関屋分水の桜

本当は昨日（4月11日）に投稿しようと思っていたのだが、昼間の疲れから早々眠ってしまったので、今日（4月12日）の投稿になった。

関屋分水河口付近の土手の桜は結構見ごたえがあり、他の桜の名所に行かなくても十分に桜が楽しめる。

一昨日（4月10日）までは、中にはほぼ満開の木もあったが、平均的に見ると七、八分咲きの木が多く、中には五、六分咲きの木もあった。

ところが、一昨日、昨日の暖かさで一気にほとんどの木が満開になった。

今年は、土手まで何回も足を運んだのだが、たった30分の往復の間に咲き方が変わる（開花が進む）ことには驚かされた。

土手の桜をご堪能あれ。

因みに、サクラの花弁はこんな。

ロバート会議規則（１３）

議案とその用い方

今回も少々長めです。

議案の種類

　会議（会合）は、議案を審議（討議）するための機構です。議案が情報提供だけで議論が必要のない会議もありますが、例外的です。議案には主義案と２次的議案があります。

　２次的議案はさらに、補助議案、優先議案、付随議案があります。これを図的に示すと、以下のようになります。

　議案

・主義案

・２次的議案

　　・補助議案

　　・優先議案

　　・付随議案

　以下で、各議案を説明します。

　議案を提案するときは、英語では「I move ---」という決まり文句を使いますが、日本の会議ではこのような決まり文句はないと思います。私は、「私は議案を提出したいと思います。提出する議案の内容は・・・です。」という言い方がいいのではないかと思います。このような言い方をする理由は、英語のI moveと同じように、会議場にいる構成員に対して、まず、「議案を提案するんだ。」という注意喚起ができるからです。

（ア）主義案

　組織として特定の決定をする、特定の意見を表明するための議案です。

（イ）２次的議案

　主義案が審議中かつ表決する前に提出される主義案の変更、会議の進め方、会議の手順を正すことに関する議案です。

（イ－１）補助議案

　審議中の主義案の表現を変更したり、委員会に送ったり（付託したり）、審議を先送りしたりするための議案です。

　補助議案にはいくつかの種類があり、それらには優先順位が付けられています。複数の補助議案が提案されているときは、上位の優先順位の補助議案から順に審議が行われます。

（イ－２）優先議案

　休憩をとるべきだ、閉会すべきだ等、審議中の議案とは直接関係しないが、会議に出席している構成員の福利厚生に関わる議案です。

　優先議案は他のいかなる議案よりも先に処理されなければならない議案です。

（イ－３）付随議案

　適正な手続きが確実にとられるようにする、手続き上の誤りを正す、表決が正しいものであるかを確かめるなど、議事運営の手順に関する議案です。この議案は他の議案の審議が開始される前に処理しなければなりません。

　

なお、上記３つの2次的議案は最もよく利用される種類の議案であり、このほかにも2次的議案はあります。2次的議案には、議論が可能なもの不可能なもの、修正が可能なもの不可能なものなどがあります。これらは別途説明したいと思います。

 

決定にいたるまでの諸段階

　ここでは、主義案がどのように提案されて、決定（表決）されるのかを示します。

（ア）会議に出席している構成員が発言を求める

当該構成員は、「議長」と言いながら挙手をして発言を求めます。

「民主主義の文法」では、立ち上がるとしていますが、日本では挙手が慣例化していますし、それでいいと思います。

（イ）議長によって発言が許可される

　議長が当該構成員に発言を許可します。このとき、可能であれば、構成員の名前を呼んで発言許可を与えることが望ましいと思います。例えば、議長が「〇〇さん、ご発言ください。」と言います。これは、会議場にいる構成員に誰が発言権を持っているかを知らしめる効果がありますし、とりわけ、複数の構成員が発言を求めているときには重要なことです。大きな会議や会合の頻度が高くなく、構成員の名前を憶えていないときなどは、座席を指定制にし、座席表によって名前がわかるようにしておくとよいと思います。あるいは、発言を求めるとき「議長、〇〇です。発言を求めます。」といって、自分の名前を言うのもいい方法かもしれません。

