その５６ 書類管理

私の知り合いの方で、営業部の部長として活躍されている方がいらっしゃいます。
ときどきメールで、私の仕事について話を聞いて頂いています。


最近では、頂いたメールの中に・・・


・・・「キル・ヤメル・ステル」改革を実行するにはこの発想が
必要のようです！５Ｓに通じますね・・・（一部抜粋）

という言葉がありました。この方はマネジメントや組織運営について
語っていたのですが、私はそれをヒントに書類管理を例に当てはめ
こんなメールを返信しました。


「書類管理について」
社内において、各自の「書類の所有量」はバラつきがあると思います。
机から溢れ出した状況の方は、不要品を処分せず溜めこんでいるのでしょう。

そこには
　・スペースのムダ
　・必要なモノを探すムダ
　・作業の邪魔
などが生じますが本人の自覚は想像以上に浅いです。

その解決策として
　・処分の期限を表記した配布物の発行
　・各種類（内容）ごとに保管期限を定め毎月各チームで回収
　・期限切れ書類を一掃する際は、一斉に取り組む時間を設ける
　・各チームは全員が提出した事を部長に報告
　・廃物は部でまとめて処理する

無駄なモノ持たせないシステム作りが大切です。
個人の責任に任せると必ず乱れます。

これにより
　・部で管理する書類
　・課で管理する書類
　・チームで管理する書類
　・個人で管理する書類
と明確になり、重複することなくシンプルになります
ルールを守らない人も明確になり、回を重ねる事により
これに要する時間も短縮されていきます。

特に期間限定のパンフレットなどは気を抜けはいくらでも
溜まっていき、限りあるスペースを占領します。
期間終了後に、全員回収すればその残量で発行部数のムダも把握できます。

形に見えるムダを排除できなくては、その先にある
見えないムダを見つける事は難しいのではないでしょうか？



企業と言う組織に当てはめ例えると、堅苦しい感じになりますが
家庭内でも同様の事が言えるんですよ。

・毎日の様に溜まっていく新聞
・一方的に送られてくるダイレクトメールにその他郵便物
・家族が持ち帰る配布物や雑誌
　　　　　　　　　　　　などなど・・・

「紙類」というひとつの分類においてもかなりの項目に分かれます。
これらを不用意に受け入れていると、限りあるスペースを脅かすのです。
各家庭において、インプットの量や種類はまちまちです。
分類分けや処分にストレスを感じる量まで溜めずに
アウトプットするシステム作りを考えてみましょう。

・期限を決めて保管するもの
・目を通したら処分するもの
・家族単位で管理するもの
・個人単位で管理するもの

これらを明確にするだけで、分類の際に迷うことなく処理出来ます。
ルールを決めず、曖昧にすると「とりあえず、置いておく」という
負のスパイラルにはまってしまい、エンドレスに溜まってしまうのです。

そして、溜まったものを一度に仕分ける事は多大なエネルギーを
必要とする為、ついつい見て見ぬフリをして・・・。(笑)





　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　試してみてね















なるほど！と思っても、掃除や片付けが苦手な人・忙しい人は店長にご相談下さいね。