Word ドキュメントの保存：１６

Word 文書保存オプションメニュの
 □ ファイルにフォントを埋め込む
という項目には、二つの付帯メニュが付いています。

はじめの、「文書で使用されている文字だけを埋め込む（ファイルサイズを縮小する場合）」は、フォントの埋め込み範囲をその文書に書かれている文字の分のみとし、書かれていない文字は埋め込まないのでファイルサイズの拡大がごくわずかで済みます。
この設定によってファイルサイズが縮まるはずはないので、（ファイルサイズを縮小する場合）は、ファイルサイズをムダに拡大しないという意味なのでしょう。

この設定をしておくと、埋め込まれた異種書体を使って文字を書き換えることができません。
名前の場合には書き換えはありませんが、宣伝文などでは表現の修正があるかもしれないので、他のパソコンで修正するときには厄介なことになります。

次の、「標準システム フォントは埋め込まない」という設定は、これを無効にした場合、その文書ファイルが大荷物を抱えることになります。
旅役者のように、着替えを自分で持ち運ばなければなりません。
なぜそんなことが必要なのか、それはそのファイルを日本語仕様でないパソコンで読まなければならないときでしょうか。

 

 

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Word ドキュメントの保存：１５

Word 文書保存オプションメニュの最後は、
 □ ファイルにフォントを埋め込む
という項目です。

文書ファイルにフォントを埋め込んでおくと、Word の文書にその書体を選び出すことができます。
埋め込んでおかなかったらどうなるか、通常の文書なら \Windows\Fonts フォルダーから標準書体が選び出されるので、なにも気にする必要はありません。

では、このオプションはどういうときに役立つのか、それには次の場合が考えられます。

・ 文書を作る側で、ちょっと変わった書体を用い、そのファイルを使う側に渡すとき
宣伝用文や社名などを、標準とは異なる書体にして文書を作ることがあります。
その場合にフォントを埋め込んでおけば、どのパソコンでも作ったときと同じ書体で表示され、印刷もできます。

・ 標準フォントが異なっても、作ったとおりに見せたり印刷させたりできるようにするとき
標準とは、ときどき変わるもので、未来永劫の標準というものはありません。
パソコンの機種、ソフトのバージョンによって、標準が異なるとき、フォントを埋め込んでおけば、どんな場合にも同じ書体で表示され、印刷もできます。

作ったファイルをほかの人に読ませるときは、読む側が自分に合わせることを期待せずに、作る側自身の状態が普通なのかどうかに注意しなければなりません。
これは Word の文書に限らず、どんな場合にも共通のことがらで、自分の使っているのが万能の標準で、読み取るほうがあわせてほしいというのは横暴に近い考えです。
手前勝手では、パーソナル・コンピューターの名とは性格の違う使い方になってしまうでしょう。

 

 

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Word ドキュメントの保存：１４

Word で、保存されている文書ファイルを開いたとき、文字と図・表が、保存したときのとおりに画面に表れてくれないと、また修正が必要ということになります。
この状態が再現性不全ということなのでしょう。

同じパソコン、同じソフトで開く場合には、保存したときと同じように表示され印刷もできてあたりまえですが、文書を共有するときには、パソコンはもちろんのこと、ソフトのバージョンも同じほうが稀とみなければなりません。

文書を共有するときに再現性を保たなくてもよいというのは考えにくい例外です。
文字部分が読み取れればよい、あるいは図または表が共有のための重要部分であるなら、わざわざ Word を使わずに別の専用ソフトを使えばよいでしょう。

文書を共有するときに再現性を保つ対象を選別できるようにしてあるのはなぜなのか、対象外にすると何か利点があるのか、そこがよくわかりません。

 

 

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Word ドキュメントの保存：１３

Word 文書の保存、大項目の三つ目は、

次の文書を共有するときに再現性を保つ　[□ＸＸＸ＿＿＿]

