必要のない文書をつくらないことで脱多忙化をはかる

前々から感じていたけれど、ちょっと忘れていたことについて。

これは民間企業に勤めていた時も、公立高校教諭をしていたときにも感じていたことで
なおかつ日本の教師の多忙化にも関連していることです。

それは、必要のない文書や不必要な文書中のフォーマットを削除することにより、もっと別の豊かな時間を獲得できるのではないかという提案です。

教師になってわかったのは、報告書がらみのものがやたらと多いわけです。
それは教師だけでなく、ビジネス全般にも言えることだと思います。

まさに、報告書の提出を目的とした報告書のことです。誰の何のための書類かという目的や用途のない文書を延々と作り、提出したけど担当者がハンコ押してファイリングして終了する。しかもその文書ファイルは以降、ほとんど見たり活用されることはないというもの。

また、同じ文書なのに、フォーマットが毎年担当者が変わると変化して、そのフォームからつくりなおすということも教員時代によく経験しました。何のためのフォーム変更かがわからないもの・・・

これらは、本人や関係部署にリフレクト（フィードバック）されていないのです。これは意味を持ちえません。

教職員の多忙化の大きな要因として、文書作成などの雑用があります。
これによって児童・生徒に接する時間が減っているという報告が多数あります。

これは誰の何を目的とした文書で、文書化することはこんなメリットがあるという””設計”なしに、昔からあるからという理由だけで、あるいは”仕事を作る”という理由のようなものでつくられている文書については、極力削除や削減をするということが必要です。

時代は大きく変化しているのに、前例だから　とか　とりあえず毎年やっているから継続
というものは意味をなしませんし、お互いに仕事を忙しくしているだけです。

こういうことについて、もっと議論が深まり、余裕や豊かさに着眼できるような社会にしていきたいものです。

そのために今回のブログでもそのことを提案しました。

皆さんも、もう一度、文書作成の機会（特に大勢に文書を書かせる側の方）に文書作成目的（誰にフィードバックし、どう役立つか）を再検討し、いらないものは思い切っての削減・削除の決断をしていただければと思います。

お読みいただき、ありがとうございました。

関連した記事に以下のようなものがあります。ご参照いただければと思います。

　『仕事のための仕事が、大仕事になっている。（ハフィントンポスト2014年9月8日号より）』