すばやい試算表づくりは経営の基本習慣

■ＰＤＣＡと数字の習慣

　定期的に訪問する企業では私が参画する会議の度ごとに
直近の業績と資金繰りを確認します。

当然、最近１カ月の取り組み、活動プロセスと
受注成果を評価・議論し、次の具体策と役割分担を
決定するわけです。

ですから、これまでの行動を分析する材料として、
その結果としての経営成績や財政状態が「月次の決算」として
あらわれる試算表の確認は必須です。

そのうえで今後の見通しを話し合い、打ち手を調整していきます。

ですから、次月にはまたその結果である数字を
読み込みたいわけです。

毎月数字を作る、数字を読む、数字を使うことで
過去・現在・未来のＰＤＣＡサイクルの確認になり
意識づけになります。
経営の基本習慣と言えます。

付き合いはじめた当初は数字に強くない経営者が案外多いのですが
毎月試算表を確認することで一年が過ぎ、
決算期を迎えて決算書が確定するころには数字で語ることが
習慣化し、数字に強くなっています。

昔は「決算書が読めない経営者」に対して、
豪快でダイナミックな感じがしてかっこいいような雰囲気も
なくはなかったようですが……
今では当然のことながら
「この社長大丈夫か？」＝「この会社大丈夫か？」
という評価でしょう。

間違いないと思います。

業績不振の会社はもちろんですが
業績好調の会社といえども財務会計、管理会計に疎く、
数字が読めない、語れない経営者は
「この先大丈夫か」と思われてしまうでしょう。

むろん経営者が細かな数字、精緻な数字まで
理解しておく必要はありません。

しかし、結果を出す経営者・未来に向けて真剣に取り組む経営者は、
要所要所の数字や構成比、過去からの傾向はしっかりと
頭に刷り込んでいるケースがほとんどでしょう。

ＰＤＣＡサイクルの基盤となるのはやはり日々月々の
成果の確認なんですから当然です。


■月次の試算表はいつ出来ますか？

ところで皆さんの会社では毎月の試算表はいつごろ出来上がりますか？

翌月の15日とか20日という会社も少なくありませんが
それでは月の営業日の残りはわずかですから
前月の試算表の情報をふまえた活動を当月の活動には
ほとんど生かせないということになります。
月の半分、あるいは３分の１しか残りの日数がないわけですから。

完成目標は毎月5日。
遅くとも10日には前月の試算表が出来上がっている状態。

それではじめて、その情報が次のアクションに盛り込めるわけです。

ビジネスの内容や取引先との契約形態・取引習慣によっては
数字を固めきれない場合もあるでしょう。
しかしそれでも、従来の傾向や最近の経緯を記録しておけば、
かなり正確な数字が予測できるはずです。

いずれにしても、データを揃え、試算表づくりを早めようと思えば
社内はもちろん、社外の取引先についても啓蒙が必要です。

普段から金額や数量、日付についての意識を高め、
記録し、共有化することが求められます。

しかし、こういったことこそ仕事の基本習慣。
だからこそ、収益力を高められる可能性があるわけです。


■損益と資金のパターンは４つ


◇１「勘定合って　銭も合う」
◇２「勘定合って　銭足らず」
◇３「勘定合わず　銭は合う」
◇４「勘定合わず　銭も合わず」

勘定（損益計算）と銭（資金計算）の関係はこの４つです。

◇１「勘定合って　銭も合う」

勘定（損益計算）が合う…すなわち儲かっている、
銭（資金計算）も合う……すなわち資金繰りもＯＫ、
ということです。

会社も家計もこれが一番です。
厳しくいえばこれが当たり前の状態。
一生懸命働いたのに勘定は合わない、お金は足りない
では残念過ぎます。

しかし、急に売上が伸びたり、投資がかさんだりする
成長企業ではそうもいかない場合が少なくありません。


◇２「勘定合って　銭足らず」

勘定（損益計算）が合う…すなわち儲かっている、
銭（資金計算）が足りない……資金が足りない、
ということです。

黒字といえども多くの会社ではこの状態。
ですから資金繰りのため金融機関から借入金を調達します。
あるいは儲かってはいるけどさらなる投資を予定し
設備資金がひとまず必要。
こんな感じです。

いくら儲かっていても、売上の回収が遅く、
費用や投資の支払いが先なら資金が足りなくなってしまいます。

そして、もし資金が手当て出来ない場合は…
【黒字倒産】です。

そうならないために損益管理、資金管理、与信管理などが
大事なわけです。


◇３「勘定合わず　銭は合う」

勘定（損益計算）が合わない…すなわち儲かっていない、
銭（資金計算）は合う……すなわち資金繰りはＯＫ、
ということです。

赤字だけど資金はあります。そんな状態です。

自己資金なのか他人の資金、つまり借金なのかは
それぞれですが通帳残高・金庫の中にはまだお金がある。

だから「いまのところ」大丈夫。

しかし、もしこのまま勘定（損益）が合わない状態が続けば
資金が底をつく、そんな状態です。

創業したけど売上が伸び悩み、資本金を食い潰し
預金残高がだんだん減っていく…。

運転資金を借りたのに売上が伸び悩み、
借入金が入金された預金残高がどんどん減っていく…

私も経験がありますからよくわかります。
お金には羽がついている・足がついている、
とにかくすぐなくなります。
これはとにかく早い。


◇４「勘定合わず　銭も合わず」

勘定（損益計算）が合わない…すなわち儲かっていない、
銭（資金計算）も合わない……すなわち資金も足りない、
ということです。

一生懸命働いて赤字、お金もない。
最悪です。

しかし悲しいくらいによくあるパターンでもあります。

とはいえ様々な事情、様々なタイプがありますから
簡単に解決の処方せんが書けるわけではありません。

いずれにしても「勘定合わず　銭も合わず」では
経営を続けられません。
まもなく立ち行かなくなります。

１～２年ならまだ持ちこたえるかもしれませんが、
この体質が３年続くようなら資金は底をつき、
金融機関からの新たな借り入れは断られてしまうでしょう。
抜本的な改革に取り組むか、
早いうちに会社を畳むことになるでしょう。

これは極めて危険です。
いますぐ腕利きの専門家に相談しましょう。
手遅れの可能性もありますがもしかしたら何か手があるかも。

金の切れ目が縁の切れ目、仕入れ先、材料屋さんが
ものを売ってくれなくなります。


■早めの相談を

プライベートでの失言やもめ事はもちろん、
仕事のミスはとにかく早めの対策・取り組みが肝です。

軌道修正は早めに、過ちの反省は早いほうがいい。
リカバリーできる可能性があります。

こじれて時間が経てばさらに話も実態もこじれます。

早め早めです。

だから試算表が早い会社がいいんです。
自分で何とかならなければ信頼できる人に相談する。
カッコつけてる場合じゃありません。

アメリカと違って日本は倒産や破綻に寛容さはなく
社会復帰の道は極端に狭まり、復旧復活が難しくなりがち。

抱え込まずに、未来を見据えて出来ることから。

廃業も清算もありだと思えば逆に道が見えてきます。

とにかく早めに相談しましょう。