芽室町ICT計画について

ICT計画

銀行、保険会社など役場とは比べられないほどセキュリテイの厳しい管理でも情報は漏れています。

災害のほとんど無い北海道の十勝平野の芽室町より安全な場所があるのでしょうか？

役場の仕事でこんな事はあるのでしょうか？

出張や外勤の際には限られた業務しかできず、結果として業務の停滞につながっているケースも見られる。

めむろ安心メールについては、登録をすると情報が自動的に送信される、いわゆるプッシュ型情報サービスとなっているが、その情報は、災害情報、地域の安全情報等に限られている。加えて、町民からの意見を受け付ける手段も、メール、ホットボイス、まちづくり意見募集制度を整備しているが、気軽な情報受付、情報の集約という観点からは、課題が残る。

町民が実感できる政策を進めてもらいたいものです。

例えば

パソコンの普及で職員が２割減った

仕事の効率が上がり残業代が３割減った

新しい事業に対する関係する町民のご意見、要望などが２００人から寄せられた。（現在は特定の年配の町民の声しか届きにくい。若い町民の声はごく少数）

内容の一部です

 

第１節策定の趣旨

近年、ICT（情報通信技術）は急激な発展を遂げている。また、ICT関連機器の低価格化、情報通信網の高速化・拡大、スマートフォン、タブレットなどの携帯端末の開発・普及も相まって、ICTが世界的に浸透し、生活や経済活動のスタイルに変化をもたらしている。

芽室町においてもICTを活用しており、ほぼ全ての職員に対して１人１台のパソコンを配置している。また、各種業務についても、情報システムを導入し、行政サービスの迅速化・効率化・高度化を図ってきており、ICTは今では芽室町の行政サービスになくてはならないものとなっている。

このように、芽室町にとってICTは、重要な技術となっている一方で、その活用のあり方には、多くの課題が残されている。

そこで、庁内における情報システムの課題を明確化した上で、それぞれの課題を計画的に推進していくことで、効率的・効果的なICTの活用を目指し、もって町民サービスの向上を実現するため、「芽室町役場ICT計画」を策定する。

 

計画期間は、平成27年度から平成31年度までの５年間とする。

 

 

第２節北海道の情報化政策の動向

北海道では、平成24年に「情報システム全体最適化の取組方針」を定め、ICT関連経費の縮減を図りつつ、セキュリティの向上や技術進歩等に対応した情報システムの着実な整備・更新を目指している。

具体的な取組は、機器調達の一元化、機器の統合、クラウドサービスの活用であり、これらによって経費削減を実施するとしている。　

 

また、平成26年に「北海道ICT利活用推進プラン」を策定し、「エネルギー・環境」、「観光」、「食」、「生活」の４つの分野でのICTを利活用した将来ビジョンを掲げている。

第３章芽室町の現状と課題

本章では、芽室町の情報システムの現状と課題について、課題となっている４つの観点から整理する。

第１節耐災性から見る情報システムの現状と課題

現在、芽室町の情報システムの大部分は、芽室町役場庁舎内にある電算室に設置されており、管理運用されている。

その庁舎は、昭和43年に竣工しており、昭和56年に改正された建築基準法の耐震基準に適合していなかったため、平成５年から平成６年にかけて耐震補強工事を実施しているものの、竣工から既に47年経過している。また、耐震補強工事により一般庁舎としての強度は保有しているが、災害応急対策活動に必要な施設（災害対策本部）として望ましいとされる強度は保有していない。

現庁舎の耐震性などの問題を解決するため、芽室町では新庁舎の建設に向けて検討を行っている。平成34年には新庁舎が供用開始の見込みとなっているが、完成までの間に大規模災害が起きる可能性は十分に考えられるため、情報システムの管理運用の見直しについて、早期の対応が必要である。

