会議を変える（３） 準備と進行

”会議を変える”の第３弾。　準備と進行についてです。

いままでの会議の場合、何を目的としてゴールは何かということがあまり明確でなく、「いらない時間でつぶされた」「上司の愚痴を聞かされた」「会議で決定したことが何だったのか不明確」という不満があったと思います。

会議の準備段階では、一定のフォームで統一されたアジェンダ（議案）を関係者に予め送っておくと進行も早いことでしょう。そのフォームにどんな要素が必要かというのは、「日産　驚異の会議」に書かれていますので省略します。

また会議には短期的に決定できる事案と長期（１～数ヶ月）かかって決定していくものがあるので、どちらかによって会議設計も当然変わってくるはずです。

この中で、短期的な会議の場合、１日で仮の結論まででも良いので出してしまうことが大事でしょう。
会議がのびて後日またもう一度ということになると、前回会議の復習からおさらいしたり、会議参加者の心変わりや「そもそも問いが違うのではないか？」といったことも発生しがちです。引き伸ばしてメリットがあることはまずありません。
もちろん、まったくまとまらない状態なのに、1日の会議終了予定時間が来たのでといって強行採決のような形で終わるのもメンバーの不完全燃焼に終わります。

そうならないように、予め１日で結論が出るような問いに会議を設計しておく必要があると思います。

多様な意見を出してもらうために、ホワイトボードや模造紙、付箋などのツールが自由に使えること。「日産　驚異の会議」では議事録は取らず、話し合われたホワイトボードやはられた付箋、それに結論に至るワークシートなどをデジカメで取って関係者に即座にメールなどで回して共有するという方法がとられているようです。これはフューチャーセンターセッションでもよく行われている会議手法ですね。