私の知り合いの方で、営業部の部長として活躍されている方がいらっしゃいます。
ときどきメールで、私の仕事について話を聞いて頂いています。
最近では、頂いたメールの中に・・・
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・・・「キル・ヤメル・ステル」改革を実行するにはこの発想が
必要のようです!5Sに通じますね・・・(一部抜粋)
という言葉がありました。この方はマネジメントや組織運営について
語っていたのですが、私はそれをヒントに書類管理を例に当てはめ
こんなメールを返信しました。
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「書類管理について」
社内において、各自の「書類の所有量」はバラつきがあると思います。
机から溢れ出した状況の方は、不要品を処分せず溜めこんでいるのでしょう。
そこには
・スペースのムダ
・必要なモノを探すムダ
・作業の邪魔
などが生じますが本人の自覚は想像以上に浅いです。
その解決策として
・処分の期限を表記した配布物の発行
・各種類(内容)ごとに保管期限を定め毎月各チームで回収
・期限切れ書類を一掃する際は、一斉に取り組む時間を設ける
・各チームは全員が提出した事を部長に報告
・廃物は部でまとめて処理する
無駄なモノ持たせないシステム作りが大切です。
個人の責任に任せると必ず乱れます。
これにより
・部で管理する書類
・課で管理する書類
・チームで管理する書類
・個人で管理する書類
と明確になり、重複することなくシンプルになります
ルールを守らない人も明確になり、回を重ねる事により
これに要する時間も短縮されていきます。
特に期間限定のパンフレットなどは気を抜けはいくらでも
溜まっていき、限りあるスペースを占領します。
期間終了後に、全員回収すればその残量で発行部数のムダも把握できます。
形に見えるムダを排除できなくては、その先にある
見えないムダを見つける事は難しいのではないでしょうか?
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企業と言う組織に当てはめ例えると、堅苦しい感じになりますが
家庭内でも同様の事が言えるんですよ。
・毎日の様に溜まっていく新聞
・一方的に送られてくるダイレクトメールにその他郵便物
・家族が持ち帰る配布物や雑誌
などなど・・・
「紙類」というひとつの分類においてもかなりの項目に分かれます。
これらを不用意に受け入れていると、限りあるスペースを脅かすのです。
各家庭において、インプットの量や種類はまちまちです。
分類分けや処分にストレスを感じる量まで溜めずに
アウトプットするシステム作りを考えてみましょう。
・期限を決めて保管するもの
・目を通したら処分するもの
・家族単位で管理するもの
・個人単位で管理するもの
これらを明確にするだけで、分類の際に迷うことなく処理出来ます。
ルールを決めず、曖昧にすると「とりあえず、置いておく」という
負のスパイラルにはまってしまい、エンドレスに溜まってしまうのです。
そして、溜まったものを一度に仕分ける事は多大なエネルギーを
必要とする為、ついつい見て見ぬフリをして・・・。(笑)
試してみてね
なるほど!と思っても、掃除や片付けが苦手な人・忙しい人は店長に
ご相談下さいね。