第２節安全性から見る情報システムの現状と課題

芽室町では、情報セキュリティポリシーを平成17年に定め、そのポリシーに沿って、情報システムに対してのセキュリティの確保に努めている。

しかし、第１節で述べたとおり、情報システムの大部分は自庁舎での管理となっている。情報システムの自庁舎の設置については、情報セキュリティの観点から見ると、現在の庁舎において行える対策を可能な限り実施した上での管理・運用とはなっているが、セキュリティの水準は十分とは言いがたい。

また、一部の情報システムは、電算室の空間上の問題から、電算室以外の執務室内に設置している。基本的には施錠し、管理、運用しているが、多くの人が出入りする場所への情報システムの設置は、情報セキュリティ上懸念がある。

さらに、情報システムの運用についても、運用効率と情報セキュリティのバランスを取りながら進める必要があるが、新たな技術に対応した運用方法の見直しは、これまで十分に検討はなされなかった。したがって、セキュリティ設定のあり方については、再考の余地がある。

以上のことから、情報システムで扱う情報の重要性を改めて見直し、情報セキュリティ対策を検討した上で、管理運用を行う必要がある。

 

第３節業務のあり方から見る情報システムの現状と課題

現在、情報システムの大部分は、第２節で述べた情報セキュリティ確保の必要から、役場庁舎内のみで活用できるシステムとなっている。確かに、個人情報等重要な情報を保有する情報システム、当町ネットワークについては、外部からのアクセスを制限する必要がある。

しかし、そのことにより、例えば出張や外勤の際には限られた業務しかできず、結果として業務の停滞につながっているケースも見られる。自治体の中には、テレワークの推進等、勤務場所にとらわれない業務のあり方について、模索している自治体もある。現在では、タブレット端末など、持ち運びが容易な端末が普及しており、これらの活用も、手段のひとつとして考えられる。

また、ICTを活用した芽室町の情報発信の手段にも課題がある。現在、芽室町の情報発信の手段としては、ホームページ、めむろ安心メールがあるが、ホームページについては、一部コンテンツを除いては、タイムリーな情報発信を行うことができない。また、ホームページは、閲覧する人が情報を探すこととなる、いわゆるプル型情報サービスであるため、積極的な情報提供という観点では、不足がある。その点、めむろ安心メールについては、登録をすると情報が自動的に送信される、いわゆるプッシュ型情報サービスとなっているが、その情報は、災害情報、地域の安全情報等に限られている。加えて、町民からの意見を受け付ける手段も、メール、ホットボイス、まちづくり意見募集制度を整備しているが、気軽な情報受付、情報の集約という観点からは、課題が残る。

さらに、GIS（地理情報システム）についても、その活用のあり方に課題が残る。現在芽室町において、GISには、地番、地積、道路、街路樹、要援護者の情報が搭載されているが、基本的にそれらの情報は、その情報を管理する各課においてのみ活用されている。既にある情報資産を十分に活用していくことが求められる。

第４節経済性から見る情報システムの現状と課題

芽室町では、ほぼ全ての職員に対し、１人１台のパソコンを配置している。また、多くの業務について、情報システムの導入により事務の効率化がなされているように、情報システムは、業務にとって必要不可欠な存在となっている。

その一方で、情報システムの導入・維持には多額の経費がかかるため、厳しい財政状況の中にあっては、経費削減を行わなければならない。特に、情報システムの機器に関する保守経費については、経常的経費であるため、可能な限り削減するのが好ましい。近年では、仮想化技術の進歩により、１台の機器で複数の情報システムを稼働させることも可能となったため、この技術を有効に活用できれば、機器の購入費を削減することが可能となっている。

また、情報システム自体の経費を削減するだけでなく、情報システムを活用することで、経費を削減することの検討が必要である。近年では、タブレット端末などを活用し、会議資料にかけていた用紙代や印刷代を削減する自治体も見受けられる。

