ソフトウェア開発の現場では、ノートパソコンを外出先に持ち出すとき、大切なデータを選別して無用なファイルは持ち出さない、もしくは暗号化して持ち出すといった対策が規則化(習慣化)してきましたが、そのノートパソコンのメールボックスに対する扱いが不十分な印象があります。
Outlook 2002は個人用フォルダにアクセスするためのパスワードを指定できます。初期値は「パスワードなし」です。インストールやはじめて使うときにパスワードを要求された記憶がありません(せっかくの機能なのに残念！)。個人用フォルダを新しく作るときは指定できるんですけどね。
個人用フォルダのパスワードは、オプションのメールセットアップタブから[データファイル(F)...]ボタンをクリックした先で変更できます。パスワードを変更すると、個人用フォルダにアクセスするタイミング(通常はOutlook 2002を起動したとき)でパスワードを要求されるようになります。↓こんな感じです。
[パスワードをパスワード一覧に保存(S)]というチェックボックスがありますが、個人用フォルダを保護することが最優先なのでチェックはしません。パスワードの入力は、個人用フォルダにアクセスするときの1回だけなので、習慣になってしまえばそれほど苦でもありません。
パスワードを指定しておくと、個人用フォルダのファイル自体の保護にも役立ちます。個人用フォルダのファイル自体を紛失しても、パスワードを指定しておけば第三者は個人用フォルダを参照できません。また個人用フォルダを「圧縮可能な暗号化」としておけば、個人用フォルダのファイル自体からデータを読み取られる心配もなくなります。なので、前述のチェックボックスをチェックしたとしても、個人用フォルダにパスワードを指定しておくことに意味がありそうですね。
使い方や状況によって、パスワードを設定するしないが決まってくると思いますが、Outlook 2002(それ以外のバージョンでも?)ではいくつかの選択肢があることは知っておくとよいですね。
