GTD とは、David Allenの提唱した仕事術
Via http://kengo.preston-net.com/archives/001992.shtml
一般に、仕事の能率が高い人は、たくさんのことを暗記して、たくさんの仕事の優先順位を脳の中で統括していると考えがちだが、それをまったく逆だと言うことを David Allen は言っている。
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (1)より
GTD の極意は「頭をからっぽにする」こと
全てのアクションを一度頭の中から取り出して、信頼できるシステムの中に預ける。
ようするにToDo リスト、頭のなかにある、「あ、あれやっておかなきゃ」という心配事が全てなくなってしまうまで、リストに何もかもを書き込んでゆくところが神髄。
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (2)より
Inbox に放り込む
重要なのは、Inbox は整理してはいけないということ。
整理整頓に時間を費やさず、とにかく放り込んでしまい、「自分にとって必要なものはすべてこの中にある」という安心とともに、忘れる。
Inbox から一枚の紙を取り出し、それが提出しないといけない資料だったとき
「これは実行できるものか？」と自分に問いかける。
行動をとることのできるものだったら、次に「これに対して、次に何をできるか？」という質問をする。
・「やってしまう」：２分以内で片付くもの。
・「任せる」： 自分以外の人に任せたり、調整が必要なものだったら、その人にむかって送り出す。
・「先送りにする」： 今日中、明日、または特定の日時にやるべき仕事だったら、その日のフォルダーに向かって "Defer" つまり回送。
もしその書類が「片付いた」と言えるようになるまでに「執筆」、「改訂」、「他人との調整」、「提出」といった複数のアクションが必要な場合は、「プロジェクト」と認定して、個別のフォルダにいれてその表紙にアクションの順序を書き込んで保管。
重要なのは、Inbox をスキャンしているこの段階では、仕事そのものを始めてはいけないということ。
とりだした物体が行動を起こす事の出来ないただの本だったり、カタログだったら
「ごみ」は単純に、捨てて片付ける。
「資料」はアクションと関連づけて格納。
「いつか／もしかしたらやりたい」は、現在は何も行動を起こせない、でもいつかやりたいと思っている事。
心配事の全てに対して 「次に何をしたらこれを一歩進めることができるか」 というアクションを付与。
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (3)より
コンテキスト「文脈」
仕事をこなすときにストレスを感じたりするのは、コンテキストから外れたアクションにせかされるから。
例えば報告書の例
「今は書類を出せる状態ではない、先にやるべき作業がある、でもそれが片付かないのでストレスを感じている」
コンテキストには時間、空間的なものもあって、
無駄は 100% なくすことはできないが、コンテキストにそってアクションを整理すれば、時間の能率化につながる。
来週行うもの、明日提出するもの、といった期限があるものは、日付の書かれたフォルダーにまるごと投げ込んで、朝一番にチェックするカレンダーに記入。記入した上で忘れる。
朝一番のカレンダーチェックをしたときに、そのアクションが目に入るので、安心出来る。
Tickler File
忘れないようにするために、書類をまるごと未来に向けて送信
個別フォルダーを 43 個用意
12個は１月から１２月
残りには1日から３１日
もしこのフォルダに収まらないような大量の書類を先送りにしないといけない場合
書類の存在を示すカードを作成して Tickler File に入れる。
実際の資料は見つけやすい、でも安心して忘れている事のできる場所に封印。
Daily Review
ただしこの方法は毎日朝一番の GTD スキャンをすることが前提
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (4)より
Weekly Review
金曜日の仕事を終える１～２時間前、Weekly Review のための時間にとっておく
あらかじめ「自分とのアポイント」としてスケジュール。
そのあいだは誰も邪魔をすることがないようにしておく。
Weekly Review を始めるにあたって、一週間の間に机の周辺にたまってしまった行き場のない書類を inbox に投げ入れ、あとで処理されるはずだという安心感とともにそれを忘れる。
一週間の間に新たに生じた懸案事項や、ToDo リスト内にキャプチャーしていない脳裏の心配事をリストに確保し、これらも、適切に処理されるはずだという安心感とともに忘れる。
「水平アライメント」
「＠趣味」、「＠家庭」と、「＠仕事場」を平等に眺め渡して、バランスを考える。
「垂直アライメント」
現在自分がいる場所を地上だと考えて、時間方向の距離を高さに置き換えて考えてみる事。
現在行っている作業が、いずれはそうした高度にたどり着く放物線を描いているのかを再測定する事が、目的。
フランクリン・コヴィーの第３、第７の習慣とほぼ同じ
「Someday / Maybe （いつの日か／できれば）」に分類したアクション。
例えばフランス語を学んで、ビジネスに活かすという目標があった場合、それがだいたいどのくらいの高さの目標であるかと考え、その上でその目標のために現在できることは何かを考える。
こうした「垂直アライメント」の結果を、次の一週間のアクションに焼き直すことで、目標に向かって行動しているという充実感とともに、安心が手に入る。また、現在の仕事のうち、無用なものを削ぎ落としてゆくのにも役に立つ。
一週間で うまくいかなかった点を反省する場
次の週をより効率的にするために、手順や、管理するアクションリストを統廃合し、ゆるやかな変化にたいして適応させて、息の長い習慣にしてゆく。