（ウ）議案が提出される

　発言者は、「私は議案を提出したいと思います。提出する議案の内容は・・・です。」と言って、議案を提出します。

（エ）議案が支持（セカンド）される

　会議場にいる誰かが、「議案を支持（セカンド）します。」と言います。この発言をする人は、挙手をしたり立ち上がったり、また、議長から発言権を認めてもらう必要はありません。

1人以上の支持（セカンド）があれば議案は取り上げられます。

　もし、誰も、支持（セカンド）の発言をしない場合、提案された議案は取り上げられません。このとき議長は、「ご提案頂いた議案は会場から支持（セカンド）がありませんでしたので、議案として取り上げません。」と言って、次の議案に移ります。

　支持（セカンド）が一人でいいというのは、会場にその議案を取り上げるべきだと考えている構成員が2人以上いれば、討議する価値があるとロバートさんは言っているそうです（「民主主義の文法」）。なお、私がRobert’s Rules of Order Newly Revised読んだ限り、ロバートさんは、「たった一人の思いのために、会議の時間を費やすべきでない」と考えているようです）。

（オ）議長が、議案が取り上げられることを宣言する

　議長が、「支持（セカンド）がありましたので、議案『□□』は議題として取り上げます。」と宣言します。このとき、『□□』と議案を繰り返すことが重要です。これは、議案提案者及び会場にいる構成員に何が議題であるかを再確認・確認させるために重要です。

　長い議案、込み入った議案は、議案提案者に書面で議案を提出させることも重要だと考えます。

（カ）討議（審議）が行われる

　議長が、「それでは討議を始めてください。」と言って、討議の開始を促します。

　議論は、発言権を与えられたものだけが発言し、その発言を他の構成員は遮ってはいけません。討議は例えば次のように進められます。

　・構成員Ａ：「議長、発言を求めます。」

　・議長：「〇〇さん、発言をどうぞ。」

　・構成員Ａ：「私は、・・・」

　　発言の終了があいまいな場合は次のように言うことがあります。

　・議長：「〇〇さん、以上でよろしいですか？」

　　発言権のある構成員（ここでは構成員Ａ）の発言が終わっても、発言を求める者がいない場合、次のように言うことがあります。

　・議長：「他にご意見のある方はいらっしゃいませんか？」

　会議場に出席している構成員が討議（審議）の継続を望んでいる場合、討議（審議）は継続されるべきです。即ち、議長が会議場にそれ以上の意見がないと判断する場合、あるいは、討議（審議）短縮や、討議（審議）終了の表決がなされている場合を除いて、討議（審議）は継続されるべきです。

（キ）議長が議案の可否を表決により問う

　討議（審議）が終了したと判断される場合、あるは議（審議）短縮や、討議（審議）終了の表決がなされている場合、議長が表決に移行する旨宣言し、表決を行います。以下、声による表決を例に進め方を例示します。

　①議長が声による表決に移る旨を宣言する

　　「それでは、これから声による表決に移ります。」

　②議長が議案を反復する

　　「表決する議案は『▢▢』です。」

　　これは①と一緒にし、「それでは、これから議案は『▢▢』に関する表決を声による表決により行います。」でもいいと思います。

　③「この議案に賛成の方は、『賛成』と言ってください。・・・賛成の数を把握する・・・。ではこの議案に反対の方は、『反対』と言ってください。・・・反対票の数を把握する・・・」

（ク）議長が表決の結果を会議場に報告する

　例えば、「表決の結果、反対多数により当組織は、〇〇を実施しないことになりました。」

 