となっていて、既定では「ＸＸＸ」が「文書１」、新規作成のとき現れるあのファイル名があてられ、チェックボックスがＯＮになっています。

通常の日本語文で「次の」と書かれたものは、よほど編集面が窮屈で詰め込まなければならない場合を除き、改行されたところに「次の」の対象が示されます。

ところが、このオプションメニュでは、「次の」は同じ行の右側にあるプルダウンメニュで指定した文書らしいのです。
「次の」と書かれた行の下に、対象らしいものが見つからなければ、それは「次の手順」をさすようにも読み取れ、解釈に迷うところです。
見ればわかるだろうは不親切、「次の」は「右の」と訳しておけば何いうことはありません。

ところでここで保つことにしている「再現性」とはなんでしょうか。

 

 

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Word ドキュメントの保存：１２

Word 「ドキュメント管理サーバー ファイル用のオフライン編集オプション」で、「チェックアウトしたファイルの保存先」を、「いったんチェックアウトして編集したものを保存するとき」と読んでしまうと、迷路に誘い込まれます。
チェックアウトしたファイルは、編集前から保存場所を決めておかなければならなかったのです。

旅の宿泊先でチェックアウトしてから、いきなり歩き出すのは風来坊のすることです。
次の行き先を誰かの記憶に残るようにしておけば、旅先の異変に備えることができます。
山小屋などでは、これは必須のことがらです。

チェックアウトして編集を始めたとき、保存先をはっきりさせておかなければ、自動保存機能も働きようがありません。
この保存先を、SharePoint を使う場合に作られる「\SharePoint 下書き」フォルダーにするか、それとも別の場所を選ぶか、Office を使い始めたときに作られているドキュメントキャッシュのフォルダーにするか、いずれにしてもはっきり認識しておきなさい、もしわからなくなったらここに来ればわかるから、というような親切なオプションメニュであると思います。

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Word ドキュメントの保存：１１

Word 「ドキュメント管理サーバー ファイル用のオフライン編集オプション」のひとつは、
「チェックアウトしたファイルの保存先」で、２択のどちらかを選択することになっています。

さて、ここでチェックアウトしたファイルとは何ものでしょうか。

Microsoft Windows には、SharePoint Services というサイトがあって、オンラインでドキュメントを共有したり共同で作業したりできるようになっています。
SharePoint には、ライブラリ機能でファイルをアップロードし格納しておくことができます。
このライブラリにあるファイルをチェックアウトすると、ファイルを編集することができます。
だれかが編集のためにチェックアウトしているファイルは、ほかの人は見ているだけで手を加えることができない仕掛けになっています。

いったんチェックアウトして編集したものを保存するとき、自然に元に返すのでなく、保存先を選択するというのは、どういう意味をもつのでしょうか。

 

 

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Word ドキュメントの保存：１０

Word ドキュメントの保存の「文書の保存」の次は、

「ドキュメント管理サーバー ファイル用のオフライン編集オプション」

というものです。

この項目は、ドキュメントのグループ作業と共同編集を行う場合でなければ用がなさそうなので、出ている言葉だけ確かめておこうと思います。

まず「ドキュメント管理サーバー」です。
ドキュメントのグループ作業を行う場合は、作業対象のファイルを一定の場所に保存しておかなければなりません。
その場所は、個人のローカルフォルダーでは不適当です。
ファイルが個人の持ちものである限りは、ドキュメントがグループ作業用としてアンダー・コントロール状態にあるとは言えません。

グループ作業には、仕掛かりのファイルや成果ファイルを保存しておく場所が必要です。
共同編集といっても、いつもパソコンが連携している必要はありません。
つながってないオフライン状態で行う編集のために設定しておくこと、それをこの項目で決めておけるようになっています。

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Word ドキュメントの保存：９

Word ドキュメントの保存メニュには、

個人用テンプレートの設定の場所 [＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿]

という項目があります。

Word には、自分で考えるのが面倒な人たちのために、いろいろな書式のテンプレートが用意されています。
それらは、まあこんな形が普通だろうと、作った人の思惑どおりのでき上がりになっていて、見てもらう相手の感覚はあまり考慮に入っていません。
少し改造すればぐっと良くなるものもあります。

