から初期サポートまでさせていただいております。

本支店間のLAN接続について

私のように部屋1つで作業をしている人間には関係ないのですが(実は、私のような個人でも便利なのですが)、特に事務所が複数に分かれている場合、LANはどのようにされていますでしょうか。

特に文書の共有など、事務所が分かれてしまった場合にどうするか、結構大きな問題です。
よく、事務所間の文書のやりとりはメールの添付ファイルで・・・という話を聞きますが、これでは手間もかかりますし、オリジナルの文書がいくつもできてしまう可能性があり、結構不便です。

そんな時に便利なのが、「VPN」による事務所間のLANの接続です。詳しい説明はおいておきますが、VPNで接続すれば、通常のインターネット接続を利用し、安全に双方の事務所同士をあたかも1つのLANであるかのように接続できます。

それではVPNで接続するためには、どうすればいいかですが、
(1) 市販のVPNルータを双方に購入し導入する。
　　例：バッファロー製　BHR-4RV 13,600
　　メリット：安価に実現できる
　　デメリット：多少の知識が必要
(2) ネット上のサービスを利用する。
GMOの「どこでもLAN」
　　メリット：簡単に導入できる
　　デメリット：月額費用(3000円程度)が最低でもかかる
(3) OCNなどのプロバイダーのVPNサービスを利用する。
　　メリット：障害対応も含め手間なし
　　デメリット：初期費用、月額費用が他の案に比べ高い

利用の仕方に少し違いはありますが、いずれでもファイルの共有を簡単に行うことができます。

また個人でも、携帯PCから自宅のパソコンのファイルを取り出したりといったことができるので、外出時のとっさの場合など大変便利です。(もちろん事務所のPCの電源はONにしておく必要がありますが…)

是非、事務所が分かれている方は、VPNによる拠点間接続をご検討ください。
＃もちろん当方で構築を承ります。(宣伝・・)

インターネットの便利なサイト

インターネットに接続されたら、なるべく有効にサイトを活用したいものです。

私はあまりインターネットを活用している方ではないと思うのですが、常日頃使っていて便利だなと思うサイトをいくつかご紹介します。

(1) 駅前探検倶楽部　http://ekitan.com/
私が最も利用するサイト。いわずと知れた、電車などの時間を検索できるサイトです。
時間、料金などを、時間優先、料金優先、乗り換え回数優先で検索できます。

(2)マップファンウェブ　http://www.mapfan.com/
住所などから地図検索ができるサイトです。同種のサイトはいくつもありますが、私はこのサイトが一番好きです。
これと、(1)の駅前探検倶楽部、そしてauのeznaviがあれば、初めての場所訪問でも安心です。

(3) 宅ファイル便　http://www.filesend.to/
なぜか大阪ガスが運営しているサイト。メールで数メガ以上の添付ファイルを送るのはエラーになったり、先方に迷惑となったり、いろいろと問題があります。
そんなとき、この宅ファイル便を利用すると、40MBまでのファイルを簡単に送信することができます。私は大きなファイルはこのサービスで送ります。

(4) オンラインアルバム　http://album.nikon-image.com/nk/
デジカメでとった写真を保存、公開できるサイトです。このサイトを利用すれば、とった写真をウェブで見てもらい、必要であればプリントまでできて、大変便利です。グループだけに公開したりと、高機能です。

(5) 翻訳サイト　http://www.excite.co.jp/world/
英語←→日本語の翻訳を瞬時に行ってくれるサイトです。精度のほどは？ですが、辞書を引くより何倍も早く便利です。
この他にもいろいろありますが、私はここのサイトが一番簡潔で、私のレベルにあった翻訳をしてくれるので、好きです。

(6) 過去のウェブを閲覧　http://www.archive.org/
今は消えてしまったサイトでも、urlやキーワードで過去にさかのぼって内容を確認できるサイトです。膨大な情報をどのように収集し保存し、運用しているのか気になるところです。

