支離滅裂になる前に、言いたいことを伝える方法

心のなかで「結論から言うと」とつぶやけば、
いやでも簡潔で具体的な指示になるはずです。

「（結論から言うと）A社との契約の進行状況を確認したい。
　今改めて報告してくれ」
「（結論から言うと）次回の打ち合わせには私も出席する。
　スケジュールは向こうに合わせるから、一週間以内でアポを取ってくれ。」

このように簡潔な指示を出せば、部下は正しく理解できるし、
わからないところや確認したいところは進んで質問するようになります。

　（「どうしてあなたは部下とうまくいかないのか？」　著：堀之内 高久、フォレスト出版より引用）

■内容：
話をしている途中で、自分でも何を言っているのかわからなくなって
困った経験のあるあなたへ。
この「結論から言うと」というフレーズを使えば、
・せりふを口に出す前に、自分が一番伝えたいメッセージを頭の中で反芻できる
・コメントが支離滅裂になる前に、もっとも重要なことは伝えきれる
というメリットがあります。
また、このフレーズは、上司jから部下への指示出しだけではなく、
報告やプレゼンなどでも、幅広く使えると思います。

使いこなすためのコツは、ただ一つだけ。
「結論」を詰め込みすぎないことです。詰め込みすぎると、
一つひとつはどんなにわかりやすいものでも、頭に入りきらないからです。

わかりやすく表現するために意識したいルール

自分の書いた文章（blogでも企画書でも）を読んでもらうときや、
プレゼンでチャートを説明しているときに、
どうも自分の意図が相手に伝わっていないように思う。
でも、どうすればよくなるのかはわからない。
そんな経験はないでしょうか。

エンジニアの藤沢 晃治氏が、「分かりやすい表現の技術」という著書の中で、
「分かりにくくする犯人」と「分かりやすくするためのルール」を
まとめてくれています。その内容を、一部手を加えて紹介します。

○「読み手にとってのわかりやすさ」を意識する
・受け手をお客様と考えているか
・受け手のプロフィールや、前提知識の多さなどを意識しているか
・受け手の関心を高めるための工夫をしているか

○「一度で理解できて、誤解されない」表現をする
・大前提を説明しているか
・複数の解釈をしてしまうような表現を使っていないか
・一度に多くの量をつめこもうとしていないか
・受け手の理解の速さ以上に、情報を伝えようとしていないか
・受け手は一度にそれを全部理解できるのか
・具体的な情報を示しているか

○「情報と情報のつながり」を説明する
・まず全体地図を与え、その後は現在位置を確認するようにしているか
・情報を共通項でくくれないか
・情報と情報の相互関係を明示しているか
・情報の受信順序を明示しているか
・情報を見分けやすくするための工夫をしているか

自分にとってはよくわかるんだけど、他の人には難しいようであれば、
一番上を意識しましょう。
同様に、一つひとつの文の意味さえよくわからないようであれば２番目を、
一つひとつの意味はわかったんだけど、全体でいいたかったことが伝わらない場合は、
３番目を意識するようにしましょう。
それで、文章は相当分かりやすくなるのです。

■出典：
「分かりやすい表現の技術」
著者：藤沢 晃治
出版社：講談社ブルーバックス

メッセージに合ったチャートを作る

企画書やプレゼンのスライドを、文字コテコテでなく、
わかりやすいチャート中心で作れるようになりたい。

マッキンゼーのビジュアル・コミュニケーション・ディレクターである
ジーン・ゼレズニー氏は、「伝えたいメッセージに合わせたチャートの選び方」を
教えてくれています。
※ここで言うチャートとは、主に定量分析で使われるものを想定しています。

チャート作りは、以下のステップで進みます。
○メッセージを決める
○メッセージに合った比較方法を見極める
○比較方法に合ったチャートを選択する
○メッセージが目立つようにチャートを加工する

そう、とりあえず数字を分析したものをグラフ化してみましたではなく、
伝えたいメッセージありきなのです。

このステップにおける肝は、比較方法と各比較方法に応じたチャートの選択方法です。
比較方法には、５つの種類があります。すべてのメッセージはこのうちのどれかに
必ず行き着くのです。

（１）コンポーネント比較法
→全体における各パートの比率を、パーセンテージで表すものをいいます。
　（例）昨年度の当社のマーケットシェアは、業界売上の１０％だ。
→円グラフか、棒グラフで表す。

（２）アイテム比較法
→複数のアイテムの順位を比較して、他と同じか多いか少ないかを表す。
　（例）当社の売上は、業界３位である。
→横棒グラフで表す。

（３）時系列比較法
→ある値が、数週間、数ヶ月、数四半期、数年の間、どういう傾向で推移しているか
　を示す。
　（例）当社の売上は、１月以降着実に上昇してきた。
→棒グラフか、比較する数が多い場合は線グラフで表す。

（４）頻度分布比較法
→連続的な数値レンジ内に、アイテムのうちのいくつが該当するかを表す。
　いわゆるヒストグラムと同じ。
　（例）当社の従業員の年齢分布は、競合他社のものと全く異なっている。
→棒グラフで表す。

（５）相関比較法
→２つの変数の関係が通常予測するパターンに従っているか、または
　従っていないかを示す。
　（例）価格の引き下げと販売個数の増加には相関がある。
→横棒グラフか、点グラフで表す。


