Office2007(Word2007 Excel2007)を楽々使おう!

2007年1月に発売されたオフィス2007。これでワード2007 エクセル2007はらくらく使える!

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★どのシートにも見出しを入れたい(タイトル行)

2009年11月27日 23時21分24秒 | ★エクセル
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Excelで名簿などを作っていて、それが複数ページになる場合
どのページにも見出しが入っていると便利だなあ、という時がありますね。


上の図の場合で言うなら、どのページにも緑色の行がある、そんなイメージです。
でもコピーして貼り付けて、では面倒ですし、1行増えたり減ったりしたら
緑色の行も位置が変わってしまいますね。

表の見出しとなるような行のことを、特別に「タイトル行」と言います。
どのページにもこのタイトル行が自動的に入るようにできます。

【ページレイアウト】タブの【印刷タイトル】をクリックします。


【ページ設定】のダイアログボックスが表示されます。
【シート】タブの【タイトル行】の欄でカチッとクリックし、カーソルを
表示させます。
そして、下の図の場合1行目を表の見出しとしたいので、行番号の【1】を
クリックします。そうすると、1行目が点線で囲まれて、タイトル行の欄にも「$1$1」(1行目ですよ、というような意味)と表示されます。


これで【OK】をクリックすれば、複数ページの名簿の場合、どのページにも
緑色のタイトル行が入るというわけです。
でも「あれ、緑色の行は先頭に1行あるだけでほかにはどこに??
なんか操作を間違えた??」と思ってしまうかもしれません。
印刷プレビューを見るとはじめて「どのページにもタイトル行が入ってる!」
と確認できるものなのです。

表の見出しの行は「タイトル行」っていうんだな、と言葉を覚えておかなくては、
このメニューは思い出しにくいかもしれませんが、人数の多い名簿作成ではよく
使うメニューだと思います。
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★エクセル、セルで行内の折り返し

2007年05月27日 02時48分47秒 | ★エクセル
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エクセルで文字を入力していて、セルから文字がはみ出た場合・・・

列を広げるわけにいかない場合は、文字をセルの中で折り返すという手があります。
該当するセルをまずアクティブセルにして、「ホーム」タブの「配置」グループにある「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックします。

するとこんな感じ。ばっちり2行に収まりました。


ではこんな場合は?

これも先ほどの「折り返して全体を表示する」ボタンを使ってみると

あ~、ちょっと折り返すところが違うなあ・・
こんな時には、自分で改行したいところで改行するテクニックがあります。
それは「Alt」キーを押しながら「Enter」キーで改行すること。


この通り、ばっちり2行です。


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★簡単になった条件付き書式(上位/下位ルール)

2007年05月21日 23時07分43秒 | ★エクセル
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例えばこんなデータがあったとします。

この中から、上位10項目を見つけ出し、セルに色をつけるということが簡単にできるようになりました。
「ホーム」タブの「スタイル」グループの「条件付き書式」ボタンをクリックします。

そして「上位/下位ルール」の中の「上位10項目」をクリックします。

本当に、ただそれだけで上位10項目が色分けされて出てきます。簡単!

エクセル2007は、いかにデータを直感的に把握するか、ということに工夫がされているようですね。
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★セルに棒グラフ?(データバー 条件付き書式)

2007年05月18日 00時59分16秒 | ★エクセル
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例えばこんなデータがあったとします。

数字が並んでいるだけのこの表を視覚的に、直感的に見やすくする機能がエクセル2007にはあります。
セルに棒グラフのようなものが出るのです。データバーと言います。
データのある表の任意のセルを選んでおいて、「ホーム」タブの「スタイル」グループの「条件付き書式」をクリックします。

そして「データバー」からお好きな色を・・・

するとほら、こんな感じです。セルの中に棒グラフのような「データーバー」が表示されています。

数字の多い少ないが、データバーで直観的につかめるようになっています。
これはエクセル2003にはなかった機能ですね。
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★エクセルのダイアログボックスランチャー

2006年07月25日 12時34分28秒 | ★エクセル
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ホームタブの中にあるたくさんのボタンの中に、小さな「ダイアログボックスランチャー」というアイコンがあります。

