グループウェアとは

グループウェアとは

グループウェアは基本的に情報系システムに位置づけられ、間接業務および非定型業務を効率的に処理することを支援するために用いられるツール。

基幹系の業務（受注、製造、出荷、入金）以外の業務を支援するためのシステム。

例えば間接業務では、情報を配布して回覧・周知したり、作成した情報を一時保管し、あとで再利用したりする機能をグループウェアは提供する。

かつて多くの企業では、基幹系システムではできない業務支援をグループウェアでできないかと考えた。当時は、情報システム部門が基幹系システムの運用で手一杯で、グループウェアの運用はエンドユーザに任せることができれば好都合だった。そのため、業務の現場でユーザが自由にアプリケーションを開発できるLotus Notesが普及した。

　次に基幹系システムの再構築の時期を迎えると、イントラネットが使えるWeb型に基幹系システムは移行された。情報システム部門が運用に関与しないグループウェアは取り残され、Web化されなかった。
基幹系の様々な業務がすべてブラウザで処理できるようになったが、しばらくの間はグループウェアだけが専用アプリケーションを使用しなければならなかった。現在では、多くのグループウェア製品がWeb化されている。
 
　最初は電子会議室や文書共有から始まったグループウェアだが、電子メールやスケジュールの機能が追加され、さらにワークフローやインスタントメッセージが加わり、近年では社内ブログや社内SNS、最近は動画や音声の配布機能まで追加されるようになっている。

グループウェアの機能

1.電子メール機能/アドレス帳機能

　近年のグループウェアは、Outlookのような一般的なメールクライアントソフトと同等の機能を備えている。
グループウェアに登録されているユーザの名簿を、アドレス帳として共有できる機能なども提供されている。
また、携帯電話や外出先からもメール機能にアクセスできる製品が多い。
アドレス帳機能は、個人用のアドレス帳のほかに、グループ単位で共有するアドレス帳を備える製品もある。

2.スケジュール（カレンダー）共有機能/To Doリスト機能

　同じ作業をするグループ内でスケジュールを公開し合い、メンバー同士でスケジュールを共有することができる機能
メンバーの予定がすぐに把握できるため、会議や打ち合わせのスケジュール調整のために、何度もメールをやり取りする必要がなくなる。
会議予約から、会議室やプロジェクタなどの設備予約にアクセスできる製品もある。

 Webメーラの弱点だった「軽さ」や「速さ」を実現したAjaxメーラの製品例。3ペイン画面によりすばやくメールを確認することが可能。また、ドラック&ドロップでメールをフォルダに仕分けることもできる。 

 

 複数のユーザを参加者に登録し、予定の空き時間を確認できるスケジュール機能  サイボウズ 
 
3.ポータル機能

　グループウェアのトップページとなる画面で、掲示板やメールなど各機能からの最新情報やスケジュールを集約して確認することができる機能。メニューの配置やデザインをユーザ/グループごとにカスタマイズできる製品や、業務アプリケーションを起動できる製品もある。

 各機能の新着情報を表示するポータル機能としても、他システムを統合したポータルとしても使える  ネオジャパン 

4.文書共有機能

　文書ファイルやデータファイルを、サーバで一元管理し、部署やグループごとにフォルダを作成して共有したり、アクセス制限をかけたりすることができる機能。業務で利用する文書のテンプレートを共有したり、複数のメンバーで作成する文書をバージョン管理したりすることができる製品もある。

5.電子掲示板機能

　設定された期間中、自動的にメッセージを掲示する機能があり、お知らせや通達を行うことができる機能。また、グループのメンバーに向けて自由に情報を発信し、メンバーからコメントをもらうといった使い方もできる。

6.ワークフロー機能

　各種の届け出や申請の手続きをWeb上で行うことができ、またマネージャーは承認や差し戻しなどの手続きをWeb上で行える機能である。申請があった場合、承認者に自動的にメールで通知する機能を備えた製品や、処理された申請書を文書共有機能で適正に管理できる製品もある。

7.タイムカード機能

　出社、外出、帰社、退社といった時刻を記録することができる機能である。定期的に出勤記録をCSV形式でダウンロードすることが可能。Excelや退勤管理システムでの集計に活用することができる。

8.伝言/メモ機能

　電話の取り次ぎや用件を電子的な伝言メモとして、メンバーに転送できる機能。電子的な付箋としても使用できる製品もあり、メモにファイルを添付することも可能である。