主義案を規定する規則、留意事項等

（ア）規則

　・発言を許可されている構成員の発言を遮ることはできない

　・議案が委員会からのものでない限り、支持（セカンド）が必要である

　　委員会は委員長を含め2名以上で構成されますので、委員会からの議案は複数の構成員が議論を望んでいると考えることができるためです。

　・討議可能である

　・修正可能である

　・可否の決定には、過半数の表決が必要である

（イ）留意事項

　・議案が長かったり複雑であったりする場合、議長は議案の書面での提出を求めることができる

　・議案の提出者は最初の発言者になる権利を有する

　・構成員は自分の提出した議案に反対票を投ずることはできるが、反対意見を述べることはできない

　・議長が議案を取り上げる前であれば、構成員は自分自身の提案した議案を修正できる

　・議長が議案を取り上げた後は、構成員は自分自身の提案した議案の修正議案を提案できる

・議長が議案を取り上げる前であれば、構成員は自分自身の提案した議案を撤回できる

　・議長が議案を取り上げた後は、構成員は自分自身の提案した議案の撤回議案を提案できる

（ハ）議事規則に違反するものとして議長が除外すべき議案

　・法律や規約と矛盾するもの

　・同日に同一議題を繰り返すもの

　・すでに採択された議案と矛盾するもの

　・組織の活動範囲や活動目的を超えるもの

　・委員会決定と矛盾するもの、あるいは、単に委員会決定を繰り返すもの

　・引き延ばしを狙っているもの、不正確、取るに足らないあるいは馬鹿げたもの、非礼なもの

新潟県のコロナ感染者数

下の図は、新潟日報のメールで届く、新潟県と新潟市、その他の市町村のコロナの感染状況を私がグラフにしたものである。

感染者数は日々変動しているが、黄色の線で示す発表日を含む7日間平均は確実に上がっている。

インフルエンザでもこのような傾向が見えれば、県としては何らかの警告を出すのではないか。

しかし、県のHPを見ても淡々と数字を報告し、引き続き県民に（従来の）感染対策を徹底するようにとだけ要請している。

本当に、今、これでいいのだろうか？

ロバート会議規則（１２）

書記と議事録管理

議事録に関する留意事項

　書記とは、会議の記録（議事録）を取る人のことを言います。大きい組織であれば、書記局があり、その中に書記長がいて、複数の書記担当者がいて、交替で議事録を取ります（例えば大きな労働組合）。しかし、小さな組織では専従（専任）の書記を配置することはできず、会議の雑用の面倒を見る組織（例えば会社なら総務部や総務課）の職員が議事録を取ります。さらに小さい組織（集まり）では、会議メンバーが交代で議事録を取るという場合もあります。交替で議事録を取る場合、そのメンバーの発言の機会が失われる可能性もあり、配慮が必要です。

　「民主主義の文法」では、議事録の性質を次のように述べています。

　・議事録は会合の文書化された記録である

　・議事録は、各種の提案や決定事項、構成員と役員の報告の永続的な記録である

　・組織の会合の法的文書記録であり、裁判に用いられることもある

　以上のことから、議事録は正確でかつ簡潔であるべきだとしています。その通りですが、正確さと簡潔さをどのように保つのか、極めて難しい課題です。行政などでは、発言を録音し、一言一句記録して議事録を作成していますが、通常の会議では次の観点から決していい方法ではないと思っています。

　・審議の内容を把握するのに、会議を同じ時間が必要である

　・審議過程が容易に把握できない

　・結局結論が何なのかが不明ことがある

議事録を電子的に保管するのであれば、「永続的な」保存が可能ですが、紙などで記録する場合は、保存に多くのスペースと費用が必要になるため、保存年限を定め、期限を過ぎたものから適宜廃棄すべきです。

議事録が法的文書であることは間違いないと思いますが、構成員の私的財産が大きく絡むマンション・アパート等の管理組合の会議以外では、それ程気にする必要もないのではないかと思います。

 

議事録作成の手引き

議事録には次の項目を記録します

　・すべての採択された議案と却下（否決）された議案

　・議案を提出した人の名前

　・報告を行なったすべての構成員の名前（役員、委員会の委員長等）と役職名

　・選出あるいは指名されたすべての構成員の名前

　・無記名投票あるいは挙手（起立）による投票が行われた場合、賛否の数

議事録に記録しない項目は次の通りです。

　・討議経過や個人的な意見

　・議案を支持（セカンド）した人の名前

　・撤回された議案

　・報告の全文：報告に関しては議事録には次のように記録する

　　人事方針委員会の委員長であるY氏が報告した。その報告はこの議事録の原本に添付されている。

 