▼Excel 2007「ダイアログボックスランチャー」
「フォント」グループの中のダイアログボックスランチャーをクリックすると、エクセルでは出番の多い「セルの書式設定」メニューが出てきます。




よくよく見ますと、ダイアログボックスランチャーは一つではありません。

・・・では、ひとつずつクリックしてみましょう。


(1)「フォント」グループのダイアログボックスランチャーを押すと、「セルの書式設定」の「フォント」メニューが出てきます。
(2)「配置」グループのダイアログボックスランチャーを押すと、「セルの書式設定」の「配置」メニューが出てきます。
(3)「数値」グループのダイアログボックスランチャーを押すと、「セルの書式設定」の「表示形式」メニューが出てきます。

それぞれのダイアログボックスランチャーで、ボタンではカバーしきれなかったメニューを出すことができますね。

<参考>
▼Excel 2003「セルの書式設定」ダイアログボックス
ちなみに従来の「セルの書式設定」ダイアログボックスです。
「パターン」というセルが、エクセル2007では「塗りつぶし」に変わっていますね。


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★二重下線も仲間入り(エクセル2007下線)

2006年07月17日 11時08分42秒 | ★エクセル
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エクセルもワードと同様、文字に下線を付けられますが、ワードと比べると本当にシンプルな「下線」のみ。

そこへ今回新しい仲間が加わりました。二重下線です。

▼Excel 2007「二重下線」
▼を見ると、ついつい押してしまいたくなります。「D」に二重線がついたデザイン。「Duble」の「D」でしょうか。


ちなみにワードなら下線はこんなに選べます。最初から下線のボタンに▼があります。ワープロソフトですから、下線のバリエーションも豊富なわけですね。


<参考>
▼Excel 2003「下線」
従来は「下線」だけでした。


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★表に出た隠しメニュー(エクセル図の貼り付け)

2006年07月14日 10時26分26秒 | ★エクセル
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エクセルで表を作ります。列数の違うものを上下に配置したいとします。
たとえば2行7列の当番表の下に、2行5列の捺印欄を配置したい、なんていう時です。1枚の用紙に表をたくさん作っていらっしゃる生徒さんから、たびたび聞かれるご質問です。


そのままコピー&貼り付けをすると、2行7列の表の横幅と2行5列の表の横幅は当然のことながら一致しません。
セルの結合という手がありますが、かなり複雑なレイアウトとなってしまいます。



▼Excel 2007「図の貼り付け」
エクセル2007の「貼り付け」メニューには「図の貼り付け」という選択肢があります。
まず範囲を選択して、「ホーム」タブのコピーボタンをクリックします。

そして貼り付けたい場所をクリックして選択し、「貼り付け」ボタンの▼から「図の貼り付け」をクリックします。


貼り付いた2行5列の捺印欄は「図」(=イラスト)ですから、ハンドルがついているのが確認できます。あわせて「図ツール」タブが出てきました。


貼り付いた2行5列の捺印欄は「図」(=イラスト)ですからサイズを適宜変更することができます。



従来のエクセルにもこの機能はあったのですが、隠しメニュー的なものでした。
今回のエクセル2007では、「貼り付け」ボタンの選択肢の中に堂々と(?)出てきていますから、使いやすいですね。

<参考>
▼Excel 2003「図の貼り付け」
従来のエクセルでは、「コピー」をしたのち、Shiftキーを押しながらメニューバー「編集」をクリックすると、その中に「図の貼り付け」が出てきました。
普通にメニューバー「編集」をクリックしても見当たらないメニューのため、普段はあまりお目にかかる機会がないものです。でも便利な機能なので、きっと表に出てきたのでしょうね。


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★行と列を入れ替えたい時は(行列を入れ替える)

2006年07月13日 03時02分31秒 | ★エクセル
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エクセルで表を作りしばらく作業した後、「あ、これは行と列が逆の方がよかったかな・・・」という場合があります。
ゼロから作りなおす必要はないのですが、単純にコピーして貼り付けるだけでもうまく行きません。
そんな時がこれ。

