A lot of students at AtoZ bring emails for me to check during the lesson. They say they worry about writing emails in English. I know I always feel nervous (緊張する) when I write an email in Japanese!
If you have to write an email in English, of course, the best way is to ask a native speaker to check it. If you can't ask a native speaker, then I recommend Jgram.org.
It's a great free website that has thousands of useful sample sentences that you can use in your emails. It has both business phrases and also ones for regular (日常） emails. There are greetings (挨拶), company introductions (会社の紹介), apologies (謝り), negotiations (交渉), orders (注文), thanks (感謝) and much more.
Here are some samples from the greetings section.
いつもお世話になっております。
We always appreciate your business.
お返事が遅くなってしまい申し訳ありません。
I am sorry I have not replied sooner.
お忙しい中お時間頂いてありがとうございます。
Thank you for your attention at this busy time.
メール頂きまして大変光栄です。
I am very privileged to get your mail.
ご連絡頂きまして有難うございます。
Thank you for your message.
お返事遅れてごめんなさい。
Sorry for my late reply .
お返事をして頂いてありがとうございます
Thank you for your reply.
昨日XYZイベントでお会いしました、ABCです。
This is ABC. We met at the XYZ event last night.
失礼をお許し下さい
Please forgive my rudeness
急な話ですが、
Sorry for the short notice.
先日はおめにかかれて大変感謝しております！
It was nice to meet with you the other day.
お返事を頂き、ありがとうございます
Thank you for your reply.
早速のご返事を頂きありがとう存じます。
Thank you for the quick reply.
ロサンゼルスからこんにちは。
Greetings from Los Angeles!
貴社のウェブサイトを拝見しましたが、貴社商品No. 123について知りたいと思います。
I have visited your web site and would like to know about your product No. 123.
ニューズウィーク誌で貴社の製品について読みました。
I read about your products in Newsweek.
貴社の新聞広告を拝見いたしました。 I saw your ad in the newspaper.
貴社のウェブサイトはたいへん魅力的なものでした。ぜひ貴社の人事課に関して、さらに詳細の情報をいただきたく存じます。
I was most impressed by your website and would like to receive additional information about your Human Resources Department.
私は新入社員なので、自己紹介を兼ねてメールを差し上げております。
I am writing to introduce myself as I am new in the company.
私の新しいメールアドレスをお知らせいたします。
I am emailing you to inform you of my new email address.
貴社の電話が故障のようですので、電子メールでご連絡を差し上げております。
I am sending you this email as your telephone appears to be out of order.
来週月曜日のミーティングについてメールを差し上げています。
I am writing about our meeting next Monday.
早々にお返事いただき、ありがとうございます。
Thank you for your swift response to my email.
丁重なお返事ありがとうございます。
Thank you for your kind response to my email.
お便りをいただき、ありがとうございます。
It is very good to hear from you.