作り替えたファイルに別名を付ければ、自分流のテンプレートにすることができます。
自分のテンプレートを、元の場所といっしょに保存してしまうと、探し出すのに面倒なこともあります。
そういうものを、個人用としてまとめておこうという人のために、設定場所が決められるようになっているのです。
自分で保存場所を決めておけば、お仕着せでないものを考えてみようという気になるかもしれません。

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Word ドキュメントの保存：８

Word ドキュメントの保存メニュには、わかりやすい項目もあります。

既定のローカル ファイルの保存場所 [＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿] [参照]

ここでの「ローカル」は、ネットワークやサーバーに接続されていない状態を指す言葉ですから、ローカル ファイルは自分のパソコンの中に保存しておくファイルと言ってしまえばわかりやすそうですが、どっこいそうではありません。
自分のパソコンの中に「ネットワーク」のフォルダーを作ってあれば、そこに保存するファイルはローカル ファイルではありません。

自分専用の場所であることをはっきりつかめば、このメニュで、わざわざ「ローカル ファイルの保存場所」と入念な呼び方をしているわけがわかります。

儲け話にうっかり乗って、土地を外国人に売り渡してしまえば、領土の中であるからといっても、そこは実質的に日本の土地ではなくなるのに似ています。
データの保存には、場所の認識がだいじなことであって、保存のたびに場所の書き換えを必要としない設定をしておきなさいと、このメニュは呼びかけているようです。

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Word ドキュメントの保存：７

Word ドキュメントの保存には、またまた難解な選択メニュがあります。

 □ 既定でコンピューターに保存する

というものです。

文章は、それが書かれている場所の認識と、たくましい想像によって理解されるということの見本のようなメニュ文です。
このことを悪用すると、誤解の渦ができ、大きく広げていくことができます。
継続だけを生存価値にしているご都合メディアが、しばしば使うビジネス戦略です。

「既定でコンピューターに保存する」をまったく背景なしに取り出して読んでみると、「既定」という名のあらかじめの取り決めがあり、それに従って、紙の文書でも人間の記憶だけでもなく、電子データにしておくという解釈ができてしまいます。

このメニュが、作成文書ファイルの保存場所を「コンピューター」というフォルダーにするかどうかというだけのものであれば、「保存場所のフォルダーを \コンピューターにする」とでもしておいたほうがわかりやすいのではないかと思います。
それにしても、ファイルの保存場所を \コンピューターの大部屋にすることはまずないのに、なぜこういうオプションメニュが必要なのか、そちらのほうがわかりにくいところです。

 

 

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Word ドキュメントの保存：６

Wprd ドキュメントの保存で、また難解な選択メニュが現れました。

 □ サインインが必要な場合でも、その他の保存場所を表示する

というものです。

このオプションは「保存」操作のときに必要なことを選択しておくものですから、「サインインが必要な場合」というのは、「保存」のときにサインインを要求されるということ、「その他の」というのは、サインインを要求されないということのようです。

言葉をひっくり返して使うのは、文章表現のおもしろさを出す場合、あるいは表現を難解にして誤解に期待するいやらしいやりくちとしてときどき見かけますが、事務的に素直な解釈をさせたほうがよい場合には、あまりすぐれた記述様式ではありません。

このメニュのチェックを外しておくと、サインインが必要な場所を案内しない表示になるというのは、なんともややこしい書き方です。
こういうことをすべて簡単に知りたければ、サポート契約をしなさいとのお勧めなのでしょうか。

 

 

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Word ドキュメントの保存：５

Word ドキュメントの保存で、自動保存の次に登場するのは Backstage ビューです。

 □ ファイルを開いたり保存したりするときに Backstage を表示しない

という項目があって、表示しないことを採用するかしないかを選択できるようになっています。

あることをしますかという問い方であれば、「はい」はする、「いいえ」はしないと、素直な返事ができます。
しませんかという問い方の場合は、「はい」と「いいえ」だけでは意思がはっきり伝わりません。

