はがき宛て名連名印刷の作り方 3月3日 横須賀教室

　以前は、単名のはがき宛て名印刷の作り方を勉強しました。
　今回は、それに加え、宛て名が連名のときEXCELリストの作成、宛て名印刷ウイザートとの関係は
　どうなるのか、どうすればいいのか皆で勉強していきましょう。
　今回の講師担当を務める「杉　栄治さん」かなり勉強して来たようです。

　　それでは、詳細について、解説していきたいと思います。
　１．まず、初めにEXCEL上に宛て名リストを作成します。
　　下表はリストの一例です。

　　作成においてのポイントは
　　*姓"と"名"はセルを別々にします。
　①連名の方を1列設けます。
　②次の列に連名の敬称の欄をさらに設け、“様”を入力するのですが、ここはEXCELの勉強の場のためIF関数を
　　利用して、連名がない場合は「空欄」に連名があるときは、“様”を自動入力可能な設定をIF関数で算出するの
　　がポイントです。


　連名敬称欄fxをクリックします。

　関数の引数タブが表示されます。
　
　①の欄に論理式を設定します。

　今回の論理式は次の考え方です。
「連名の名があるか、ないか」を論理式に当てはめます。
　したがってこの場合は「D列に連名の名がないときは」
　真の値＝空白とします。表示方法は　「“　”」クォーテーションを２回表示すれば空欄の意味を表します。
　又、儀の値=として連名の名があったときは「“様”」を入力できるように設定すればOKです。簡単ですよね。

　リストが完成した図です。
　　これで、EXCELの宛て名リストは終了です。

　２．次にはがき連名宛て名印刷の作成方法を勉強しましょう。
　次はWORDを使って住所録のデータをはがきに差し込めるように設定しましょう。
　WORD画面から差し込み文書タブをクリックします。①
　はがき印刷の「▼」から「宛て名面の作成」を開きます。②
　ハガキ印刷ウィザートに沿った設定手順
　①はがきの種類を選択します。＜年賀、往復はがき等＞
　②宛て名は縦書きか横書きか
　③書式の設定
　④差出人の住所・氏名等
　⑤差し込み印刷の指定「EXCEL住所録リスト」の保存場所を指定します

　テキストボックスの中に表が挿入され、その表のセル内に差し込みフィールドが設定されています。
　次に宛て名欄の≪役職≫≪姓≫≪名≫をドラックして、Deleteキーで消去する。

　テキストボックスが消去されました
　次に「表ツール」のレイアウトから「セルの分割」をクリックします。



　セルの分割を「数列を「１」に行数」を「４」に設定します。

　４分割の意味は1つ目の欄は氏名の前の空欄
　2つ目は苗字が入ります（苗字が3文字の方もいるので少し広めにします。
　3つ目は姓と名の空欄です。
　4つ目は名の欄です。

　図は表示された名前の例です。
　差し込み文書について
　差し込み文書タブの文書入力とフィールドの挿入グループの「差し込みフィールドの挿入」ボタンの右▼を
　クリックすると一覧が表示されそ　の中から「姓」を選択する。



　すべての「型枠」ができたので、「差し込み文書」タブ、「結果プレビュー」ボタンをクリックすると住所録
　の名簿が表示されます。

　これで「はがき連名宛て名印刷」が完成しました。

　講師の説明を受けて、感じたことはきめ細かな資料と、作業手順が記されており、さらに説明時の“間”の取り方が
　上手でほとんどの会員が講師の説明について行けた点は評価されていいと思いました。ほどんとの方が完成
　したようです。

　解説者は　大内　栄