▼Excel 2007「行列の入れ替え」

まず入れ替えたい範囲を選択し、「ホーム」タブの「コピー」ボタンをクリックします。

次に、貼り付けたい場所をクリックしてから、「ホーム」タブの「貼り付け」ボタンの▼をクリックします。その中の「行列を入れ替える」をクリックします。


すると、こんな感じ。もちろん、元の表を残したくなければ「コピー」ボタンの代わりに「切り取り」ボタンを使います。


<参考>
▼Excel 2003「行列の入れ替え」


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★大きくなった貼り付けボタン(切り取り、貼り付け)

2006年07月12日 02時26分36秒 | ★エクセル
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データをコピーしたり、切り取ったり貼り付けたりするには何通りかの方法があります。
1.メニューバー「編集」から
2.ショートカットを使う(Ctrl+C、S、V)
3.右クリックを使う
4.ツールバーのボタンを使う。

ワード2007もエクセル2007も、メニュバーはありませんから、今回はボタンを使う方法をご紹介しましょう。
▼Excel 2007「切り取り、貼り付け」
「ホーム」タブをクリックします。ハサミ=切り取り、紙が2枚=コピー、そして今回大きくなったボタン、クリップボードに紙=貼り付け、です。
まず範囲を選択して、切り取りのボタンをクリック。

貼り付けたいところを選択して、貼り付けのボタン。

大きくなって目立つようになりました。ボタンが大きいのは探す時にもとても助かりますね。

<参考>
▼Excel 2003「切り取り、貼り付け」

ボタンの大きさが同じでしたから、少し間際らしい時もありましたね。

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★おしゃれにトータルコーディネイト(テーマと効果)

2006年07月10日 23時23分39秒 | ★エクセル
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センスの良い文書を作る場合、色合わせに悩むところですが、今度のoffice2007は素敵なスタイリストがついています。

▼Excel 2007「テーマ」

「ゴルフ部」「テニス部」の部分とグラフの配色を変えてみようと思います。でも自分で一色一色選んでいくには、色合わせのセンスが必要かな?
そんな時、頼りになるのが「ページレイアウト」タブの中の「テーマ」です。
“Springtime”にしてみます。

“Springtime”(表記はSrpingtimeとなっていますが、多分Springtimeだと思う…)

そうすると、グラフの配色、セルの色、グラフタイトルの書体まで変わっているのです。う~ん、トータルコーディネイト。
「テーマ」から選べば、気に入った色合わせでグラフなどを簡単に衣替えすることができますね。
「せせらぎ」「あこがれ」「大和絵」「松風」「雪藤」など、日本的な名前がついています。日本を意識したネーミング?


それから「効果」というメニューもあります。

「効果」って何でしょう? ちなみに「あこがれ」という効果を選んでみたところ、縦棒グラフの部分に効果がつきました。塗りつぶしや線の部分に効果がつきます。
専属のスタイリストがついて、シックで落ち着いた文書から、華やかな文書まで、自由自在ですね。

ちなみに、エクセル2003ではグラフの配色はこんな感じでした。
▼Excel 2003「グラフ」


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★グラフを手直ししたい(エクセルのグラフ)

2006年07月07日 15時05分26秒 | ★エクセル
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エクセル2007では、魔法使いなしでも、あっという間にグラフができます。
(参照:消えた魔法使い)

では作ったものを手直ししたい場合はどうするか。
たとえば凡例が右にあるこのグラフを↓

このようにしたい、という場合。↓



▼Excel 2007「グラフツールタブ」
エクセル2007では、何でもかんでも画面上部のタブで切り替え、リボンの中のツールバーを探します。

「グラフツール」の「デザイン」タブに、「グラフのレイアウト」がありますから、その中から「凡例」が下に来ているデザインをクリックすると、凡例が下にきたグラフになります。

必要なボタンが上にずらっと並列されているので、お好きなものをお選びください、という感じですね。しかも選んだものに対して必要なメニューは、新しいタブが出てきて切り替えることができる。
グラフなどの、たくさんのパーツから成り立っているものには、これだけたくさんのメニューがあるということを、改めて感じました。

<参考>
▼Excel 2003「グラフウィザード」
エクセル2003の時は、ウィザードまかせ。グラフウィザードの中に設定メニューがありました。



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★消えた魔法使い・・(エクセル グラフウィザード)