第４章基本方針及び施策の推進計画

第１節基本方針

本節では、前章で述べた課題を解決するにあたっての、基本方針を提示する。さらに、その基本方針を実現するための具体的な手法は、次節で詳細を示す。また、基本方針と具体的な手法の関係性については、本節末に表としてまとめる。

①災害に強い情報システムの構築

災害発生時であっても、必要な情報を利用、発信できる、情報システムの構築を目指す。芽室町では、業務の多くが情報システムに依存しているため、災害時に情報システムが稼働していることは極めて重要である。

そこで、災害対策として、近年注目されている、データセンターの活用を検討する。

データセンターは、膨大な数の情報システムを安定的に稼働させるため、電源供給設備の二重化が十分に行われている、空調設備を完備している、耐震・免震構造を有しているなど、芽室町単独で整備すると莫大な費用がかかるような機能を備えた建築物である。データセンターに情報システムを設置すれば、耐災性の観点から見ると、現状と比較して、より理想的な環境で情報システムを稼働させることが見込まれる。

データセンターへの情報システムの移管については、併せて庁内ネットワークの見直しも必要である。平成23年に発生した東日本大震災では、情報システムの破損のほか、回線事業者の提供するインターネット回線も断線したため、情報システム自体が無事であっても、情報を活用できないという状況も生まれた。

そこで、回線の二重化を検討する。回線を二重化することで、断線その他の障害によるネットワーク停止の可能性を低下させる。また、回線の二重化には、有線、無線、衛星回線等、様々な技術を検討する。

さらに、SNSの活用も検討する。SNSについては、芽室町にサービスを提供する機器がないという点を踏まえると、災害が発生し、芽室町のネットワークが停止した場合の、情報提供の代替手段としての利用が考えられる。また、SNSの活用により、被害状況や被災現場のニーズの迅速な把握を行うことができた事例もあり、SNSが持つ有用性が明らかとなっている。

なお、災害に強いシステムを考えるとき、ICT-BCPの策定も検討する必要があるが、BCPについてはICT分野だけではなく、役場全体をどのように機能させるかが大切であることから、今後の課題である。

②適切な情報セキュリティの確保

町民から信頼される情報システムを構築する。情報システムは、数多くの個人情報が含まれているため、コンピュータウイルスの感染や、不正アクセスなどによる情報漏洩は、絶対に防がなくてはならない。そこで、導入済システムの効果的な活用、情報セキュリティポリシーの見直し、データセンターの活用、仮想化技術の活用及びシンクライアントシステムの活用の検討を行う。

芽室町では、平成22年度にセキュリティ対策の強化を目的として、パソコン端末監視システムなどを導入した。このシステムは、現在に至るまで運用しているが、導入時に基本的な設定を行って以降、その設定内容の見直しはあまり行われていない。そこで、はじめに現在使用しているシステムの利用のあり方を見直す。

また、システム運用の見直しと平行して、情報セキュリティポリシー、また、同ポリシーに基づく情報システム運用の見直しを行う。情報セキュリティポリシーについても、あまり見直しが行われておらず、技術進歩の著しい情報分野においては、実用性に疑問が残る状態となっており、定期的な見直しが必要である。

さらに、データセンターの活用、仮想化技術の活用を検討する。これらの検討・実施は、庁舎内におけるサーバの設置場所の確保という効果がある。現状においては、情報セキュリティの観点から、サーバは電算室に設置するのが理想的である。これを実現するため、データセンターの活用、仮想化技術の活用によるサーバの移管、統合により、執務室内への情報システムの設置を可能な限り回避する。

また、シンクライアントシステムの活用も情報セキュリティの確保には有益である。現在、職員が使用するパソコンは、ノート型の一般的なパソコンであるが、そのパソコンが盗難被害にあった場合には、パソコン本体に保存されたデータが外部に流出することとなる。一方、シンクライアントシステムに移行した場合、端末にはデータが保存されず、全てサーバ側に保存されることとなるため、情報の流出の可能性は低下する。

