議事録を書こう！②

　今回は、議事録を実際に書く『実践編』について書きます。人それぞれ書き方は違うと思い
　ますが、わたしが書く場合、大体このような感じで書いています。多少慣れは必要かもしれ
　ませんが、ぜひ試していただければと思います。
　（なお、今回の方法は、前回の議事録のタイプ２を書く場合の方法になります。）


＜実践編＞

★議事録を書こう

　①準備
　　会議が始まってから、パソコンを立ち上げたり、ファイルを開いたりしていませんか？
　　実は、会議が始まる前に議事録は書き始めることができるのです。意外と忘れがちですが、
　　事前にできるだけ準備をしておきましょう。

　　☆ファイルの準備
　　　事前に、テンプレートの用意や、ファイル名をつけておくなどしておきましょう。

　　☆既知情報の入力
　　　議題、日付、場所、参加者、アジェンダ（議事）、配布資料など既に知っている情報は事前に
　　　入力しておきましょう。また、参加者やアジェンダが不明な場合は、議事進行役の人に確認し
　　　ておくとよいでしょう。
　　　（悲しいですが会社によっては、進行役が決まっていなかったり、アジェンダが決められて
　　　　いなかったりすることがよくあります。そんなときは、あきらめるしかありませんが。。。）

　　☆入力準備
　　　会議開始時には、既にファイルを開いていつでも入力開始できる状態にしておきましょう。

　※情報は少しでも早く共有したほうが良いように、議事録も早く出来ないと価値が下がります。
　　せっかく書いても、会議終了から何週間もたっていては、内容を忘れてしまっていたり、新しい
　　ことが決まって意味がなくなっていたりします。理想は会議終了時に配布できることです。


　②会議中
　　初心者の方は、ただただひたすら入力し続けてください。会話の意味が分からなくても、変換が
　　おかしくなっていても、入力ミスがあっても、そんなことはお構いなしに、耳に入ることをひた
　　すら入力し続けてください。ここでの第一の目標は、会議の内容をもらさないことです。余分な
　　ものはあとで削除すればかまいません。変換も入力ミスも後で直せますが、入力できていないも
　　のをあとで付け足すことは困難です（ボイスレコーダーを全部聞き直すくらいしか出来ません）。
　　話をよく聞いて、理解して、まとめながら書こうなんて思わないでください。そんなことすると、
　　きっと手が止まり、どんどん話がすすみ、気がつけば何も書けませんでした。ってことになります。
　　それは、上級者になってからで十分です。最初はただひたすら打ち続けましょう。
　　（ブラインドタッチくらいは出来るようになっていてくださいね。）


　③精査～校正
　　会議が終わったら、まとめの作業に入ります。この作業で頭に入れておいてほしいことは、
　　「議事録を分かりやすくすること」、「正しく意味の通じる文にすること」の２つです。

　　☆議事録を分かりやすくすること
　　　アジェンダがしっかり組まれ、そのとおり議題が進行していくような会議では、特に問題は
　　　ないのですが、議論が発散したりみんなが好きに話しているような会議では全体の構成を
　　　考えないといけません。話した内容をそのまままとめると、見出し（サブタイトル）がつけ
　　　られず、どこに何を書いているのかが分からなくなります。
　　　ですので、話した順番とは関係なく、内容や関連性などから全体を再構成します。これは、
　　　結構むずかしく大変です。初心者で会議の中身をあまり理解できない人は、どうすればよいか
　　　上司や先輩に相談してみるといいでしょう。まぁ～難しければここは妥協してもかまいません。

　　☆正しく意味の通じる文にすること
　　　人の話している内容を、そのまま文章にしても正しく伝わらないことが多くあります。
　　　そこで会話を文章に変換する作業が必要になります。そのときのポイントをまとめます。

　　　●代名詞の置き換え
　　　　あれ、それ、これなどの代名詞が何を指しているのかを正しく示します。

　　　　例：これは15kgを超えて重い。あれは何kgか？
　　　　　　　　↓
　　　　　　赤い自転車は15kgを超えて重い。黄色い自転車は何kgか？

　　　●主語を補う
　　　　人間の会話で結構多いのが主語がない（省略している）ものです。そのまま文章にすると
　　　　何を言っているのかわからなくなります。そのような場合は、主語を補って文章にします。
　　　　例：A4とB5のどっちのカタログが良いか？
　　　　　　　　　↓
　　　　　　カタログの大きさは、A4とB5とどちらが良いか？


　　　●主語と述語をちゃんとあわせる
　　　　長い文章を書いていると、文の中に文が入ったり、修飾語が多くなったりし、主語と述語が
　　　　あっていないままの文になっているときが良くあります。人が読むとわけの分からない文な
　　　　のですが、自分では意外と気付かない人も多いです。

　　　　例：わたしは、昨日前から楽しみにしていた大好きな山田太郎さんの新作CDが5年ぶりに発売
　　　　　　された。なので今日早速自転車に乗って買いに行くことにした。
　　　　　　（「わたしは、発売された。」「○○は、買いに行くことにした」となっている）
　　　　　　　　　↓
　　　　　　昨日、私の大好きな山田太郎さんの新作CDが5年ぶりに発売された。なのでわたしは、今日
　　　　　　早速自転車に乗って買いに行くことにした。
　　　　　　（「新作CDが、発売された。」「わたしは、買いに行くことにした。」）


　　　●おまけ
　　　　当然ですが、誤字脱字、変換ミスなどがないように気をつけましょう。


　④提出前に
　　ここまで書いたら、結構ヘロヘロになっています。上記３．が完了した時点で「終わったぁ～！」と
　　思って、提出（また、レビュー依頼）する人が非常に多くいます。
　　その気持ちはとても良く分かります。でも、最後にもう一度はじめから全体を通して見直しましょう。
　　これが出来るかできないかは、「プロとして仕事をする人」と、「言われた仕事をこなす人」の違い
　　だと私は思っています。ぜひプロとしての仕事をして欲しいと思います。
　　（この最後の見直しで結構ミスを発見できます。）

　　●例えばこんなミスがみつかります。
　　　・。。とか、、とか（句読点のダブり）
　　　・参加者の名前（前回の内容をコピーしたまま）
　　　・終了時間（予定が延びても、予定で最初に書いたまま）
　　　・同じ文が２回（コピーや記述場所の移動などが残ったまま）
　　　・用語の不統一（SEとシステムエンジニア、サーバーとサーバとか）
　　　・ですますの混在（「・・・した。」が途中から「・・・しました。」と）
　　　・変なところで改行（知らぬ間に改行してた）
　　　・変換ミス、入力ミス（「よろしくお願いします。」が、「よろしくお願い思案す。」とか）


　⑤最後に
　　初心者の人は、議事録の内容をレビューしてもらいましょう。そして、修正が入ったら何も考えずに
　　直すのではなく、自分の記述のどういうところが直されているのかを分析してみてください。直して
　　くれるから安心ではなく、次回は直される部分を少しでも無くせるように常に考え改善していって
　　ください。そうすれば、きっと議事録を書くのも苦にならなくなります。がんばってください。