Ｅｘｃｅｌの便利技（INDEX関数）

皆さん、こんばんは。(^.^)

今日は、またまた、秋期から開講する新しい講座をご担当いただく先生にお越しいただき、お話をさせていただきました。
他にも、別講座のお話も進んでおり、こちらも何とか開講できそうです。

新しいことを始めるのってワクワクします。
また、ご案内を出させていただきますので、よろしくお願いしますね。


ところで、昨日の問題って考えてみられた方、ありますか？

実は、ＩＮＤＥＸ（インデックス）関数というものを使うと、とても簡単にできるのです。
データファイルをアップしておきましたので、よろしかったら、使ってみてくださいね。

ちなみに、このデータのＡ１からＡ２０の内容を別の言葉に入力し直すだけで、カードも自動的に完成します。


手順は次のとおりです。

昨日のデータと同じシート内に作っても良いのですが、行高を変更したいので、別のシートに作ってみるとします。

１．別シートを開きます。

２．仮にセルＡ１～Ｄ５に1～20の数値を入力します。


３．科目カードを作りたい先頭セルをクリックします。（例：セルＡ８）

４．「関数の挿入（fx）」から「INDEX」を選択します。

５．「配列…」が選ばれている状態で、「ＯＫ」をクリックします。

６．「配列」のボックス内にカーソルがある状態で、データが入力してあるシートに切り替えます。

７．データ範囲（Ａ１：Ａ２０）を選択します。

８．他のセルにコピーしますので、「Ｆ４」を押して絶対参照にします。

９．「行番号」のボックス内にカーソルを移動し、行番号を示すセル（Ａ１）をクリックします。

10．「列番号」は、今回はＡ列のみなので、省略可能です。

11．これで、セルＡ８に「租税公課」が入ります。

12．この数式を縦方向に５行分コピーし、そのまま、横方向に４列分コピーします。

13．後は、列幅や行高を変更し、文字の配置（例：「均等割り付け（インデント）1」を整えれば、昨日、ご案内したようなお好みのカードが完成します。



他にも、宅配便の発地と着地を参照して宅配料金を求めるとか、色んな活用方法が考えられると思いますので、是非、ご活用くださいね。(^_-)-☆


教室のツバメは、とうとう２羽が巣立ち、残り３羽になってしまいました。
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差込印刷の応用課題にチャレンジ！（その3）

皆さん、こんばんは。(^.^)

今夜はスマホ＆タブレット講座で、「Facebook」まで入る予定でしたが、「Dropbox」だけで終わってしまいました。

でも、皆さんの笑顔のお写真を撮らせていただいたので、ＯＴＳのホームページにアップさせていただこうと思います。
ホームページは、まだ、作成中ですので、完成したらご案内させていただきますね。

生徒さんのお一人Ｏさんが教室の入り口に貼っておいた紙に気づかれて、「一眼レフカメラ講座」に興味を持たれました。
「どんな先生？」とかってお話になって、先生のお顔や撮影されたお写真をお見せすることに…。

いやぁ、まだ、募集も掛けていないし、何より、今日貼ったばっかりなのに、ビックリ、ビックリです。
改めて募集させていただきますが、９月から毎月第１火曜日の13：00～15：00の予定で、一眼レフカメラ講座を開講予定です。
ご希望の方がありましたら、お早めにご連絡くださいね。
私は、カメラの選択からご相談に乗っていただかないと、です。


さて、それは置いておきまして～。
差込印刷の応用課題（2）になります。

先日の作品を、少しアレンジしてみます。


まずは、差込印刷で使用するファイルを指定するところまでは同じです。

次に何をするかというと、例えば、幼稚園や小学校でクラス別に名前カードの色を塗り分けたいというような要求が出て来たとします。

今回は、データに追加した性別を利用して、例えば、男性のカードはブルー系、女性のカードはオレンジ系で塗りつぶしてみることにします。

「差し込むデータファイルを指定する」作業までは同じになります。

次に、「差し込みフィールドの挿入」に進むわけですが、その前に1手順加えます。

１．「アドレス帳の編集」をクリックします。
※ 「宛先の選択」ボタンの右側にあります。

２．表示されたウィンドウの右下に表示されている「アドレス帳の絞り込み」から「フィルター」をクリックします。

３．「フィールド」の▼から「性別」を選択します。

４．真ん中の条件は「が値と等しい」を選択します。

５．「値」のボックスに「男」と入力します。

６．「ＯＫ」をクリックします。

７．これで男性だけ抜き出せましたので、更に「ＯＫ」をクリックします。

８．後は、通常どおり、フィールドを挿入します。
※ 設定は前回同様にしました。

９．表内にカーソルを移動して、上部に表示される表の選択ハンドルで表全体を選択します。

10．塗りつぶしの色を好みの色に設定します。

11．完成したら、名前を付けて保存しておきます。
（例：男性カード）


12．続いて、「アドレス帳の編集」をクリックし、「女」でフィルターを掛けると、一瞬の間に女性のカードが出来上がります。

13．後は、塗りつぶしの色を変更して、別名（女性カード）で保存をすればＯＫです。

ちなみに、２件目のデータは１行目が長過ぎたので、フォントサイズで調整しました。



どうでしょうか？
今回は簡単に男性と女性だけにしてみましたが、例えば、クラス別に色分けするとか、県名別に色分けするとかして作成すると、色で、すぐに分かるので便利ですね。


