お客様からの預かり品には「修理引換券」をお渡しして後日、取りに来ていただく際に交換して対応しています。
こちらは当店側の控えになりますが、「後々色々と確認がし易いように」「お客様への連絡履歴も判りやすく」「お渡し時にお待たせしないように」「文字では無く”〇”記入で平易に」「記入部分削減」など当店側の「より良く」の思いが詰まって今の形になっています。過去何回改定したか記憶に残っていません。
このような控えも自作しているので、いつでも都合良く変更が出来ることは良い事と思っています。また反省材料も見つけ次第改定し、全て交換しているので紙の無駄は多少ありますが、「お客様に迷惑を掛けない」ことを最優先事項しています
昨日の事ですが、昨年受けた修理品、当店では手に負えず『修理会社』へ見積お願いしているご依頼品の、見積書と当店控えが発見されました。
当店控えには、「金額と納期」は記してあるものの、連絡履歴に記入がありません。
「お客様に対して非常に長い期間見積連絡を放置してしまったのでは無いか？」と大いに焦りました。修理会社からの連絡が週末の場合、当店が日曜日お休みである兼ね合いもあり、翌週明けに連絡する場合が多くあります。もしかしたらそのタイミングで見逃し続けてしまったのではないか？
父は「連絡していたと思う」と記憶していますが、私は一切記憶にありません･･･
お客様にご迷惑お掛けしている可能性が高いと判断し、本日素直に謝ってお返事頂こうとご連絡しましたが、不在で連絡つかず･･･
数時間後にお客様から折り返しのお電話があり第一声が「電話しようと思っていました。今回の修理は予算と合わないのでキャンセルしたいと思います」とのお返事。キャンセルになったのは残念ですが、お客様に対して失礼なことはしておらず、当方の履歴残していない事による、勘違いであったとの結論に至りました。昨年からの依頼品増加に併せて、連絡不備が無いように工夫し続けていますが、『仕組み』に自信が無い部分もあり今回のような事例になってしまったと考えています。
「キチンと記録する」ことが最優先課題です。
複数の作業が同時進行していたり、お客様の来店で記入等一時停止してしまうこともありますが、今まで以上に気を使い間違いが無いように努めるキッカケとなれば良いと思います。
