資料の作り方5（軸を考えよう）

昨日は、階段の一段ごとに一枚の資料を作るってことを話しました。
今日は、その一枚を書く上での注意を書いてみたいと思います。

パワーポイントで資料作ったとき、箇条書きや表、さらに図なんかを
用いて説明をするときがよくあると思います。
この時注意してほしいのが軸（といってもわからない？）を明確に
することが大事だと思います。

例えば昨日説明したようにメッセージが明確でないと軸がぶれます。

（1枚目）
　世の中のウイルス感染は年々増加傾向にあるという統計情報と、
　社内でこんな被害が出ているとの感染事例をまとめたページ

なんかの資料を箇条書きにしたら。
-----------------------------------
・ウイルスの感染被害は年間100万件ずつ増加している
・社内は、トロイの木馬に50台のPCが感染した。
・感染元は、自宅から持ち込んだUSBメモリによるものである。
-----------------------------------
こんな感じですかね。
これって箇条書きでなくただの文章です。文章として書くなら
別に何の問題もないと思うのですが、箇条書きで書くなら、
この3点にタイトルをつけれないといけません。
なんてつけます？
「○○は、以下の3点です。」てな具合に、○○を説明できます？？？
わたしは、この○○を軸と表現しているのですが、上記内容では、
○○を「社内の被害状況」？、「ウイルスの被害状況」？？？
・・・なんといえばよいかわかりません。

資料を作るうえで、こんな場合は、ちゃんと○○を説明できる
ように作りましょう。
例えば、世の中のウイルスの感染状況は主に以下の3点です。
１．・・・・
２．・・・・
３．・・・・
とかね。

これは、箇条書きだけでなく、表でも同じです。
表のタイトル、各行や、各列に名称がつけれますか？

あと、図なんか描いたときに凡例をちゃんとかけますか？
四角と丸と矢印と、、、青、赤、黄色とか使って図を描いていると
思うのですが、同じ形、色、は同じものを示さないといけません。
よくあるのは、思いつくまま好きなことを好きな形で表現しています。
しかも、凡例もなく。。。
例えば、四角は何を意味しているのか？
この四角はシステム名、あの四角は機能、こっちの四角は課題
とかね。大体わかりにくい図は、凡例がかけません。

なんてえらそうに書いたけど、思いつくまま殴り書きなので、
この文章こそ、わけわからないかもしれません。。。
そうだったらごめんなさい。

では、

資料の作り方4（ワンピッチワンメッセージ）

今日は、
『パソコンを使ったこともない社長に全社員のパソコンにウイルス
（“ウィルス”とは書かない）ソフトを入れるために1000万円の予算を
お願いしたい。』
というための資料の作り方（私の場合）について書いてみます。
皆さんならどう作りますか？（少し考えてみたかな・・・）

私だったら、手順はこんな感じになります。
【My手順】
◆まず階段を考えます。
　1.社長に今社員は、パソコンでこんな仕事している。
　　パソコンなしでは仕事ができないことを知ってもらう。
　　※社長はパソコンを使ったことがないので、使うことの重要性
　　　がわからないと考え、「パソコンってこうやって使われている
　　　んだ！」、「もう社員はパソコンなしで仕事ができないんだ！」
　　　ということを理解してもらう。
　2．ウイルスというものがどんなものか知ってもらう？
　　　コンピューターウイルスってよく耳にすると思うけど、実際に
　　　どういうもので、感染するとどうなるか？特別な話でなく、
　　　自社も感染の危険が十分にある。その時のリスクとしてこんな
　　　ことがあると知ってもらう。
　　　実際の社内の感染例なども紹介するとGood！
　3．感染を防止する策にはどんなことがあるのか？
　　　3つくらい考えられる策を提示する。
　　　（例えば）
　　　　・パソコンをやめる
　　　　・ウイルスソフトを各端末に導入
　　　　・シンクライアント化し、完全に管理する。
　　　　など、、
　4．各々の策のメリット・デメリットは？
　　　投資対効果は。。。
　てな具合に説明します。

◆各々の階段ごとに資料を作る。
　このときに『ワンピッチワンメッセージ』で作ります。
　要は、上記階段の一段ずつ1枚のページで作るとことになります。
　
私の中では、上記の階段をちゃんと考えている人は、基本的に
『ワンピッチワンメッセージ』ができていると思います。
しかし、今まで社内で色々な人の資料（特に社内でしか仕事を
したことがない人）を見る限り、その階段を整理できないまま
資料作りに力を入れてしまっているケースが多く見受けられます。

