パソコン悪戦苦闘記録

Excelで数値合計ができない理由と解決法～転勤先での業務に苦戦！

職場

2023年04月20日

　転勤した職場で、慣れない業務をこなすのに、毎日、四苦八苦しています。
　
　業務処理のためのシステム操作にも、まだ慣れずに、苦労しています。
　今日そのシステムから数値データを取り出して、表計算ソフトExcelで処理しようとするのですが、うまくゆかず、困りました。

　Excelでの処理といったって、簡単なもので、単なる数値の合計だけです。
　合計しようとするセル範囲を選択して、オートSUMボタンをクリックするだけです。むつかしいことは何もない、ごく初歩的な操作です。
　何の苦労もなくできるはずなのに、エラーが出てしまいます。

　よく見てみると、システムからエクスポートした数値には、先頭にシングルクォーテーション（アポストロフィー）がくっ付いています。そのために、合計処理ができない、となっていたわけです。

　数値先頭のシングルクォーテーションは、データを数値として扱わずに、文字列として扱う役割を果たす、特殊な記号です。
　数値先頭のシングルクォーテーションを取り除くにはどうすべきか、調べる時間もなく、今日のところは、電卓を使った手作業で凌ぎました。

　帰宅列車の中で、調べて、その方法がようやく分かりました。
　その方法とは、「形式を選択して貼り付け」機能を使うというものです。

　手順は、次のとおりです。

１　どこか、空白のセルに数字「１」と入力
２　そのセルをコピー
３　シングルクォーテーションを取り除きたいセル範囲を選択
４　選択範囲の上で右クリック
５　［形式を選択して貼り付け］をクリック
６　［形式を選択して貼り付け］ダイアログボックスが表示
７　［演算］中の［乗算］の項目をクリック
８　［OK］ボタンをクリック

　以上で、数値の頭に付いていたシングルクォーテーションが取り除かれます。
　その結果、データは文字列でなく、数値として扱うことができます。つまり、合計などの計算が可能なデータとなります。