取りあえず、6つのみご紹介してきます。また、都度ご紹介して行きます。

ドメインを取得してメール・ホームページを立ち上げよう！

社内の環境が整ったら、次は会社の看板ともいえるドメインを取得しましょう。
ドメインは基本早いもの勝ちのため、希望の名前が取れるかどうかは、わかりません。
取得できるかどうかは、お名前ドットコムのページなどで簡単に調べることができます。
ただ、ドメインを取得しただけではメール・ホームページは利用できないので、結局はサーバを管理する業者に取得の依頼も含めて一括で行う形になります。
サービス内容や、サポート体制などの違いなどにより、料金も1000円/月未満の格安業者から、20,000円/月以上の本格的な専用サーバを利用できる業者までピンきりです。
自社で何をしたいのかを考えて選択することが重要です。
＃ちなみに我が社でもレンタルサーバの提供をいたしております。4,200円/月と決して格安ではありませんが、メール・電話などによる手厚いサポートが自慢です。

ドメインを取れば、info@hand-in-hand.bizのような自社名でのメールアドレスを利用することができますし、http://www.hand-in-hand.biz/のように自社名でホームページを公開することもできます。(プロバイダーでもサービスしていますが、xxx@xxx.ocn.ne.jpのように、プロバイダーの名前が入り、いかにも借り物という感じで事業用としてはいまいちです。)

月額数千円で利用できますので、ホームページは後からという場合も、まずはメールだけでも自社ドメイン名で利用したいものです。

次回は、インターネットの便利なサービスについてご紹介します。

LANをはじめよう！

一人1台のパソコンの導入を決めたら、次はLANの導入をしましょう。LANを導入するといっても、特に難しいことを考える必要はありません。最近のパソコンはほぼ100%LANカードが入っているので、単にLANケーブルとHUBという装置で、各パソコンを接続するだけです。
但し、きちんとした環境を構築するには、
・ワークグループ名をどうするか？
・コンピュータ名をどうするか？
・IPアドレスをどうするか？
・ログオン時のID/PWDをどうするか？
などは最低でも検討をしておかないと後で直すのは何かと大変です。

では、LANを構築すると何がうれしいか・・ですが、
・インターネット接続を共有できる。
・プリンタはファイルなどを共有できる。
といった、限られた設備・資源を、社内のパソコン同士で共有することができるようになります。
まるで笑い話ですが、パソコンそれぞれにプリンタをつけたり、ファイルを受け渡すのにメールで送信したり・・・といったことをしている会社も結構多かったりします。

但し、共有についてはいくつか問題点や検討することがあります。
・ファイルの共有をする場合は、通常のパソコンのファイルを全員で共有することもできますが、XP Homeの場合最大でも5台のパソコンでしか同時に共有できない。
・通常のパソコンで大事なファイルを共有してみんなで利用していると、そのパソコンがこわれた場合データが無くなり、致命的な影響がでる。
といったことがあります。便利さとそれがなくなった場合の影響の大きさは比例するのです。
そのために、データを2重化して保存し、何人からでもデータを共有できるファイルサーバ(NASと呼ばれる安価なものがあります)を、それ専用に使うことになります。また、通常NASはプリンタを共有する機能ももっていますので、合わせてプリンタも共有できるようになります。
今のおすすめはバッファローのテラステーションになります。データの2重化がなされており、容量も最大で750GBと十分です。
このような機械が10万円ほどで購入できるのですから、便利になったものです。

ただ、細かいアクセス制限をかけたいとか、市販のアプリケーションをサーバで動かしたいといった場合は、Windows 2003 Serverという、サーバ専用のOSがあります。
ただ、価格が高く、何台のパソコンを管理するかで値段は変わりますが、20万円以上かかります。ただ、規模がおおきくなったら(パソコンが20台以上)、NASと呼ばれる簡易版より、本格的なWindows 2003 Serverの方がなにかと便利です。

さて、次回は、メール・ウェブサーバのことについて簡単にご説明します。