2006年07月06日 13時50分38秒 | ★エクセル
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エクセル2003にはグラフを作るのが得意な魔法使い・グラフウィザードがいました。1分もかからずにグラフを作ってくれます。授業ではよく、この魔法使いの性別はどちらか、答えていただきましたね。
(ちなみに、女性の魔法使い=a witch、男性の魔法使い=a wizard …ということでグラフウィザードは男性です)
ところがエクセル2007には魔法使いがいません。
ではグラフはどこから??
▼Excel 2007「グラフの挿入」

画面に入れるものは「挿入」タブから、という考え方ですね。
グラフにしたい範囲をドラッグして選択してから「挿入」タブをクリックすると、すぐにたくさんのグラフの種類が見えてきます。


それではここは「縦棒グラフ」にしてみようっと。
「縦棒グラフ」にもいろいろな種類がありますね。一つに決めてクリックします。
すると縦棒グラフがポ~ンと画面に出てきます。今までは「次へ」「次へ」「完了」という作り方でしたが、前よりもっと早く、とにかくすぐグラフが出てきます。グラフが出てきたと同時に画面上部には「グラフツール」が出てきます。


グラフのスタイル、つまりデザイン見本帳から選び放題。今までにない斬新なデザインもありますね。

まだまだこんなにあるんです。


エクセル2003でもグラフを作るのは1分もかかりませんでしたが、エクセル2007では、あっという間にできてしまいますね。
だからってこんなに作らなくても・・・


<参考>
▼Excel 2003「グラフウィザード」
縦棒グラフのデザインのボタン、これがグラフウィザードです。



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★文字の配置はボタンで(セルの書式設定・配置)

2006年07月04日 00時33分55秒 | ★エクセル
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セルの書式設定のメニューにはいろいろな機能が入っていて、なかなか重宝していましたが、便利な機能がボタンとなって表にデビューしたのがエクセル2007です。

▼Excel 2007「文字の配置」のボタン
「ホーム」タブをクリックしたところに、「配置」ボタンが集合しています。



今まで何段階か経ないと出てこなかったメニューが表に出てくることによって、やはりクリック数は減っているのですね。
ボタン一つでこんなことも簡単にできるようになりました!


<参考>
▼Excel 2003「セルの書式設定」
エクセルでの文字の配置は、エクセル2003では「セルの書式設定」で行ってきました。
メニューバー「書式」→「セル」または、対象となるセルで右クリックでメニューを出します。


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★数式バー伸び縮み(エクセルの数式バー)

2006年07月03日 23時39分39秒 | ★エクセル
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エクセルのセルに文字を入力します。Altを押しながらEnterキーを押して、セル内で改行し、2行、3行と入力していきますと、数式バーにたくさん文字が入って、セルの上にかぶさってしまう時がありました。
従来は、見えにくくても仕方ありませんでした。でもエクセル2007では・・

▼Excel 2007「数式バー」
セルには何行も文字が入っていますが、数式バーには1行分しか見えません。


数式バーの右端についている▼▲をクリックすると、上下を見ることができます。


さらに、数式バーは「数式バーの展開」ボタンをクリックして広げることができます。



さらに、両向き矢印でドラッグして、もっと広げることもできます。


セルには数字だけではなく、文字をたくさん入力することもありますから、数式バーが広がるのは便利ですね!

<参考>
▼Excel 2003「数式バー」


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★集計? 小計?(エクセル2007の小計)

2006年06月26日 23時59分41秒 | ★エクセル
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エクセルで会計報告書などを作っていて、費目ごとや日付ごとにひとくくりして小計を出したい場合があります。

いちいち行を挿入して、計算式を仕込んで、とやらなくてもいいのが従来の「集計」と呼んでいた機能でした。

▼Excel 2007「小計」
「データ」タブをクリックしてみます。集計、集計っと。ん?? 「小計」ならあるんだけれど・・

出てくる「集計の設定」ダイアログボックスは、エクセル2003の「集計」と同じです。

2007から「集計」ではなく「小計」なんですね。

<参考>
▼Excel 2003「集計」
表の中にアクティブセルを移動し、メニューバー「データ」→「集計」で設定しました。


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