議事録の難しさ

議事録と言えば、通常、会議や打ち合わせの内容、経過、結論をまとめ、それを会議参加者や会議不参加者等に伝えるための文書のこと、かと思います。

議事録を担当して思ったことがあります。

まず、「こうあるべき」という理想的な議事録のスタイルは、あると思います。

要点として、

・会議の目的を明確にする。

・要点が整理されている。

・なにが、いつ、どこ、だれ、どのように、などが明記されている。

・画像などテキスト以外のデータで情報を補う。

などが、挙げられるでしょうか。

今回、４時間に及ぶ会合の議事録作成にあたり、改めて「この作成された議事録を誰が読むことになるのか」ということに焦点を当てました。

読者が社内の人の場合と、数社の方々が必要とする場合では、配慮するポイントが異なります。

また、回数を重ねた会議の場合、様々な点で最新の表現方法と共通認識の確認が必要になります。

は～～

大きな注意を受けないような報告書ができあがるでしょうか。

がんばります。