これは、ＦＢで書き込まれた質問に対してのご返事になるのですが、ラベル作成で色分けするという発想はなかったので、アイデアの良い勉強をさせていただいたと思います。

また、普段は使ったことがなかった「アドレス帳の編集」ボタンも便利でした。
昔は、フィルターを掛けようとすると、ＱＵＥＲＹ（クエリー）を使用したんですけどね。

「ＱＵＥＲＹって何？」っていう方は、是非、アクセスのお勉強をしてみてくださいね。(^_-)-☆

こうしてみると、パソコンってどんどんいろんな方向に発展して行くので、本当に面白いですね。


教室のツバメも元気に育っています。
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差込印刷の応用課題にチャレンジ！（その2）

皆さん、こんばんは。（^.^）
昨日のデータ作成をされた方はありますでしょうか？

では、今夜は、課題1を作ってみたいと思います。

「メイン文書の種類を指定する」
では、（7）の用紙の製品番号だけ変更してみました。
作成したカードを、会合時の名札として使用できるように、ラベル屋さんのテキストの名刺作成で使用する「51131」を選んでみました。


「差し込むデータファイルを指定する」
では、（6）の差し込むデータファイルを昨夜作成した「会社一覧2」にします。


「差込フィールドの挿入」
では、下図の完成例のように配置してみましょう。


フォントやフォントサイズ、配置はお好みに設定してください。
ちなみに、サンプルの完成例は、次のように設定しました。
1行目：空白
2行目：14ポイント
3行目：空白
4行目：空白
5行目：26ポイント

挿入するフィールドは、次のようになります。
2行目：半角スペース<<会社名>>（<<都県>>）
5行目：全角スペース<<担当者名>>全角スペース様

「編集したラベルの内容を他の枠にも反映する」及び、「差込結果を表示する」は、テキストどおりで結構です。

本日は、ここまでとさせていただきます。
明日、更にこれを発展させて仕上げてみます。


別件ですが、来週のタブレット講座は、いよいよ、Facebookに入ります。
日本でのユーザーが1,000万人にも上ると言われている巨大ＳＮＳ（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）！
補助プリントを使用して、主にセキュリティ面に関する補足を加えますが、不必要な個人情報を晒さないようにすれば、むやみに心配する必要はありません。
皆さんで楽しみましょう。＼(^o^)／


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差込印刷の応用課題にチャレンジ！（その1）

皆さん、こんばんは。（^.^）

こちらをご覧くださっている方は、既に、実務お役立ち編2010（Word）の学習は終了されていますでしょうか？

まだの方は、これを機会に、是非、学習されてみてください。
ちょっと知っておかれると、とても便利な機能です。
もちろん、ワード2007でもＯＫです。

その中のP.65～P.80に、第5章として差込印刷（宛名ラベル）が紹介してあるかと思います。

完成例のページをご紹介すると、こ～んな風になっていたかと思います。


エクセルで作成した住所録を利用して、宛名ラベルを作成するというものです。
ワードの「差込印刷」という機能を使うと、簡単にできるんでしたね。

このラベルは、一般的なフォームで、
郵便番号
住所
　会社名
　　お名前　様
という感じでフィールドを挿入しました。
1枚の仕上がりは、こんな感じでしたね。



そこで、今日は、これを応用課題にアレンジしてみようと思います。

フェイスブックでご質問として書き込まれていた内容で、課題として利用させていただいても良いというご許可をいただきました。
もちろん、ご質問内容のままではなく、アレンジしてみます。


では、これ以降が課題になります。


１．第４章で作成したExcelデータ「会社一覧」を開きましょう。

２．Ｃ列に列挿入をしましょう。

３．セルＣ１に「性別」と入力しましょう。

４．セルＣ２～Ｃ11に「男」または「女」と入力しましょう。
※「子」「江」「恵」が付く方が女性です。

５．Ｃ列の列幅や配置を適宜調整しましょう。

６．Ｅ列に列挿入をしましょう。

７．セルＥ１に「都/県」と入力しましょう。

８．セルＥ２に、関数を用いて、セルＦ２から都名や県名を抜き出しましょう。
※ヒント：セルＦ２の左から３文字を抜き出すことになるので、LEFT関数を用います。
※解　答：=LEFT(F2,3)
※LEFT関数については、新Excel中級プラスP.113～P.115に詳しく書いてありますので、ご参照くださいね。

９．セルＥ２の数式をセルE11までコピーしましょう。

10．Ｅ列の配置を調整しましょう。

11．「会社一覧2」と名前を付けて保存しましょう。

今日は、データ加工までにしておきますね。
明日、課題1を書いてみようと思います。



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Ｅｘｃｅｌ便利技（ドロップダウンリスト）

「弥生会計」や「弥生給与」では、電卓を表示するために、[Alt]＋[↓]のショートカットキーを頻繁に使用します。

では、他のソフトではどうでしょうか？


例えば、Excelでこんなデータを入力しているとします。


続いて、6/19の部分に仮に「新エクセル2010中級」を入力したいとします。

オートコンプリート機能を使って入力しようとすると、「新エクセル2010」までは、すべて同じなので、最低でも、次の「中」までは入力する必要があり、かなり厄介ですよね。

そこで、こんな時に活用すると便利なのが、前述の[Alt]＋[↓]のショートカットキーです。

こんな風に、その列に入力してあるリストが表示されますので、[↓]キーなどで、該当の品名まで移動して、[Enter]キーを押せばＯＫです。


ちょっと、知っておくと便利じゃないでしょうか？


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