あるPTAの改正個人情報保護法への取り組み

【2017年5月21日　ご連絡】
後藤さんから預かった改正個人情報保護に
対応したPTA文書は形式を変えました。
ダウンロードしやすくなっています。
追加もあります。
ご確認下さい。


KKです。
毎日寒いですね。当地は雪が降っています。
インフルエンザがまだ猛威をふるって　
います。
どうぞ皆さん、ご自愛下さい。

改正個人情報保護法が5月30日に施行され
ます。
個人情報の保護に関する法律
（平成15年法律第57号）。
PTAにおいてどれ位影響があるのかがが
まだ分からず手探りな感じもある事で
しょう。

そんな中すでに対策をしているPTAが
ある事を知りました。
今回はそのPTA会長をされている
後藤美信さんとのコラボ企画です。


後藤さんは前高等学校のPTA会長
さんです。
後藤さんのご協力により、PTA内で
作成された改正個人情報保護法に
対応した資料を拙ブログにて公開と
なりました。


待望のコラボ企画ではありますが、
回を重ねる度に私の実務能力のなさを
実感してしまう、ある意味恐ろしい企画
でもあります。(´д｀)
ITスキルが足りず技術面で課題を感じる
回でもありました。


さて、後藤さんはお勤め先でPマーク
(プライバシーマーク)を
取得する際に学ばれた事をいかし尽力
されました。
また熊本PTA裁判、神奈川県教育委員会
のPTA活動ハンドブックの任意団体の記載、
憲法学者の木村草太さんの
『結社の自由』（結社しない自由）、
任意加入を公開している自治体のWEB、
任意加入を行っている学校のWEB
などを基に学校に話した上で任意加入を進め
ました。　

そのPTAは加入申込書は以前からあった
のですが、その年から氏名だけでなく
連絡先の記載も追加したそうです。
そして、PTA役員にも話を通し、改正個
人情報保護法に即した書面と様式を整備
されました。
本当に頭が下がる思いでいっぱいに
なります。
でも、規定が難しすぎてPTA役員とPTA
担当教員の頭が？？？？になっている
そうです。

PTA会長さんの職業もいろいろあると
思います。
しかし後藤さんのように詳しい方は
少ないのではないかと思います。
本部役員の中に詳しい方がいなくても
保護者の中に詳しい方がいるかもしれ
ないのでまだ整備が出来ていないPTAは
可能ならば協力を募るとよいのでは
ないかと思います。
強制された行事や仕事をこなすよりはるかに
建設的だと感じます。

私も素人なりに調べてみましたが、理解
できずちんぷんかんぷんでした。（笑）
仕事で日常的に個人情報に接しているので
全く知らない訳ではありません。
細かいルールがあり取扱については慎重に
しています。

個人情報に敏感な会社は下記のような対応ではないでしょうか。

同意を得た個人情報は鍵のかかるキャビ
ネットに保管する。取扱者を決めておく。
パソコンでデータを使用する時はIDや
パスワードで管理をする。
パスワードは各自の責任で変更し管理
する。
パスワードは他人の目に触れないように
する。
席を立つ際は画面をそのままにしない。
ロックをかけたり画面を閉じて第三者
が盗み見る事がないようにする。
個人情報は紙・データに関わらず、
持ち出しは許可がある場合以外は厳禁。
廃棄する際は廃棄時期を決めて、一般の
ゴミではなく専門の業者に処理を依頼
する。
個人で取り扱い不要になった物は保持
せずシュレッダーにかける。
外部の人が出入りする際は記録を付け
同行する。
パーテーション等で立ち入り制限を
する、等。



改正個人情報保護法により取り扱う
個人情報の数が5000件以下であっても
企業と同じ事業者になります。


後藤さんは法改正によりPTAが取り組む
べき点として以下の3ルール挙げて
います。

1.利用目的のルール
2.保管管理する際のルール
3.第三者に提供する際のルール
が必要になる。


また紙で会員の個人情報を得て保管して
いれば適用除外と思っているかもしれな
いが、バインダーに
『○○年度加入申込書』として綴じると
個人情報データベースに該当すると
指摘しています。


個人情報は奥が深いですね。
以前ＰＴＡ本部役員と話した際、
個人情報は持っていないと返答された
経験を思い出しました。

私はＰＴＡに年度初めにどの子どもで
一人一役を受けるかを用紙に書き提出
した。
ＰＴＡが個人情報を持っている認識
だった。
なぜならば、子どもの名前、クラス名
を記入したからだ。
しかし肝心の本部役員はそんな認識は
なく、きっぱり個人情報は持っていない
と言い切った。
前校長もあえて口出しせず放置した
過去がある。
運用をするＰＴＡ側の教育が重要だと
痛感します。

