ビジネスを成功に導くため、ビジネスパーソンは多くの情報を集める。書類や電子メール、Webサイトなど、多様な情報源を効率よく整理するにはどうすればよいか。情報整理の達人のワザを紹介する。
【アナログ編<1>】短期の書類は左上…机を4分割して整理
オールアバウトの大谷啓介さんは、オンラインショップ運営の責任者。約1500個の商品の仕入れから在庫管理、顧客サービス業務までこなすため、多種多様な書類に囲まれている。そこで、大谷さんは書類の混乱を避けるために机を四つに区分けして整理している。
向かって左上には、この1週間など短期的な仕事の書類を、左下には中・長期的な仕事の書類を置くといった具合だ。「新しく書類ができても、置くべき場所が一目で分かるので、素早く整理できます」(大谷さん)。
机の上に置く書類は、薄いクリアファイルに入れたものだけ。バインダーにまとめた厚い書類は引き出しにしまう。バインダーの書類とは、データ集や既に仕事が終わったものがほとんどで、参照のために見る書類が多い。使用頻度が低く、しまい込んでも心配ないからだ。
A 短期的な仕事の書類を入れる:1週間から1カ月ほどの間に処理する、短期的な仕事に関する書類を置く。ファイルボックス二つ分で収める。中はインデックス付きのクリアファイルで細分化。
B 本や雑誌、辞書だけを置く:参考にする本や雑誌類は書類と一緒に置かない。雑誌は雑誌、本は本でまとめて並べる。
C 中・長期的な仕事の書類を置く:ポイントは探しづらくなったり、崩れ落ちそうになるほど、重ねすぎないように注意すること。
D 今日やる仕事の書類を置く:いちばん手につきやすい右下のこのスペースには、ToDoメモと一緒に今日やる仕事の書類を置く。できるだけカラフルで目立つバインダーを使う。目につきにくい場所に置くことになるので、見れば何の書類か一目で分かるようにするためだ。(日経ビジネスAssocieより)
北の首領様ニダ。職場の8月大規模異動説があるので,机をきれいに整理ニダよ。
【アナログ編<1>】短期の書類は左上…机を4分割して整理
オールアバウトの大谷啓介さんは、オンラインショップ運営の責任者。約1500個の商品の仕入れから在庫管理、顧客サービス業務までこなすため、多種多様な書類に囲まれている。そこで、大谷さんは書類の混乱を避けるために机を四つに区分けして整理している。
向かって左上には、この1週間など短期的な仕事の書類を、左下には中・長期的な仕事の書類を置くといった具合だ。「新しく書類ができても、置くべき場所が一目で分かるので、素早く整理できます」(大谷さん)。
机の上に置く書類は、薄いクリアファイルに入れたものだけ。バインダーにまとめた厚い書類は引き出しにしまう。バインダーの書類とは、データ集や既に仕事が終わったものがほとんどで、参照のために見る書類が多い。使用頻度が低く、しまい込んでも心配ないからだ。
A 短期的な仕事の書類を入れる:1週間から1カ月ほどの間に処理する、短期的な仕事に関する書類を置く。ファイルボックス二つ分で収める。中はインデックス付きのクリアファイルで細分化。
B 本や雑誌、辞書だけを置く:参考にする本や雑誌類は書類と一緒に置かない。雑誌は雑誌、本は本でまとめて並べる。
C 中・長期的な仕事の書類を置く:ポイントは探しづらくなったり、崩れ落ちそうになるほど、重ねすぎないように注意すること。
D 今日やる仕事の書類を置く:いちばん手につきやすい右下のこのスペースには、ToDoメモと一緒に今日やる仕事の書類を置く。できるだけカラフルで目立つバインダーを使う。目につきにくい場所に置くことになるので、見れば何の書類か一目で分かるようにするためだ。(日経ビジネスAssocieより)
北の首領様ニダ。職場の8月大規模異動説があるので,机をきれいに整理ニダよ。