GTD ちょっとクリップ
Via http://kengo.preston-net.com/archives/001992.shtml
一般に、仕事の能率が高い人は、たくさんのことを暗記して、たくさんの仕事の優先順位を脳の中で統括していると考えがちだが、それをまったく逆だと言うことを David Allen は言っている。
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (1)より
GTD の極意は「頭をからっぽにする」こと
全てのアクションを一度頭の中から取り出して、信頼できるシステムの中に預ける。
ようするにToDo リスト、頭のなかにある、「あ、あれやっておかなきゃ」という心配事が全てなくなってしまうまで、リストに何もかもを書き込んでゆくところが神髄。
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (2)より
Inbox に放り込む
重要なのは、Inbox は整理してはいけないということ。
整理整頓に時間を費やさず、とにかく放り込んでしまい、「自分にとって必要なものはすべてこの中にある」という安心とともに、忘れる。
Inbox から一枚の紙を取り出し、それが提出しないといけない資料だったとき
「これは実行できるものか？」と自分に問いかける。
行動をとることのできるものだったら、次に「これに対して、次に何をできるか？」という質問をする。
・「やってしまう」：２分以内で片付くもの。
・「任せる」： 自分以外の人に任せたり、調整が必要なものだったら、その人にむかって送り出す。
・「先送りにする」： 今日中、明日、または特定の日時にやるべき仕事だったら、その日のフォルダーに向かって "Defer" つまり回送。
もしその書類が「片付いた」と言えるようになるまでに「執筆」、「改訂」、「他人との調整」、「提出」といった複数のアクションが必要な場合は、「プロジェクト」と認定して、個別のフォルダにいれてその表紙にアクションの順序を書き込んで保管。
重要なのは、Inbox をスキャンしているこの段階では、仕事そのものを始めてはいけないということ。
とりだした物体が行動を起こす事の出来ないただの本だったり、カタログだったら
「ごみ」は単純に、捨てて片付ける。
「資料」はアクションと関連づけて格納。
「いつか／もしかしたらやりたい」は、現在は何も行動を起こせない、でもいつかやりたいと思っている事。
心配事の全てに対して 「次に何をしたらこれを一歩進めることができるか」 というアクションを付与。
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (3)より
コンテキスト「文脈」
仕事をこなすときにストレスを感じたりするのは、コンテキストから外れたアクションにせかされるから。
例えば報告書の例
「今は書類を出せる状態ではない、先にやるべき作業がある、でもそれが片付かないのでストレスを感じている」
コンテキストには時間、空間的なものもあって、
無駄は 100% なくすことはできないが、コンテキストにそってアクションを整理すれば、時間の能率化につながる。
来週行うもの、明日提出するもの、といった期限があるものは、日付の書かれたフォルダーにまるごと投げ込んで、朝一番にチェックするカレンダーに記入。記入した上で忘れる。
朝一番のカレンダーチェックをしたときに、そのアクションが目に入るので、安心出来る。
Tickler File
忘れないようにするために、書類をまるごと未来に向けて送信
個別フォルダーを 43 個用意
12個は１月から１２月
残りには1日から３１日
もしこのフォルダに収まらないような大量の書類を先送りにしないといけない場合
書類の存在を示すカードを作成して Tickler File に入れる。
実際の資料は見つけやすい、でも安心して忘れている事のできる場所に封印。
Daily Review
ただしこの方法は毎日朝一番の GTD スキャンをすることが前提
Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (4)より
Weekly Review
金曜日の仕事を終える１～２時間前、Weekly Review のための時間にとっておく
あらかじめ「自分とのアポイント」としてスケジュール。
そのあいだは誰も邪魔をすることがないようにしておく。
Weekly Review を始めるにあたって、一週間の間に机の周辺にたまってしまった行き場のない書類を inbox に投げ入れ、あとで処理されるはずだという安心感とともにそれを忘れる。
一週間の間に新たに生じた懸案事項や、ToDo リスト内にキャプチャーしていない脳裏の心配事をリストに確保し、これらも、適切に処理されるはずだという安心感とともに忘れる。
「水平アライメント」
「＠趣味」、「＠家庭」と、「＠仕事場」を平等に眺め渡して、バランスを考える。
「垂直アライメント」
現在自分がいる場所を地上だと考えて、時間方向の距離を高さに置き換えて考えてみる事。
現在行っている作業が、いずれはそうした高度にたどり着く放物線を描いているのかを再測定する事が、目的。
フランクリン・コヴィーの第３、第７の習慣とほぼ同じ
「Someday / Maybe （いつの日か／できれば）」に分類したアクション。
例えばフランス語を学んで、ビジネスに活かすという目標があった場合、それがだいたいどのくらいの高さの目標であるかと考え、その上でその目標のために現在できることは何かを考える。
こうした「垂直アライメント」の結果を、次の一週間のアクションに焼き直すことで、目標に向かって行動しているという充実感とともに、安心が手に入る。また、現在の仕事のうち、無用なものを削ぎ落としてゆくのにも役に立つ。
一週間で うまくいかなかった点を反省する場
次の週をより効率的にするために、手順や、管理するアクションリストを統廃合し、ゆるやかな変化にたいして適応させて、息の長い習慣にしてゆく。
GTD ちょっとクリップ