　1つ目のポツが分かりにくいと思います。なぜなら、個人の意見を戦わせて議論するわけですから、この文は同じことを言っているように見えます。英文はDiscussion or personal opinionですが、（複数の人が個人の意見を戦わせた）議論（「民主主義の文法」では議論経過としている）と（議論はなかったが）誰かが述べた個人的な意見ということでしょう。

 

その他の責務（原文はImportant Points（重要な事項））

　・議事録は（会議終了後）できるだけ速やかに書く。

会議中は速記のスキルでもない限り、議事録のために議論のメモを取ることになりますが、このメモは欠落や冗長なことも多く、記憶が鮮明なうちに議事録を作成せよということでしょう。最近はPCを使って会議中に議事録をリアルタイムに作成している人がいらっしゃいますが、これもいい方法であると思います。

・執行委員会の会合のための要約を準備し、会合（全体会合）で議事録報告できるように準備する

・議事録に署名し、正式に承認された日付を記入する

　署名は、固定的な書記がいる場合はその書記でいいと思いますが、議長が署名するのが最良ではないかと思います。

・議事録の訂正は次のように行う

　①訂正する内容と訂正箇所（どの議事録か、ページと行数）をメモとして残す

　②メモを参照し、訂正箇所を残し（通常、横線を引く）、赤字で訂正を記入する

　③訂正日時を書き添える

　なお、議事の訂正は、通常は、議事録を採録した次の会合で行いますが、出席者の２／３以上の賛成があれば、どの議事録でも訂正できます。

 

議事録の内容

議事録は、3つの大きな段落で構成されます。以下、それぞれを第1段落、第２段落（本文）、第３段落として説明します。

第１段落

第１段落では、議事録が何の会合に対して作成されたのかを記録します。このため、次の事項を記入します。

・会合の種類（定例、臨時等）

・組織の名称

・会合の行われた日時と場所

・議長と書記の出席の有無、あるいは代理出席者の名前

　「民主主義の文法」では議長を会長と訳していますが、presiding officer = president =　chairpersonですので、議長とします。

・定足数の有無

・会合の開会宣言時間

・前回議事録の処理内容（承認、または訂正。議事録への疑義に関して調査の必要があれば、次回持越しということもあります）

「民主主義の文法」では、以上を文章形式にして例示していますが、箇条書きにする方が見やすいと思います。

第２段落は議事の内容を記録します（本文に相当します）。このため、以下を記録します。

・すべての報告事項。以下を含みます。

　-報告者の名前

　-当該報告に関して決定した事項

　・すべての主議題（表決を必要とする議案）

　・議事進行への疑義または異議

　・当日の講演のテーマや講演者氏名などの重要な連絡事項

　第３段落は、会合の閉会情報を記録します。このため、次を記録します。

　・閉会と閉会の時刻

　「民主主義の文法」では例として、ここに書記の署名を記入するとあります。ただ、専任の書記がいない場合、誰が書記を行ったのかがわかればいいと思います。

　議事録が承認あるいは訂正をして承認された後、承認の日付、議長の署名があった方がいいと思います。

　「民主主義の文法」の原本である、Robert’s Rules in Plain EnglishのSecond Editionには書記に関して次の追記があります。

　書記は組織の次のような情報を記録保存する必要がある。

　・公式名簿

　・委員会と委員会メンバーのリスト

　・訂正が記録された最新の組織の規約と組織が採用した特別規則

　・名前を呼んでの投票の場合、名前を呼ぶこと及びその人の投票（賛否）の記録

　組織が連絡担当を置かない場合、開催案内及びその他の連絡も書記が行います。

 

会計とその職務

　組織にとって会計は重要な仕事ですが、ここでは会議の進行に直接関係しませんので省略します。

ロバート会議規則（１１）

進行をはかどらせる議事上の技術

この項では、貴重な時間を効率的に利用するための、議事運営上の技術（テクニック）を紹介します。

（ア）可能であれば全会一致の表決を用いる

　「全会一致の表決」とは、次の項で述べる「声による表決」の1形態です。このとき議長が会議参加者全員に対して「異議はありますか」と問い、誰も異議を唱えなければ、全員が合意している判断することを指します。一人でも「異議あり」と言えば、通常の表決を行います。議長が議場を見渡して、当該案件に意義がないようだと判断できるときは、この手法を使い会議の進行を速めることができます。