では早速下記の通り書式と様式を紹介
します。なおＥ-mailアドレス、電話番号
などは実在のものではありません。



【書式】
PTAへの個人情報漏えい事案への対応、
個人情報保護方針、個人情報保護規定、
個人情報保護施行細則

【様式】
個人情報管理台帳、個人情報事故報告書、
個人情報の開示等の依頼票、
個人情報の開示請求に関するご通知、
個人情報の訂正等のご通知、
個人情報の利用または提供の停止のご通知、
個人情報に関する苦情・相談対応票、
個人情報保護教育実施記録、
個人情報に関する内部監察報告書、
是正処置報告書、予防処置報告書、
利用目的変更同意書、
秘密保持及び個人情報保護に関する誓約書
個人情報保護関係組織図

PDF版はこちらです。
ワード版はこちらです。



様式の内訳を見ると開示・訂正・削除
請求への対応、役員委員への教育、
内部監査、苦情対応、個人情報を扱う
本部役員には誓約書まで用意されて
います。
細部までよく練った様式です。
ここまで後藤さんがこだわった理由は
何でしょうか。

以下のように後藤さんは考えています。

ＰＴＡを構成する保護者の個人情報保護
に対する認識は低いです。
毎年一定数の保護者が入れ替わります。
個人情報保護に理解がある保護者もいま　
すが、そうではない保護者もいて活動に
対する余分な仕事が増えると認識されて
います。
個人情報保護に対する過剰反応に嫌悪感
を抱く保護者もおります。
これは個人情報保護の理解が進んでい
ないためだと思われます。
ＰＴＡが収集する個人情報は氏名、
生徒氏名、住所、電話番号、Ｅ-mail
など基本的には項目だけです。
要配慮個人情報は集める必要はありま
せん（ただし、多くのPTAでは保護者
の活動免除のために※要配慮個人情報
を集める場合があります）。
改正個人情報保護法の趣旨に鑑みれば
PTAが加入者の個人情報を、責任を
持って管理しなければなりません。
一般保護者の目にPTAは任意加入であり
ＰＴＡに対する個人情報保護の意識改革
を進めるためにも厳格なる対応が必要と
思います。
個人情報取扱事業者になることにより、
今のような安易な考えで個人情報を
取扱うことが無いようにするべきです。
そのための労力をＰＴＡが払うことに
より社会からの信頼も得られると思い
ます。
利用目的の特定・公表、適正管理、　
第三者への提供、本人の権利と関与、
本人の権利への対応、苦情の処理、
違反時の罰則などがPTAで行われる
ようになれば保護者が安心して
個人情報を提供すると思います。


※本人の人種、信条、社会的身分、
病歴、犯罪の経歴、犯罪により害
を被った事実その他本人に対する
不当な差別、偏見その他の不利益
が生じないようにその取扱いに
配慮を要するものとして政令で
定める記述等が含まれる個人情報
をいう。
（個人情報保護法2条3項）。
また個人情報取扱事業者は、法令に
基づく一定の例外を除き、あらかじ
め本人の同意を得ないで、要配慮
個人情報を取得してはならない
（個人情報保護法17条2項）。


ここまで熟慮したＰＴＡがある一方で
何ら手を打っていないＰＴＡもあること
だろう。
後藤さんは拙ブログで公開を快諾して
下さったのは広く知って欲しいと願った
からではないかと推測します

法に則り適切な運営をするＰＴＡである
ならば私は敵対しようと思いません。
出来る人が出来る範囲で無理のない活動
をする。
会員になるにあたっては任意加入を周知
し、ＰＴＡ自らが入会届けでもって個人
情報を取得する。
適切に管理・運用するならば何ら問題が
ないと思います。
PTAは家族やＰＴＡ会員となる保護者の
要配慮個人情報を本人が嫌がるのに言わ
せる事は許されません。

桜が咲き新入生が学校の門をくぐる
時期がすぐそこまで来ています。
今まで適切ではない運営をしていた
ＰＴＡは今ならまだ改善をする余地
があります。
どうかこの機会に自校ＰＴＡの運営　
に違法性がないのかどうかよく考え
て欲しいと思います。


最後になりましたが、後藤美信さん、　
ご協力ありがとうございました。
大変貴重なよい資料をご提供いただき
ました。
参考にするＰＴＡもある事と思います。

また私の技術的に劣る点を補い助言や　
サポートくださったCさん、ありがとう
ございました。
今回もいろんな方に助けていただき
感謝しています。

今回はここまで。
では、次回！


【追記】
職場では定期的に個人情報保護法の理解が
出来ているかどうか○×二択のテストが
あります。10問程度の小テストです。
外部の講師を呼び研修？講演を聞く事も
あります。
継続的な教育は必要だと思っています。

来年度の児童数調査票

KKです。
寒いですね。雪が降り積もった
地域もあるようですね。
風邪など召さないようお気を付け
下さい。

さて、昨年の今頃、学校から配布
されたある書類に釘付けになった。
歴代校長名で全児童に配布される。
複数子どもがいる家庭は子どもの
人数分記入し提出する。

案内文には、○○市教育委員会の指示の
もと来年度の児童数を調査を実施する、
とある。
学級数や教職員数を決めるのに重要に
なるそうだ。

下記に写真を載せていますが、昨年と
今年ではすっかり様子が変わっています。
いやね、巷では個人情報に敏感な世の中
です。
ところが昨年まで配布された調査票は
個人情報に鈍感ではないかと思われる
内容でした。

