受け入れ通知の受領
出願書類をちゃんと送ればあとは大学からの受け入れ通知を待つだけだ。いつ頃届くかは大学によってマチマチだが、「出願書類が届き次第できるだけ早く通知を発送している。」と言っている大学が多い。 しかしながら、大学のAuslandsamtではたいてい数名で何千件もの出願書類を処理している。場合によってはそれぞれの学期の締め切り日の1ヵ月程度後になる場合もあるし、遅い場合は学期の始まる2週間前ぐらいになってやっと通知がくることもある。つまり夏学期の場合は3月中旬、冬学期の場合は9月上旬ということ。
出願書類の送り先がuni-assistの場合、書類の審査期間は4~6週間。uni-assistの個人アカウント(My assist Account)を登録することで、書類受理の報告や審査結果をメールで受け取ることができる。
希望する大学から手紙が届いたらまず確認して欲しいのは"Zulassungsbescheid"、あるいは "Zugangsbescheid"という書類。これがお目当ての「入学許可通知」で「希望学期の希望学科にあなたのために席を用意しました。」というお知らせ。
願書で希望した通りの専攻課程へのZulassungかどうかを確かめよう。
Zulassungsbescheidの他に、寮の申し込み用紙、財政能力証明申告用紙、オリエンテーションの案内、授業開始前の集中語学コースの案内等が同封されることがある。
全ての書類を確認する
"Zulassungsbescheid"ではなく"Ablehnungsbescheid"が入っていたら残念ながら出願は認められなかったことになる。理由が書かれてあり、「この決定に異議がある場合は・・・」と異議申し立て方法が書かれているが、これをもらってしまったら当該学期の入学はできない。 "Ablehnungsbescheid"とはっきりと書かれた通知書ではなくても、手紙の中に「残念ながら受け入れはできません。」といった内容が書かれていればこれも断わりの通知ということになる。 なお、この種の通知は志願した学科単位で送られてくる。第1希望に関しては"Ablehnungsbescheid" が送られても、第2希望で"Zulassungsbescheid"が同封されていることがあるので、よく確かめてみよう。
上述の「世界の認可高等教育機関一覧」はanabinの検索サイトで参照できるので、自分の大学がちゃんとリストに載っているかあらかじめ確認しておくと良い。
こうした事態を避けるためには、たとえ1~2年の留学を想定していても出願時には、卒業"Studienabschluss"する予定と申告するのも一つの方法だが、こうするといくつかの大学が実施している短期の留学志願者のDSH免除という恩恵には預れなくなってしまう。従って時間に余裕を持って、出願前に交換留学等ではなく一般の出願者でもKein formeller Studienabschlussによる出願が認められるかを、あらかじめ問い合わせておければベスト。 ただ、これが理由で不許可通知をもらってしまってもまだ望みはある。「学位取得目的への出願に変更したい」と告げれば、そのための追加書類について連絡してくれることもあるので、最後まであきらめずにやれることはやってみよう。
「遠いアジアの国の学校事情に精通している担当者はいない」ことを念頭に、できるだけ誤解されないように願書を作成し、有効そうな証明書は何でも同封し、誤解されたとわかった時点でも間に合うように早めに出願するように心掛けよう。
"Zulassungsbescheid"ではなく、願書受理通知書が送られてくる場合がある。これは文字通り「確かに出願書類を受理しました」という証明で、これを入学許可書と勘違いしないように("Bestätigung"と書かれていることが多い)。一方で、願書受理通知書はドイツで留学滞在のための在留許可申請に有効な書類として認定される。"Zulassungsbescheid"を受け取らないままドイツへ出発するような場合は必携書類となるので必ず持っていこう。
「通知はいつ頃届くか」で述べた期日になっても通知が来ない場合もある。この場合は直接大学のAuslandsamtへ問い合わせてみよう。EメールかFaxでもいいが、一番確かな方法は電話。自分の氏名と願書の発送日を告げ、どうなっているかを問い合せる。すべてのやり取りを電話でする自信がなければ、まずFaxかE-Mailを出して、そこに「いついつ頃に電話をするので、それまでに調べておいてください」と書いておく。願書受理通知書をもらっている場合は、受付番号のようなものも入っているはずなので確認しておこう。 願書締切日以前にこうしたことを問い合わせても「もうしばらく待ってください」と言われるのがオチ。少なくとも願書締切日の10日後ぐらいまでは、じっと待とう。 出願書類をuni-assistに送った場合 、各自が登録した"My assist Account"上で書類の受理について、或いは書類審査の結果について確かめることができる。この通知を確認できない場合は、直接uni-assistへ問い合わせること。中には問い合わせてもらちがあかず、とうとう通知も来ないということも全くないとは言えない。ドイツの大学の留学担当者は概ね大変熱心だし、きちんと対応してくれるはずだが、こういう場合はいかんともし難い。この大学とは縁がなかったと、あきらめるしかない。こんなことも想定して、複数の大学に出願しておくことをオススメする。
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