③新しい業務のあり方の構築

今までにない業務のあり方を、情報システムを通して構築する。

例えば、現状では、情報システムの利活用は役場庁舎内に限定されているが、出張先や現場でも活用できないか。また、現在紙に印刷している会議資料などを、データのまま閲覧・参照することはできないか。

以上の課題を解決する方法として、タブレット端末の活用が考えられる。タブレット端末は、持ち運びが容易な端末であり、出張先や会議室、議会議場などの自席以外で、情報システムを活用するには最も適した形の端末である。また、紙ベースでの資料と比較して、タイムリーな情報提供が可能であり、動画、画像などについても簡単に利用できるという長所がある。

ただし、タブレット端末は、現在においては、最も有用性があると考えられる端末ではあるが、今後技術の発展により、より優れた機器などが登場することも考えられる。したがって、新しい業務のあり方の構築については、タブレット端末の活用のみに固執せず、既存のシステム、機器の再活用や新技術の検討など、様々な視点から推進していく。

また、情報発信のあり方についても検討していく。人口減少時代の日本において、地方消滅までもが叫ばれる昨今、自治体の魅力等を発信し、人材の確保、経済力、活力の向上につなげていくシティプロモーションが重要な取組となっている。

そのツールとして、ホームページのあり方を見直し、再活用していく必要がある。現在では、主に町内向けの情報提供が主となっているが、今後は、町外へ向けた情報発信のツールとしても活用していくことを検討していく。また、現在はホームページの更新を外部に委託しているが、情報の即時発信という観点からは、職員が自分で、容易に更新できるCMS（コンテンツマネジメントシステム）の拡大を検討する。

また、プッシュ型情報サービスとして、メールの他、SNSを活用していくことも検討する。SNSを活用することで、相手方に対して積極的な情報提供を行うことができる。さらに、メールと異なり、画像、動画を簡単に発信することもできるため、現在の災害情報、地域の安全情報等の情報はもちろんのこと、観光情報などの発信にも活用できる。

GISの活用については、情報資産を様々な方面で活用できるよう検討する。現在ある地番、地積などの情報のほか、農業、観光、都市計画、水道などの情報も、GISに取り込み、これまでのような業務処理のための情報としてではなく、政策判断のための情報としても活用できるよう、統合型GISを整備する。

④費用対効果の高い情報システムの構築

厳しい財政状況の中で、費用対効果を見極め、可能な限り費用を削減した上で、効果的に情報システムを導入・維持管理していく。①から③までに掲げた各課題の解決の方法は、その多くが、経費削減にも効果がある。

データセンターの活用は、電源供給設備、空調設備、耐震性の確保という観点では、自前で同等程度の環境を整備するよりも経費がかからずに済むという利点がある。また、災害が起きにくい立地のデータセンターを選択できるのも、大きな利点である。

仮想化技術の活用については、それにより物理的な機器を削減することができるので、機器の保守料などの維持管理経費を削減することが見込まれる。また、機器の設置スペースも削減できるため、今後情報システムが拡大した場合であっても、追加費用をかけずに柔軟な対応が可能となる。

タブレット端末についても、経費削減の一助となる。タブレット端末を活用し、会議などの資料を全てデータによる提供とすれば、用紙代、印刷代、印刷にかかる人件費を削減することができる。

以上４点について、基本方針を示した。これらの基本方針の達成には、それぞれ掲げた方法による解決を行うが、その実施に当たっては、留意点がある。それは、職員の情報活用能力の向上である。

どのようなICTであっても、活用するのは職員であることから、職員のICT活用能力の向上は必須である。したがって、ICTの導入に際しては、職員研修や操作教育を通じてICT活用能力の向上を図ることで、職員自らがICT利活用の方策を発案・構築していくことができる環境整備が必要となる。

なお、ICTの活用により、様々な行政課題を解決できる可能性がある。今後、芽室町においてもそのようなケースが生じた場合については、基本的には本計画に基づき、個別の活用計画等を策定するものとする。