Backstage の表示というのは、Microsoft Office をはじめて起動したときはじめに見せられる、「さあ、何をしますか」という、あのご親切な画面です。

 

劇場に観客として入った場合に、わざわざ楽屋を覗きには行きません。
チケットを見せれば観客席に案内してくれます。
その場に慣れないお客様を、まず案内するのなら、座席とトイレの場所、その次に喫茶室や食事処、売店ということになるのでしょう。

ふらっと眺めるウェブサイトとは違い、Office に入る人は特定の目的を持っています。
それならば、その目的にいちばん近い入り口に案内してもらったほうが手間がかかりません。

とかく楽屋の好きな人は別として、この項では「表示しない」を選択しておいたほうがよさそうです。

 

 

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Word ドキュメントの保存：４

Word では、作業中に異変があってもすべてが無に帰することがないように、自動回復ファイルが作られています。
このファイルの場所を確かめ、ユーザーが自分でその場所を指定できるオプションが Word に設けられています。

自動回復用ファイルの場所：[＿＿＿ ] [参照]

という項目です。

[＿＿＿ ]には、既定のフォルダー名が表示されますが、 [参照] ボタンから別の場所を指定することもできます。

Word に限らず、データの保存には、ファイルの場所をよく確かめておくことがだいじです。
自動回復なら場所を覚えておかなくてもよさそうに思うでしょうが、超重要データを扱っていて Word が動かなくなり、ほかのパソコンで処理したいというような異変のときにも、場所がわかれば早く処理ができます。
もし、ファイル名の記憶も怪しい場合には、場所がわからないと大騒動になります。

あるはずのものが見つからないのは、場所の記憶機能がゆるいので、アタマの記憶とよく似ています。

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Word ドキュメントの保存：３

Word オプション「文書の保存」で、自動保存の項には付帯設定の選択肢があります。

 □ 保存しないで終了する場合、最後に保存されたバージョンを残す

というものです。

ちょっと試しに何か書いてみた、Word の機能を確かめてみた、そのファイルは終わればゴミにしかなりません。
使わないものは残さないほうがよいので、[保存しない] で終了します。

ファイルを保存したりしなかったり、そこでどういう終わらせ方をするかとバージョンの関係は、簡単なようで案外ややこしいものです。
思ったような結果と違うしくじりをなくすには、どうすればどうなるという順序立てを確かめておくとよさそうです。

「Word2010：保存し忘れたファイルの内容を復元するには？」というサイトがありますが、丹念に説明されているので、参考になります。

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Word ドキュメントの保存：２

Word オプション「文書の保存」の２番めの項目は、

 □ 次の間隔で自動保存データを保存する  [__] 分ごと

となっています。

Office には自動保存機能があって、作業中のファイルが定期的に保存されます。
この項目にチェックを入れ、メニュから何分ごとに保存させるかを選んで設定しておけば、作業用ファイルがそれに従って自動保存をしてくれます。

ただこれは、突発的な異変で通常の保存処置が間に合わなかったときのお助け機能ですから、やってくれるから自分ではやらないというのはいけません。

最近高齢者の自動車事故が増えているのは、ことによると、車は障害を見つければ自分で止まってくれるからと、よそ見をしているのかもしれません。
自動ブレーキのＴＶ・ＣＭを何度もなんども見ていて、ああ最近の車は便利になった、私もあれがほしいと思っているうちに、自分の車がそうなっていると勘違いしてガチャンとやってしまうのではないでしょうか。
そんなばかなということが、ほかにもいろいろ起きているではありませんか。

自動保存におまかせで、使うたびにだれかが保存してくれるのが習慣になってしまうと、だいじなファイルが見つからなくなってしまうこともあると思っていたほうがよいでしょう。
ともあれ、「保存」では、自分で見つけやすくすることが要諦です。

 

 

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