ロバート会議規則（２２）

電話会議（音声会議）
　電話会議では、参加している構成員が相互に聞き、実施されるすべての業務に参加できます。
　なお、米国ではすべての州（の議会）で電話会議が合法とされているようです（2005年当時）。
（ア）電話会議の運営の仕方：会議前
　電話会議では、会議前に次のような準備を行います。
i) 会議の運営方法の規則を決める
ii) 電話会議のチェックリストを作る（電話番号が最新であるかなど）
iii) 会議前にすべての構成員に送付される議事日程の様式を作る（議題、議題の順序等）
iv) 合意した行動を正確に記録する議事録様式を作成する
v) 構成員にEメールで送付できるフィードバック様式を作る。これによりメンバーは会議の印象を振り返ることができる
vi) 構成員が署名し、FAXまたはEメールで返送できる「承認様式」を作る
（イ）電話会議の運営の仕方：会議中
　電話会議では次のことに注意して会議を進めます。
i) 点呼で会議を始める（全参加者の名前を呼び、応答するように要請する。このようにすることで、全員が繋がっていることを確認できる）
ii) 次のような規則を再確認する
a) 参加者は、発言する前に自分自身が本人であることを明らかにし、議長に許可を得る
b) 参加者は2分以上話してはいけない
c) 意見を述べたいと思っている人すべてが話し終わるまで2回以上意見を述べてはいけない
d) 新しいメンバーいる場合、そのメンバーをを紹介し、全員が互いに知るようにする
e) 議論を始めるとき、問題を明確に述べる
f) 話している人を追跡し、話していない人に発言を求める
g) 各メンバーの名前を呼び、どのように（賛成か反対か）投票したいかを尋ねる
h) 全メンバーが会議が終了したことを知っていることを確認し、明確に会議を終了する
（ウ）電話会議のエチケット
i) 時間を厳守する
ii)　電話は静かな場所で受ける
iii)　可能であれば有線電話を使う（携帯電話やスピーカーフォンは、周囲のノイズを拾いやすい）
iv)　通話中着信サービスを切っておく
v)　規則で定められているように話す前に名前を言う
vi)　議論に設定された時間制限を遵守する
vii)　他の仕事をするために電話を保留にしない
（エ）正当性の立証
　表決の結果は次のようにしてその正当性を確立します。
i) 電話会議中に取られた行動に対して書面による同意書に署名する（承認）
ii) 行動は次の顔を合わせた会議で承認してもよい
（オ）議事要件
　組織の規約に、電話会議が許可されることが記述されていなければなりません。
（カ）電話投票
　以下は2005年当時の米国の話しですが、参考になります。
　役員会や委員会のメンバーに電話かけて、取るべき行動に関して聞き取り調査をすることは、米国のどの州でも禁止されている。これは、グループで検討するという会議の重要な部分が失われているからである。各メンバーは、正規の会議で行われる考え方の交換に基づいて意思を決定すべきである。