インターネット上のExcel（Excel Web Apps）その2

スカイドライブ上のExcel続きです。

挿入タブをクリックしてみます。
Wordと違って、クリップアートなどは入らないようですね。


では「テーブル」はどうでしょう。
クリックしてみます。



テーブルにする範囲を聞いてきます。OKをクリックします。



そうすると、Excel2007や2010のように、自動的に色分けされた表になります。



ところで、金額などには￥マークは入るのでしょうか？
ホームタブをクリックします。
表示形式に「通貨」がありますね。
ちゃんと￥マークは入りますね。



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インターネット上のExcel（Excel Web Apps）その1

マイクロソフト社のサービスに、Windows Liveというものがあります。
インターネット上に、データを保存しておく倉庫を無料で持つことができ、容量も25GBと
かなりのデータが入る倉庫です。名前をSkyDrive（スカイドライブ）と言います。

このスカイドライブの中に、WordやExcelのファイルを直接作ることができるのですが
今回はExcel。
Live IDとパスワードで、自分のスカイドライブにはいったら「新規作成」をクリックします。
すると、ここからでもWord文書、Excelワークブック、PowerPointプレゼンテーション、OneNoteノートブックの
4つのデータを作成することができます。
ここではExcelをクリックしてみます。



スカイドライブ上では、最初に名前を付けるのです。



見慣れたExcelの画面が登場ですね。



入力ももちろんできます。


「１」と入力して連番を振ってみようと・・・
あれ、フィルハンドルが表示されませんね。
そういえば、マウスポインターも白い矢印のままです。白い十字ではありませんね。


連番は手入力なのかな。
金額を入れてみます。合計は・・・


あれ、オートSUMがないようです。
どうするのかな。
それなら関数は入るのかしら？　関数は入力できるようですね。これで合計も出ます。



右側が、Excel2010です。パソコンにインストールされているソフトです。
左側がスカイドライブのExcelです。
似ているようですが、ないボタンやメニューも（もちろんですが）多いですね。
右側のマウスポインターは、白い十字ですが、左側では白い矢印のマウスポインターしか
表示されないです。


何はともあれ、Excelでリストを作ったりはできるようですから
出先でおおまかな内容を入力し、続きは自宅でゆっくりと、なんていう使い方も
いいのかもしれませんね。


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セルの中にグラフ（スパークライン）その２

セルの中に簡単なグラフが作れるスパークライン。

次のような表があったとします。
テーマパークの入場者数の動向が知りたい、ということで
セルＦ２を選択し、挿入タブの「スパークライン」にある「縦棒」をクリックします。



すると、どの範囲を選択するかというウィンドウが表示されます。



マウスポインターの形に注意して、セルＢ２～Ｅ２をドラッグして選択します。
そしてＯＫをクリックします。



すると、動向の欄に小さな棒グラフが挿入されました。




これをフィルハンドルを使って下までドラッグします。
すこし棒グラフの背が小さいようですね。




行選択して、行の高さを広げてみます。棒グラフが見やすくなりましたね。



デザインタブで、棒グラフの色合いを変更することができます。
いろいろな色合いがそろっていますよ。




同じ棒グラフの色になりますので、頂点（山）と頂点（谷）にチェックを入れてみましょう。
一番大きい数字と一番小さい数字の棒グラフには色がついていると、一目で判別しやすいですね。




頂点（山）と頂点（谷）にチェックがついている状態で、
デザインタブからほかの色合いを選んでみると、一番小さいデータには色がつくという
ものもありますね。



数字だけでなく、絵になっているとデータの動向はわかりやすいものです。
視覚化すれば一目で把握できるなあ、という時に
このスパークラインも覚えておくと便利ですね。


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セルの中にグラフ（スパークライン）その１

エクセルでデータを作成し、それを「見える形」にするのがグラフの作成ですが
もっと簡単に、セルの中に棒グラフや折れ線グラフを作成することができるのが
Excel2010から追加された「スパークライン」という機能です。
グラフを別に１つ作るのではなくて、データのそばのセルに埋め込むタイプの
小さなグラフです。

例えばこんなデータ。
チームAからDまでの、４半期ごとの得点動向を知りたいな、という場合。
あらかじめ、「動向」という列を作っておきました。そして列幅を広めに。




ここでは、得点の動向を折れ線グラフにしてみましょう。
まず、折れ線グラフを表示させるセルを選んでおきます。ここではセル「F2」
そして挿入タブの「スパークライン」にある「折れ線」をクリックします。