　なお、全会一致の表決の英語は、「民主主義の文法」の原書では”General Consent”、 「Robert’s Rules of Order Newly Revised」では、”Unanimous Consent”と”General Consent”の二つで表されています。いずれにしても、「全体の合意」の意味で、出席者全員が同意していることを表しています。

（イ）声による表決に基づく選挙も可能

　「声による表決」は、厳密な過半数のよる表決が要求されていないときに使用される表決手段です。声による表決は、まず議長が「賛成の方は賛成と言ってください」と言って、賛成と言っている人の大まかな人数を把握します。次に、「反対の方は反対と言ってください」と言って、反対と言っている人の大まかな人数を把握します。声から判断される賛成／反対の数に応じて表決の結果を決めます。賛成と言っている人の人数が明らかに多くても、必ず、反対の数を把握します。

　この項のタイトルにある「選挙」とは例えば役員の選挙等を指します。この役員の選挙は規約に正規の表決が必要であるとの規定がないとします。このとき、委員会などから指名されている役員が1名であり、かつ、議場からの指名がないときは、会議時間の節約のため、声による表決で構わないということです。

　なお、声による表決の英語表現は、voice vote、viva voce、by acclamation等があるようです。英文を読むときの参考にしてください。

（ウ）構成員の発言を議案化していく

　構成員が発言権をもとめ、議案提出という手順を踏まずに議論を始めたとき、議長は、上手に発言を遮り、発言者が取り上げたい問題を議案化する手助けをします。これは、1つ前の議題が終わった後の発言に対応するものでなければなりません。そうでなければ、「今審議している議題は○○です。この議題に沿った発言をしてください」と促さなければなりません。

（エ）討議の主眼があいまいな場合、常に検討中の議案を復唱すること

　上記（ウ）の後半部分のことです。ここの「討議（discussion）」は「発言」と置き換えた方がいいかもしれません。また、「主眼があいまい」は、英文では「wandering from the subject」で「主題から外れる」です。こちらの訳の方がよさそうに思います。

　討議に関連はするが、直接関係ないことを発言するというのは実際の会議ではよくあることです。これが、混乱を与えたり、正しい表決につながらなかったり、時間を浪費することになりますので、議長は適切に処理をしなければなりません。

（オ）議案の撤回を求める

　議案提案者が、議案の撤回を求めた場合、次のように対処します。

　・議案の撤回は議案の提出であるが、支持（セカンド）は不要です

　・全会一致の表決で決めます

　異議が出た場合、議案撤回の議題の表決を行い、その結果によって元の議題に戻って議論を続けるか（撤回が否決された場合）、新しい議題に移るか（撤回が認められた場合）します。

　撤回された議題は、あたかも何もなかったかのように処理され、当然議事録にも記録されません。

（カ）議論が割れない議事には一括議程表を使用する

　一括議程表は、複数の議題をまとめて掲示したものです。一括議程表の個々の議案を個別に表決を行うのではなく、掲示されている全議題に対して一括して表決を行います。これにより、時間を節約し、重要な議題に十分な審議の時間を与えることができます。

　一括議程表に掲示する議題は、メンバーの辞任の承認など、「意見が割れない」議案を載せますが、議長や専任のスタッフが作成します。

　一括議程表は、過半数の表決か、全会一致の表決を用いて表決を行います。

 

引き延ばし策について

　ここまでは会議を効率的に進めるための技術について述べてきました。この項はその逆の行為に対する対処です。

　引き延ばし策とは、故意に表決を遅らせるために無駄な発言や表決の延期を求める（画策する）ような方策です。組織としてある行動を起こすための期限がせまっていて、それには組織としての決断が必要であるが、そうはさせたくないときなどに使われます。一般市民の会議では、引き延ばし策が使われることは極めてまれだと思いますが、行政の会議などでは時々見かけます。会議メンバーは会議が正しく運用されて、その結果を享受する権利があります。したがって、引き延ばし策は会議メンバーの権利を奪う行為です。

　議長は、引き延ばし策に対しては、発言を遮って結論を急ぐように要求したり、場合によっては発言を認めないなどの断固とした処置をしなければなりません。