To do リスト

仕事する時のタスクマネジメントに、To doリストを書く人がいます。
要は、今日やるべき事をリストにして書き出し、終わったら消していってやり残しをなくしていくわけです。
仕事でなくても、例えば休日の朝にその日一日することを考える時にも使えますね。

私もこういうリストを書きますが、人によってどんな書式・ツールを使うかは様々なようです。

一番単純なのは、紙に今日やることを思いつく順に羅列する形式でしょうか。
とりあえず一番シンプルで分かりやすい、まさに備忘録です。

少し凝ってくると、リストの内容の分類が進みます。
この分類の仕方こそが人によって千差万別だと思います。

いくつか挙げてみると、例えば用件のカテゴリーごとにスペースを作っておいて、そこにそのカテゴリーの用事を書き出す形式。
「プロジェクトA関係」とか「XX社向け」とか銘打ったマスを作っておいて、そこに関連する用事を書き入れるわけです。

または、最近は絵でこうした用件を書いていくやり方もあるようです。
気になるものは大きな吹き出しで、どうでもいいものは小さく、など。
頭の中のイメージがすっきり表せて、こうしたビジュアル化を推奨する先進的な人は結構いるみたいです。

他にも、用件を相手や案件別でなく、自分にとっての意味で区別する方法もあります。
例えば、重要度と緊急性の二つの軸で4つのマスを作り、「重要かつ緊急」なものを最優先に、「重要でなく緊急でない」ものを最後にまわす、というようなやり方。
こういう枠組み自体は他にも提唱している人がいるし、理屈っぽくて嫌なのですが、分かりやすいので普段はこの書式を使っています。

この方法のポイントは、何が重要で何が重要でないか、また何が緊急で何が緊急でないかの仕分けの定義にあると思います。
まともに考えると結構仕分けが大変なので、「何となく」で仕分けてしまう考え方もありそう。
ただ、個人的には「何となく」で分けるならビジュアルの方がより自由で良いと思ってしまいます。

そこであれこれ考えた挙句、

＋「緊急性」の定義は、締め切りが今日中か明日以降か
＋「重要性」の定義は、相手がいるかいないか

で落ち着いています。
「重要性」の定義はもっと多面的であり得ますが、あまり複雑だと仕分けるのに時間がかかる。
そして人とコラボレーションして人の力を借りるタスクこそ、自分の成果を乗数的に増していく上で重要。
そう考えてこんな仕分けにしています。
（これならかなりの程度自動的に仕分けできます）

もちろん、自分ひとりで考える重要なタスクもあるのですが、元々考えるのが好きなせいか、そういうタスクは放っておいてもやってしまうことが多いようです。
また他にも3パターンくらい考えたのですが、自分にはこういう区切りがあっているようです。

もっとIT化の進んだヒトは携帯とかPDAとかパソコンを効果的に使っているのかもしれません。
いずれにしても、自分がしっくりくるやり方を見つけるのが一番なんでしょうね。