スパークラインの作成というウィンドウが表示されます。
折れ線のもとになるデータを範囲選択します。
ここではAチームの得点、セルB2～E2を選択しましょう。
データ範囲に、選択したセルが表示されますので「OK」をクリックします。




そうすると・・・セルの中に、折れ線グラフが表示されましたよ。
残りのチームの折れ線グラフは、オートフィルを使って作成します。
セルF2の右下に表示される「＋」（フィルハンドル）を下までドラッグします。



折れ線だけでは、なんだかのっぺりしていますので、「マーカー」を付けてみます。
スパークラインのデザインツールの中に「マーカー」がありますので、チェックを入れます。
すると、折れ線に点がついて、見やすいですね。




さらにスパークラインのデザインツールの中の「スタイル」を使うと、折れ線の
表情を変えることができます。まだ見えていないスタイルもありますので「その他」を
クリック。




折れ線の色が黒、マーカーの色が赤のスタイルを選んでみます。




見やすくなりましたね。



さらに、行の高さをすこし変更してみましょう。
２行目から５行目、行番号で選択します。そして行番号の間にマウスポインターを合わせて
下へドラッグします。


いかがでしょう。これでずっと見やすくなりましたね。
これを見ると、チームAは年末にかけて上り調子。
チームBは後半盛り返すも、ちょっとばて気味。
チームCは第3四半期に何かあった？　でも後半はちゃんと復帰してます。
チームDは第3四半期の盛り上げがよかった。後半の持続力が問題ですね。


という風に、数字だけではわからない動向をつかむことができますね。



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RANK関数

Office2010のベータ版の時に２つに分かれていたRANK関数。
「RANK.AVG」ランクアベレージと
「RANK.EQ」ランクイコール

利用者からのリクエストにより追加されたのが「RANK.AVG関数」だそうです。
この関数は同じ順位だった場合、順位の平均を計算する関数。
だから順位なのに小数点が出てしまう計算結果となるケースもありました。
「RANK.AVG」関数が追加されたので従来の「RANK関数」は「RANK.EQ関数」に
変更されたということから、ベータ版の時は確かに「RANK」だけっていうのは
見つけられなかった。

製品版になったら、ちゃんと見つかりました。
これが互換性関数と呼ばれているものだそうです。


Excel2010で新しく追加された関数は59個。
便利な使い方をまた考えてみましょう。

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列幅調整はExcelにおまかせ！（列幅の自動調整）

Excelで列の幅を広げたい、または狭めたい時は、列を選択してから
列番号の境界線で両方向矢印が表示されたら、ドラッグして好きに決めることができます。

でも、自分でぴったりに幅を調整したつもりが、印刷プレビューを見ると
字が欠けてしまっているということも多々あるもの。
そんな時はExcelに調整をお任せしましょう。

まず列番号と行番号の角にある「全セル選択」をクリックします。
そして列番号の境界線を軽くダブルクリックします。
マウスポインターは両向き矢印の形です。



自動調整ですから、一番長い文字列に合わせてしまう。
だから、こんな時もありますね。


こんな時でも自動調整ができる？ええ、できますとも。
まず、合わせたい文字のあるセルを選択します。
ここでは「5月1日」に合わせることにします。
そして、ホームタブの「書式」の▼の中から「列の幅の自動調整」を
クリックします。



自動調整、ちゃんとされてますね！



【参考】
Office2003にも、文字幅に合わせた自動調整はもちろんあります！
合わせたい文字のセルを選択します。
メニューバー「書式」の「列」から「選択範囲に合わせる」を
クリックします。



ほら、この通り。



Office2007、2010では「列の幅の自動調整」
Office2003では「選択範囲に合わせる」ですね。
メニューの名前も変更になっていますから、
ちょっと戸惑いましたが、あることはあるんだ、とホッとしました。



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縦書きや下詰めが表に（セルの書式設定、配置）

表を作った時などに、この項目は縦書きにしておきたいな、なんて
思った場合、Excelでも縦書きができます。
Excel使いの人には、かな～り出番のある「セルの書式設定」の出番です。