■出典：
「マッキンゼー流 図解の技術」
著者：ジーン・ゼレズニー
出版社：東洋経済新報社

古谷流 プレゼンのコツ

プレゼンテーションのコツは以下の３つだそうです。
○声を大きく
→張りのある声で語ると説得力が増す。
○スライドを見ない
→聞き手の方を見ること。説得力が増すし、顧客の反応を見て、
　臨機応変に説明を変えられる。
○テンポを変える
→聞き手が飽きないよう、メリハリをつける。

これはプレゼンで話すことのコツでしたが、
本番前の練習のコツも紹介されています。
○前日に一回だけザッとパッケージ全体を通しておく
→どのくらい時間がかかるか、どんな言い回しをするといいかという
　感覚をつかむ
○当日に、サラッとパッケージ全体を流す
→短時間でやっておくことで、個々のスライドの細かい内容ではなく、
　結局「何がいいたいのか」だけが残る
○直前の出だしの言い回しを改めて反復する
→最初の５分を乗り切れば、あとはいくらでも言葉が口をついて出てくる。

シーンメーキング

実は、事前準備はこれだけで終わりではありません。
もう一つ重要な技術があります。それがシーンメーキングです。

実際の商談の場面を、できる限り具体的に、詳細に、臨場感を持って
想定することです。
商談の流れに沿って、顧客の心の流れを想定するのです。

まずは、これまでの商談で示した発言や反応、社内での立場、
置かれた状況、その人柄などについて、
メンバー全員が持っている情報を確認します。

そして、当方のプレゼンや説明に対して、顧客が何を感じるか、
どのような疑問を持つか、どのような質問をしてくるか、
何に賛同していただけそうか。それを具体的に想像するのです。

（２）（３）の予行演習で発表者の立場から、
このシーンメーキングで顧客の立場から、商談の流れを読むのです。


さらに商談の直後には、メンバー全員で反省会を行い、商談の内容を省みます。

反省会では、何をするのでしょうか。
○商談の場で、顧客から出た発言や意見をふり返る
○商談の場での、顧客の表情や反応をふり返る
　（商談中はアイコンタクトなどで、言外の表情を読み取ります）
○商談の後で、顧客内部で起こるであろう反応を予測する
この３つのことを実施するのです。

そのときに、シーンメーキングで、
顧客の反応を予測しておいたことが役に立つのです。
想定と現実とでどこが違ったかをふり返り、その違いはなぜ起こったのかを
思いめぐらすのです。

小規模プレゼンの予行演習

逆に、小さな会議室などで少数の顧客に対してプレゼンをする場合は、
どのように準備をするのがよいでしょうか。

これは、大掛かりでなく、一人でもできる方法が望ましいです。
内声プレゼンです。
内声、すなわち声を出さずに、心の中で声を出しながら、プレゼンするのです。

これを行う目的は、「つなぎの言葉を明確にする」ことにあります。

プレゼンは通常複数枚のスライドを用いて行います。
１つ１つのスライドについては文章で書いていますし、説明は簡単です。
しかし、スライドをつなぐ言葉については、スライドには書いていません。
（例えば、「それは、なぜかと申し上げれば」「その理由は３つあります。
　次からその３つの理由について説明します。まず1つ目は」などです。）
それは発表者がプレゼンの中で、カバーしないといけない領域です。
そして、これを失敗すると、プレゼンが聞きにくくなってしまいます。

「つなぎの言葉」を考えるには、実際に説明を行ってみることが一番です。
言葉が上手くつながらないところは、
論理の流れ（スライドの順序など）が不明瞭であったり、
論旨の一貫性が取れていなかったりするところです。

内声プレゼンによって、それに気づくことができ、改善するチャンスが生まれるのです。

大規模プレゼンの予行演習

田坂さんは、商談に臨む前に徹底的に準備を行う必要性を説いています。
商談の状況をできるだけ実際に近い形で模擬し、その状況のもとで、
予定された時間の割り振りに従って、商談をやってみるのです。

それでは、どのように予行演習を行えばよいのでしょうか。
まずは、大会議室などを使った、多数の顧客に対するプレゼンの場合です。

司会者と発表者は、もちろん本番の通りに進行します。
それに加えて、タイムキーパーと模擬顧客という役割を置くのです。

タイムキーパーの役割は、
発表者のプレゼン時間の総計と途中でのラップを記録することです。
全体で何分かかったかはもちろん、各パートで何分かかったのかも押さえておきます。
○プレゼン全体の時間調整を行う
○本番で急遽予定変更などで時間が取れなくなったときに、
　コアの部分だけに絞って提案できるための準備を行う
ために役立ちます。

一方の模擬顧客は、プレゼンを聞きながら２つの観点でチェックをするのが役割です。
その観点とは、
○プレゼンの形式は適切か（スライドの読みやすさ、配布資料の読みやすさ、
　言葉での説明の聞き取りやすさ）
○プレゼンの内容やニュアンスは適切か（論旨は明快か、時間配分の適否、
　強調すべき点が伝わっているかなど）
という２つです。

このようなフィードバックを受けて、プレゼンの調整を行うのです。