上記のウイルスに関する資料だと、例えば、
（1枚目）
　世の中のウイルス感染は年々増加傾向にあるという統計情報と、
　社内でこんな被害が出ているとの感染事例をまとめたページ
（2枚目）
　ウイルスソフトの種類と特徴（シマンテックは、トレンドマイクロは。。）
（3枚目）
　導入の計画と投資金額
・・・などなど

※これは極端かもしれませんが、解説すると
・1枚目：社内の被害内容と世の中の傾向は関係ない。ここら辺と
　　　　　取り入れるなら、世の中の傾向と自社の傾向を比較し、
　　　　　同じ推移をしている（あるいは少し遅れて後を追っている）・
　　　　　今後の世の中の見通しがさらに増加⇒すなわち、自社も
　　　　　増加する危険性が極めて高い。とかなら意味あります。
・2枚目：普通社長には、こんなことはどうでもいい。どんなソフトで
　　　　　あろうがそれは、情報システム部門に任せる。要は安全
　　　　　ならいい。この2社で大きく特徴が分かれるなら意味あり
　　　　　ます。A社は新ウイルスの対応が早いが、高いのとPCに
　　　　　負荷をかける。B社が対応が遅い（新種のリスクは背負うが）
　　　　　安くて簡易である。などなら、判断をあおいでもいいと思い
　　　　　ます。
ま、こんな感じです。

だいたい理解してもらえましたかなぁ～。

これができて、初めてどんな色にするかとか、。。。。などの意味が
出てくると思います。

今日は、ここまで　

資料の作り方３（ワンピッチワンメッセージ）

前回は、プレゼンテーションの説明になってしまいました。
で、今日は、
＜実践に役立つパワーポイント作成術＞
①ワンピッチワンメッセージ
②階段を作れ
　・伝えたい相手の現状を捉え、
　・伝えた後、こうなってもらいたい姿を描き、
　・そこまでの道のりのストーリーを組み立てろ
----------------------------------------------
について書きますね。

資料の作り方といっても、どんな色を使えばいいとか、文字の大きさ
はこのくらいとか、タイトルはこんな風にといった作り方にも色々ある
と思います。でもこの部分は、私の中では2の次、3の次。
大事なのは、前回も話しましたが、プレゼンテーションする“前”と“後”
で何を変えるかです。その変えるためのひとつの材料が資料なわけで
す。階段を作れと書きましたが、いくらきれいな階段ができても、到達
したいところにつながっていなければ意味がありません。まずたどり着
ける階段を作る。階段が上りやすくとか、きれいに、とかはその次でい
いと思います。
じゃあ、階段ってどんな感じなのでしょうか？あんまりうまくないかもし
れませんが、ちょっとした例で紹介してみます。

例えば、
『パソコンを使ったこともない社長に全社員のパソコンにウイルス
（“ウィルス”とは書かない）ソフトを入れるために1000万円の予算を
お願いしたい。』
というための資料はどう作りますか？
少し考えてみてください。

次回、私の場合の手順について書きます。

資料の作り方２（プレゼンテーションとは？）

プレゼンテーションとは何か？（ぐぐるとこうなります。）まぁ～色々あるんだと思いますが、私が思うに、何かを変える（変えさせる）道具だと思います。つまり、プレゼンテーションする前と後で何かが変わらなければ意味がなく、変わってほしいようにもっていくためにするわけです。

例えば、
素敵な女の子に気に入ってもらうために、親切にしたり、一生懸命笑わしたり（これは関西だけ？）、かっこいいところ見せたり。。。と色々することも、私はプレゼンテーションだと思います。
仕事で言えば、
自社の製品を買ってもらうために、他社と比べてこんなにいいですよ！とか、安いですよ！とか、サービスばっちりですよ！とか。。。色々説明して買ってもらう。
とか、
自分の立てた企画が、これくらいお金かかるけど、こんないいことがあって、数年後にはこんなに利益が出て。。。とかもそうです。

なんかプレゼンテーションの説明になってしまいましたね。。。
次は、
＜実践に役立つパワーポイント作成術＞
①ワンピッチワンメッセージ

の説明を書きまぁ～す！

資料の作り方1

私は社内SEといいながら企画的な仕事がほとんどなので、よくパワーポイントで資料を作ります。
よくほかの人にも手伝ってもらったりするのですがなぜかわかりにくいのです。何度かレビューしたらよくなるのですが、なんでだろう？と考えてみました。私なりの解釈をちょっと紹介します。

＜実践に役立つパワーポイント作成術＞
①ワンピッチワンメッセージ
②階段を作れ
　・伝えたい相手の現状を捉え、
　・伝えた後、こうなってもらいたい姿を描き、
　・そこまでの道のりのストーリーを組み立てろ
----------------------------------------------
実は、これだけなんです。わかる？

ちゃんと解説を書かないとね。
眠くなったので続きは次回に。すいません。