まず縦書きから。縦書きにしたいところを選択して
選択したところで右クリックし「セルの書式設定」をクリックします。
セルの書式設定の「配置」。文字の配置にかかわることは「配置」タブです。
そこに１か所だけ縦書きで書いてある文字があります。
「文字列」と縦に書いてある場所。そこが縦書きボタンの役割にもなっています。
ここをクリック！　そしてOK。




そうすると縦書きになります。
縦書きになって、文字が見えなくなってしまった場合には
自動調整しましょう。行の番号の上をドラッグして選択し、行番号の
境界線を軽くダブルクリックします。



自動調整は列でもできますから、もし縦書きのところの列幅の
広さが気になる場合は、列番号の境界線を軽くダブルクリックします。
これはもちろん、手でドラッグして好みの幅でもよいのです。




文字をもうちょっと下に詰めたいなあ、なんて時にもセルの書式設定は
その希望を叶えてくれます。
下に詰めたいセルを選択し、右クリック。セルの書式設定をクリックします。
配置タブの「縦位置」に「下詰め」というのがあります。
下には詰めるって言うんですね。寄せるって言わないのね。



するとこんな感じです。



これが、Office2003までのやり方でした。
Office2007、Office2010では、このよく使う機能がボタンとなって
表に出てきましたよ。

縦書きはホームタブに！　坂道を上がっていくabのボタンが見えますか？
ここに縦書きが。縦書きにしたいセルを選択して、このボタンをクリックします。



次に下詰め。同じくホームタブに！
ここでは「下揃え」って表示されますね。



きっとよく使うのだと思います。この機能。
縦書きは・・・漢字圏の人用でしょうか。アメリカには縦書きが
ないでしょうしねえ。
英語ならこれかな？？　「左へ90度回転」




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どうしても1枚に収めたい（Excelの印刷設定）

Excelで印刷物を作って、印刷プレビューで確認したところ
1枚に収まっていない。こんなこと、よくありますよね。

Excel2010では、復活した「ファイル」から「印刷」をクリックすると
その画面自体が印刷プレビューです。
下を見ると「1/2ページ」と表示され、1枚に収まっていないことがわかります。




お！ここにいいメニューがあるではありませんか。
「拡大縮小なし」の▼をクリックすると、「シートを１ページに印刷」





すると・・・！

ちゃんと1ページに収まりましたよ。忙しい時などは便利。一発大逆転ですね。

【参考】
Excel2003、Excel2007　では「印刷プレビュー」をクリックしてから
「ページ設定」をクリックすると、次のようなダイアログボックスが表示されます。
作った時の大きさが「100％」です。でも自分で拡大縮小のパーセントを変更すると
１回ではなかなかうまくいきません。



そこで、「次のページ数に合わせる」にチェックを入れると
ちゃんと自動計算してくれますので、簡単に１ページに収まります！



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印刷プレビューとページ設定は？

Excelでは印刷前に必ず印刷プレビューを見ることをお勧めしていますが
Excel2010では、印刷プレビューの様子がちょっと変わっています。

復活した「ファイル」から「印刷」をクリックすると
その画面がもう印刷プレビューです。

印刷プレビューの中にあった「ページ設定」ってどこに行ったんだっけ？？と
探していたところ、こんなところにあった！


小さくて見逃しそうでした。
ここをクリックすると、


ありました、ありました。今までのページ設定の画面が。
確かに「ページ設定」って書いてありますけど
気が付かなかったです。


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どのシートにも見出しを入れたい（タイトル行）

Excelで名簿などを作っていて、それが複数ページになる場合
どのページにも見出しが入っていると便利だなあ、という時がありますね。


上の図の場合で言うなら、どのページにも緑色の行がある、そんなイメージです。
でもコピーして貼り付けて、では面倒ですし、１行増えたり減ったりしたら
緑色の行も位置が変わってしまいますね。

表の見出しとなるような行のことを、特別に「タイトル行」と言います。
どのページにもこのタイトル行が自動的に入るようにできます。

【ページレイアウト】タブの【印刷タイトル】をクリックします。


【ページ設定】のダイアログボックスが表示されます。
【シート】タブの【タイトル行】の欄でカチッとクリックし、カーソルを
表示させます。
そして、下の図の場合１行目を表の見出しとしたいので、行番号の【１】を
クリックします。そうすると、１行目が点線で囲まれて、タイトル行の欄にも「＄１＄１」（１行目ですよ、と

