イベント事務作業

　１０月２７日（土）に「授業の名人　有田和正・野口芳宏IN鹿児島」のイベントがある。
　８月２０日以来，この事務作業に平日で２～４時間，休みの日で５～１０時間ほど時間をあてがって準備をしている。
　例えば，ある日の日程は次の通りだ。

【平日】
　１９：００　　　　　　　帰宅
　２０：００～２３：００　事務作業

【休み】
　　６：３０　　　　　　　起床
　　７：３０～１１：３０　事務作業
　１４：００～１７：００　事務作業
　２０：００～２３：００　事務作業

　日によって所要時間の差はあるが，帰宅後はほぼ「事務作業」付けの毎日である。（もちろん，学校の仕事もちゃんとやっている。）
　これまで次のことをしてきた。
　

≪「イベント案内発送」事務記録≫

　１　封筒への事務局住所・宛名印刷　
　　○　位置調整に時間がかかる（１時間程度）
　　○　印刷所要時間　５時間程度
　
　　（１）最小サイズ　５００枚
　　（２）A５サイズ　３００枚
　　（３）Ｂ５サイズ　２００枚
　
　２　参加者の現勤務先洗い出し（約５００名分）　＊２０００～２００６年
　　○　教職員録の人名索引にて
　　○　所要時間１２時間程度

　３　住所宛名の入力（筆ぐるめへ）
　　○　県小中学校住所一覧（県教委ホームページ）
　　○　過去参加者一覧
　　○　入力の所要時間　６０時間程度

　　（１）過去参加者　　　　　　約４００名
　　（２）鹿児島市小中学校　　　　１０９校（小学校７２校　中学校３７校）
　　（３）３００人以上の小学校　　　７４校
　　（４）２００人以上の小学校　　　２４校
　 　（５）行政機関　　　　　　　　約６０個
　　　　　　　合　　　　計　 約６７０個

　　４　文書作成と印刷
　　（１）イベントの案内（５０００枚）
　　（２）各関係機関依頼文書（小学校・中学校、教育委員会・教育事務所等）（約３００枚）
　　（３）過去の参加者への案内文書作成（約４００枚）
　　（４）封筒（約７００枚）

　　５　発送準備
　　（１）郵便番号・住所・宛名書き（合計約７００枚）
　　（２）各学校の職員数の把握とその人数分の紙の仕分け
　　（３）折り込み・袋詰め・テープ貼り
　　（４）シール貼り

　　６　クロネコヤマトへの連絡（午後６時以降）

　
　これまでイベント事務作業にあてがった時間は１００時間程度である。　
　まだまだやらなければならないことがたくさんある。

　上のように，やってきた事務作業について「数字」と「時間」で記録に残しておくことは，今後に役立つことであろう。
　「着手すべき具体的仕事内容」が分かり，事務作業を進める上での「大いなる見通し」が持てるからである。