【写真を縮小多機能ペンを使った「色のルール化」で、メモを情報として活かせるようになる。
■大切ななメモが埋もれない「色のルール化」
手帳にメモする習慣がつけば、手帳を活用できるようになる、と思っている人は少なくありません。ところが、手帳にメモする習慣がついても、メモを情報として十分に活かせていない人も結構います。たとえメモ魔になれたとしてもです。これは大切なメモがほかのメモに埋もれてしまうことがあるからです。これでは手帳をつける意味が半減してしまいます。
手帳のメモを情報として活かすには、視認性を上げるといいでしょう。
具体的な方法としては、黒、青、赤の3色が1本になった多機能ボールペンでメモするのです。このとき、なんとなく感覚で色を使うのではなく、色のルールを決めて使ってください。
たとえば、「黒が普通」「青が重要」「赤が注意」といったように決めておくのです。これならメモの性質がひと目でわかり、大切なメモほど目立つようになります。ただし、青と赤でメモするときは、「とくに大切なメモ」に絞ってください。そのほうが色のルールの効果が高まります。
さらに事実と自分の所感を明確に分けてメモしたい人は、黒、青、赤、緑の4色が1本になった多機能ボールペンを使い、「緑が所感」としてメモすればいいでしょう。仕事とプライベートのメモがひと目でわかるようにしたい人は、「緑がプライベート」とするのも手です。
お勧めの多機能ペンとして、滑らかな書き味、鮮やかな発色を追求したい人は「ジェットストリーム」(三菱鉛筆)、メモを書き直すことが多い人は「フリクションボール」(パイロット)を使うといいでしょう。どちらも雑誌の手帳・文具特集などで、長年高い評価を得ているボールペンです。
この色のルールは、スマホで手帳アプリを使っている人にも効果があるので、試してみてください。
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未確定の予定を管理するのに欠かせない「ミニ付せん」。
■未確定な予定は、ミニ付せん管理がオススメ
さらに色のルール化の効果を高めるには、未確定の予定は小さな付せんにメモして、月間スケジュール欄の該当する日に貼っておくといいでしょう。未確定の予定と確定の予定が一目瞭然になります。そして、未確定の予定が確定すれば、手帳にメモするのです。これなら、うっかり未確定の予定と確定の予定を間違えることがなくなります。また、未確定の予定を確定させるのを忘れてしまう、といったこともなくせます。
お勧めなのは、25×7.5mmサイズの赤、青、黄、緑の付せんが入った「ポスト・イット スリム見出しミニ」(3M)です。私の場合、「黄が普通」「青が重要」「赤が注意」「緑がプライベート」として使っています。小さな付せんですので、メモするときは手帳にメモするのと同様、自分がわかる範囲で省略すればいいでしょう。たとえば、「12月22日15時からプレジデント社で打ち合わせ」という仮予定をメモするなら「プレ打15時～」とし、12月の月間スケジュール欄の22日に貼っておけばいいのです。
ただ、出先でもメモできるよう、何種類かの付せんを持ち運ぶ場合、携帯しにくいものです。ミニ付せんの場合、紛失する恐れもあります。この問題は、手帳に差し込んで携帯できる付せんケース「ポスト・イット 手帳用ケース ポータブルシリーズ」(3M)を使うことで解消できます。
使い方は、携帯したい付せんを20枚ほどの束で剥して貼りつけておくだけです。もちろんほかの好みの付せんを貼っておくこともできます。かさばることなく手帳とともに携帯できるため、自分の机以外の場所でも、必要に応じてすぐに付せんが使えるようになります。
フリーランスライター 桃山透＝文】
手帳を付けるのも大変だけど、これに色分けや付箋をつけたりも大変だろうな。でもここ迄やっておくと手帳の効果が後で出てくることでしょう。
