5秒で使うファイルを開く3つの検索テクニック!
日ごろから整理を心がけていれば、パソコンのなかでファイルがゴチャゴチャになるカオス状態は防げる。
とはいえ、扱うフォルダやファイルの量が増えれば、目的のファイルを探し出すのは難しくなるもの。
特に、ひとつのフォルダ内に大量のファイルが保存されている場合は、アイコンを一つひとつ見分けるだけでも
余計な時間がかかってしまいがちだ。
それでは、整理されているフォルダのなかから、目的のファイルを素早く探して開くにはどうすればよいか?
効率的な仕事術を研究するサイト「シゴタノ!」の管理人・大橋悦夫さんに、3つの高速テクニックを伝授してもらった!
(1)よく使うフォルダを「お気に入り」に登録
「仕事上でよく使うフォルダをウィンドウズの『お気に入り』に登録しておくと、フォルダウィンドウのメニューバーからすぐに開くことができます。
例えば、仕事用ファイルを保存する親フォルダ(ここでは『
データ復旧』)を登録しておけば、どのフォルダからでも2回のクリックで仕事用のフォルダにアクセスできます」
(2)キーボードショートカットを駆使する
「マウスを使わず、わずかなキーボード操作だけでフォルダが開ければ、ファイルへのアクセスはもっと速くなります。
上の手順で『
データ復旧』フォルダをお気に入りに登録した場合、キーボードの[Windows]キー→[A]キー→[P]キーを順番に押すだけで、
いつでも瞬時に『
データ復旧』フォルダが開きます。
さらに、そのなかにあるフォルダやファイルの名前の先頭に、ファイル名のイニシャルを半角英字(例えば『
DATA OK』や、『S請求書20090826.xls』など)で付けておけば、イニシャルのキーと[Enter]キーを順番に押していくだけでファイルを開くことも可能です」
※
(注) スタートメニューに「お気に入り(A)」が登録されていない場合は、スタートメニューを右クリックして「プロパティ」を選択。
「カスタマイズ」→「詳細設定」タブにある「[スタート]メニュー項目」から「[お気に入り]メニュー」にチェックマークを付ける。
(3)「デスクトップ検索」を使う
「効率よくフォルダを整理していても、それでカバーできるのは経験的に全体の8割ですね。
残り2割程度は、どうしても見つからないファイルも出てきます。
そんなときに便利なのが、デスクトップ検索ツールの『Googleデスクトップ』。
これをインストールしておけば、探しているファイルに関連するキーワードを入力すれば、
該当する文字列が内容に含まれるファイルや受信メールを一瞬で探してくれます。
私の場合は、いつ受信したか忘れてしまったメールを探すときに重宝していますね」
早速、教えてもらったキーボードショートカットを実践してみたところ、これが本当に速い。
仕事用ファイルの親フォルダ(『
データ復旧』)を開くまでの所要時間はわずか1秒足らず。
その奥にあった書類も5秒かからず開けてしまった。これは本気で仕事時間の短縮に役立ちそう…!
もっとも、このスピードを実現できるのは日ごろのこまめなファイル整理の積み重ねがあってこそ。
慣れるまでの“仕込み”は面倒だけど、一度この快適さを味わったら苦じゃなくなるかも?