ニューヨーク州で売上税の課税対象となる商業活動を行う場合は、ニューヨーク税務部門に登録し、且つ販売許可証（Certificate of Authority）を取得しなければなりません。あなたはこの許可証を取得してこそ、あなたの課税対象となる販売に対して税金を徴収し、且つ大多数のニューヨーク州売上税免除証明書を発行したり、受け取ったりすることができます。通常、売り手は買い手に売上税を徴収してから、ニューヨーク州政府に送金します。ニューヨーク州で課税対象となる販売を行う場合は、営業を開始する少なくとも20日前に税務部門に登記を行わなければなりません。その後、ニューヨーク州税務部門は販売許可証を郵送します。この許可証は、常に営業地点に展示される必要があります。
ニューヨーク歳入局が発行する販売許可証は、通常と臨時の2種類があります。課税対象となる商業活動の進行期間によって、申請する販売許可証の種類を選択する必要があります。この2つの種類の許可証に対する申請書と申請手続きは同じです。
いずれの12か月間において、ニューヨーク州で課税対象となる販売を行う期間が連続した2売上税四半期を超えないと予想する場合、臨時許可証を申請することができます。注意すべき点として、売上税四半期は、3月1日から5月31日まで、6月1日から8月31日まで、9月1日から11月30日まで、及び12月1日から2月28日（うるう年の場合は2月29日）までと定義されます。それ以外の場合は、通常の販売許可証を申請する必要があります。
販売許可証は政府のオンラインシステムを通じて申請することができます。申請が承認されると、歳入局はあなたの販売許可証をあなたの住所まで郵送します。販売許可証を受け取る前に課税対象となる商業活動を行うことは違法です。
販売許可証を取得していないまま課税対象となる販売を無断で行った場合は、処罰を課されます。罰金の最高額は10,000ドルです。有効な販売許可証を有していないまま業務を展開する初日に対して、罰金の最高額は500ドルであり、それ以降は毎日最大200ドルです。
営業所ごとに販売許可証を申請するか、複数の営業所のための総合販売許可証を申請するか、あるいは営業地点ごとに個別の申告を行うことができます。営業所を独立した事業体として経営する予定である場合は、営業地点ごとに個別の販売許可証申請書を提出する必要があります。
販売許可証は譲渡または移転できないことに注意が必要です。既存の会社を購入する場合に、新しい販売許可証を申請する必要があり、元所有者に発行された販売許可証を使用してはなりません。
企業の組織構造（法的形態）を変更する場合には（例：個人事業主から株式会社への変更）、新しい販売許可証を申請する必要もあります。新規会社は、営業を開始する前に自らの販売許可証を持っていなければなりません。
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