いうような意味）と表示されます。


これで【OK】をクリックすれば、複数ページの名簿の場合、どのページにも
緑色のタイトル行が入るというわけです。
でも「あれ、緑色の行は先頭に１行あるだけでほかにはどこに？？
なんか操作を間違えた？？」と思ってしまうかもしれません。
印刷プレビューを見るとはじめて「どのページにもタイトル行が入ってる！」
と確認できるものなのです。

表の見出しの行は「タイトル行」っていうんだな、と言葉を覚えておかなくては、
このメニューは思い出しにくいかもしれませんが、人数の多い名簿作成ではよく
使うメニューだと思います。


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セル内で行の折り返し

Excelで文字を入力していて、セルから文字がはみ出た場合・・・

列を広げるわけにいかない場合は、文字をセルの中で折り返すという手があります。
該当するセルをまずアクティブセルにして、「ホーム」タブの「配置」グループにある「折り返して全体を表示する」ボタンをクリックします。

するとこんな感じ。ばっちり２行に収まりました。


ではこんな場合は？

これも先ほどの「折り返して全体を表示する」ボタンを使ってみると

あ～、ちょっと折り返すところが違うなあ・・
こんな時には、自分で改行したいところで改行するテクニックがあります。
それは「Alt」キーを押しながら「Enter」キーで改行すること。


この通り、ばっちり２行です。



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簡単になった条件付き書式（上位/下位ルール）

例えばこんなデータがあったとします。

この中から、上位１０項目を見つけ出し、セルに色をつけるということが簡単にできるようになりました。
「ホーム」タブの「スタイル」グループの「条件付き書式」ボタンをクリックします。

そして「上位／下位ルール」の中の「上位10項目」をクリックします。

本当に、ただそれだけで上位10項目が色分けされて出てきます。簡単！

Excel2007は、いかにデータを直感的に把握するか、ということに工夫がされているようですね。


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セルに棒グラフ？（データバー 条件付き書式）

例えばこんなデータがあったとします。

数字が並んでいるだけのこの表を視覚的に、直感的に見やすくする機能がExcel2007にはあります。
セルに棒グラフのようなものが出るのです。データバーと言います。
データのある表の任意のセルを選んでおいて、「ホーム」タブの「スタイル」グループの「条件付き書式」をクリックします。

そして「データバー」からお好きな色を・・・

するとほら、こんな感じです。セルの中に棒グラフのような「データーバー」が表示されています。

数字の多い少ないが、データバーで直観的につかめるようになっています。
これはExcel2003にはなか
った機能ですね。

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Excelのダイアログボックス起動ツール

ホームタブの中にあるたくさんのボタンの中に、小さな「ダイアログボックス起動ツール」という場所があります。

▼Excel 2007「ダイアログボックス起動ツール」
「フォント」グループの中のダイアログボックス起動ツールをクリックすると、Excelでは出番の多い「セルの書式設定」メニューが出てきます。




よくよく見ますと、ダイアログボックス起動ツールは一つではありません。

・・・では、ひとつずつクリックしてみましょう。


（１）「フォント」グループのダイアログボックス起動ツールをクリックすると、「セルの書式設定」の「フォント」メニューが出てきます。
（２）「配置」グループのダイアログボックス起動ツールをクリックすると、「セルの書式設定」の「配置」メニューが出てきます。
（３）「数値」グループのダイアログボックス起動ツールをクリックすると、「セルの書式設定」の「表示形式」メニューが出てきます。

それぞれのダイアログボックス起動ツールで、ボタンではカバーしきれなかったメニューを表示させることができますね。

＜参考＞
▼Excel 2003「セルの書式設定」ダイアログボックス
ちなみに従来の「セルの書式設定」ダイアログボックスです。
「パターン」というセルが、Excel2007では「塗りつぶし」に変わっていますね。



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二重下線も仲間入り（Excelの下線）

ExcelもWordと同様、文字に下線を付けられますが、Wordと比べると本当にシンプルな「下線」のみ。

そこへ今回新しい仲間が加わりました。二重下線です。

▼Excel 2007「二重下線」
▼を見ると、ついつい押してしまいたくなります。「D」に二重線がついたデザイン。「Duble」の「D」でしょうか。


ちなみにWordなら下線はこんなに選べます。最初から下線のボタンに▼があります。ワープロソフトですから、下線のバリエーションも豊富なわけですね。


＜参考＞
▼Excel 2003「下線」
従来は「下線」だけでした。



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