写真にマーカーを引いている点がポイント
です。
問題部分のみご紹介します。


○転入についての情報のお願い
近隣の方やお知り合いの方で、本校に転入
予定のお子さんについてご存じの方がおら
れましたらお知らせ下さい。


○新1年生についての情報のお願い
昨年10月に、平成28年度入学予定児童の
就学時健康診断を行いました。
これ以降に○○校区に転入された(される)
お子さん、転出予定のお子さんをご存じの
方がおられましたらお知らせ下さい。
～以下略～

※尚、個人情報ですので、取り扱いには
十分ご注意ください。






昨年夏、教育委員会にお邪魔をした際
疑問をぶつけてみました。
ご近所さんや知り合いであっても、
他人の氏名、住所、電話番号などの
個人情報を相手側の同意もなく書け、
っておかしいのではありませんか？
こんな乱暴な話はありません。
信じられない。
教育委員会からの指示があれば、こんな
無茶な事も出来るのでしょうか？

教育委員会の人は、ゴニョゴニョ言って
ました。とりあえずコピーを差し上げて
おきました。
預かります、と確か言ってました。

※印の取り扱いには十分ご注意ください、
が意味不明です。
他人の個人情報を書かす方が問題なのに
何を言っているのか。
個人情報漏洩をそそのかしているのでは
ないでしょうか？
ビックリします。


次は最近配布された来年度児童数調査票
の写真です。
昨年と較べると不必要で問題がある箇所
が削除され、スッキリしています。
これが本来の形であり当たり前の調査票
だと感じています。

（在校生　現1～5年生）
今の段階で、来年度転出は、しない・予定
・するのいずれかに〇を付ける。
また転出（予定）のある人は何月頃か。
新住所と学校名（予定）を記入する。

（現6年生のみ）
校区○○中学校に進学は、する・未定
・○○中学校以外に進学するのいずれかに
〇を付ける。
○○中学校以外に進学ならば進学先
中学校名を記入する。

個人的な感想ですが、中学校の進学先まで
出来れば知らせたくないですね。
思い込みかもしれませんが中学校の
PTA役員選出に利用されそうな気が
します。
一応目的外には使用することはありません
とあるので信じようとは思います。
いかんせん信用度が低いです。





教育委員会の方のご尽力のお陰かどうか
分かりませんが、これでまたおかしな
慣例を一つ改める事が出来ました。


今後のPTA関連の情報を少し紹介します。
今年の5月末に改正個人情報保護法が施行
されます。

改正個人情報保護法の基本が分かり
やすいと思います。


取り扱う個人情報の数が5000件以下の
企業なども対象となります。
PTAや子ども会、自治会等も企業と同じ
扱いになり事業者となります。

個人情報の定義の明確化、要配慮個人
情報、匿名加工情報、個人情報保護指針、
トレーサビリティーの確保、
データベース提供罪、個人情報保護委員
会、個人情報の取り扱いのグローバル、
オプトアウト規定の厳格化、利用目的の
制限の緩和、小規模取扱事業者への対応。

要配慮個人情報、不当な差別や偏見が
生じないように人種、信条、病歴など
センシティブな情報について、本人の
同意を得て取得が原則義務化される。
本人の同意を得ない第三者提供の特例
(オプトアウト)を禁止する。

第三者への提供や提供を受ける際は、
取得経緯の確認・記録作成など
(トレーサビリティーの確保)が義務化
される。
記録義務が課されるため、書式の準備
などが必要となる。一定期間保存する。
提供者も受領者の氏名など一定期間
保存する。

オプトアウト手続きが厳格化されるため
対処が必要になる。
個人情報データベースなどで不正な利益を
図る目的で第三者に提供や盗用する行為を
処罰する。

個人情報を保存し管理する者は、個人情報
を取得する際は、何に使うか目的を決めて、
本人に伝える。
決めた目的以外の使用はしない。
安全管理措置、従業者の監督、委託先の管理、
不要となった個人データの消去、開示等請求、
個人データの第三者提供についての同意及び
取得等の義務化がされるという事になる
ようだ。

個人情報保護委員会が新設される。今までは
個人情報の数が5000件以下であれば個人情報
保護法の対象外であったが廃止される。
個人情報取り扱い事業者に対する監督権限を
各分野主務大臣から委員会に一元化される。


まだリサーチ中です。
頑張って勉強しなくては、と思っています。


教育委員会さん、学校関係者の方、
PTAの本部役員の方。
皆さん、法改正はすぐですよ。
準備に抜かりはないですか？
いろんな書類が間違いなく必要になる
事でしょう。
今までのやり方が通用しなくなる事が
大いにあると思います。

個人情報保護委員会による、『自治会・
同窓会向けの会員名簿を作る時の注意事項』
を紹介します。
PTAと似ているのできっと役立つことでしょう。


法改正を楽しみにしています。
近いうちに改正個人情報保護法関係で
ブログを書く予定です。

今回はここまで。
では、次回！

※リサーチして新たに分かったことは追加
していきます。
間違っていたらご連絡下さい。