総会・イベント班の打ち合わせ予定

新緑の清々しい季節となりましたが、皆様、いかがお過ごしでしょうか？

さて、同窓会定期総会もいよいよ１か月余りとなりました。
81回生の参加予定者も85名となり、また準備が進められています。出席予定者は以下の通り。( )は未定で確認中です。、
　　　懇親会　二次会
一部　12名　　13名
二部　10名　　(10名）
三部　13名　　13名
四部　12名　　(12名）
五部　10名　　11名
六部　13名　　14名
七部　15名　　12名

皆様のご協力に心から感謝申し上げます。

今後、定期総会まで、３回の打ち合わせを予定しております。
（１）第１回打ち合わせ
日時：5月24日（土）15:00～17:;00
場所：清陵会館　　諏訪清陵高校の建物の一番南側の建物
内容：総会・懇親会・二次会の進め方について　課題の拾い上げと検討

（２） 第２回打ち合わせ
日時：6月7日（土）13:00～
場所：ホテル紅や
内容：総会・懇親会・二次会の進め方について　ホテル紅やとの段取り・打ち合わせ　細部の検討

（３）第３回打ち合わせ
日時：6月27日（金）　16:00～
場所：ホテル紅や
内容：リハーサル　備品準備　最終確認

定期総会の総責任者を引き受けていただいた田中輝明君より、
当日のスケジュール案を作成していただきました。
第1回の打ち合わせ（5/24）には、このスケジュールに基づき、関係者、当日お手伝い可能な方々と確認して、
課題を抽出して検討します。

20140413イベント班打ち合わせ議事録

総会イベント班、パネリストとの打ち合わせ

日時　4月13日（日）
場所　HUB TOKYO(東京都目黒区）

出席者　パネルディスカッションパネリスト（北條史彦・大島一二・篠原菊紀）、
山村宜男、梅垣さと子、田中達也、小池徹、矢崎理恵

内容

パネルディスカッションの発表について内容のすりあわせ、その他当日の流れなど

決定事項

●１　パネルディスカッション・各パネリストのテーマ（当初の案から変更あり）

北條さん「55歳世代からみた「いのち」」
篠原さん「脳の力のおとろえをふせぐ」
大島さん「日本の食－その課題と展望－」

●２　当日までの流れ
現在　　　　　　 チラシ配布開始・チケット売り開始
4月20日（日）　
パネリストより　１　スライド6-8枚　
２　200字～400字「わたしが言いたいこと」　
３　オープニング用写真4-5枚　送信

5月20日（火）　
同窓会報　発送（各パネリストのプロフィール詳細、スライド含む発表概要掲載）
6月20日（金）　当日利用ＰＰＴデータ共有
6月27日（金）18時～　会場リハ（担当委員）


●３　6月28日(土）当日
11時半　　　　　　　 パネリスト集合、ロビー等で打ち合わせ
13時－14時半　　 総会開始
14時40分－16時20分 パネルディスカッション
　＊パネリスト紹介等　5分
　＊パネリスト　発表　各15分（北條→篠原→大島）
　＊パネリスト間のやりとり　15分程度(時間調整）
　＊フロアーとのやりとり　25分程度(時間調整・中学生や高校生の質問拾う）

＊服装はジャケット着用・ノーネクタイ

＊おってYou tube にUPすることを想定して、ビデオ撮影（小池さん？）

総会・イベント班会議録20140315 総会の進め方・役割分担

皆様


総会・イベント班の会議録をお送りします。

日時：　2014年3月15日（土）13:00～16:30
場所：　ホテル　紅やのレストラン　　アヴァンツァーレ
出席者　総会班：大槻正義さん、山田亨さん、宮坂仁さん、林義明さん、
事務局：山村宜男さん　田中輝明さん、田村まゆみさん、山崎玲子　
　　　　朱　尚孝さん
議題：　総会の進め方　役割分担、ホテル担当者との顔合わせ

下記の役割分担で進めることになった。
欠席者は受付と開場セッティングに割り振りさせていただいた。
また、梅垣さと子さん、山本留美さんに担当のご協力をお願いした。



懸案事項の検討
Ｑ１：過去には懇親会で演奏等、何か企画したほうがよいか？
Ａ１：過去にバンド演奏等をやったこともあったが、談話の時間が大切だとの意見も多かった。したがって、談話の時間を大切とし、何も企画にないこととする。
Ｑ２：広告掲載者が多いが、掲載していただいた方々にお礼したり、感謝の気持ちを表わして、気持よく来年につなげることはできないか？
Ａ２：会報に広告が記載されるが、それとは別にご紹介・感謝の気持ちは伝えたい。
お名前を全員読み上げることやプロジェクタで映す等しても大勢のため、難しい。
当日の総会資料の中に、広告掲載者のお名前を紹介する用紙を一緒に入れたらどうか？
⇒林先生に確認する。林先生より：OK、81回生で行うようにとのこと。
Ｑ３：次年度の幹事学年が毎年、上諏訪駅にお迎えに行っているが、総会参加者で上諏訪駅を利用される人がごくわずか、３～４名くらい。わざわざ上諏訪駅にお迎えに行く効果が少ない。
Ａ３：８２回生に昨年の出迎えの様子を伝えて、どのように進めるかは、８２回生に判断してもらう。
Ｑ４：総会当日の幹事学年の昼食は自己負担で進めるが、校長先生等来賓の方々の昼食の手配は必要か？
Ａ４：できればなくしたい。林先生に確認する。林先生より：例年、会長・副会長・事務局と学年幹事3名で総会・講演会・懇親会の最終打ち合わせをしつつ別室で会食しているため、必要。費用は同窓会負担で実施。会場は確保する必要あり。出席する学年幹事３名を決める必要あり。
Ｑ５：総会の次の日、ひしとり、端艇大会（クラスマッチ）等、８１回生のイベントの企画をしたらどうか？
Ａ５：総会当日は午前中から夜中まで一日かかるため、その次の日に企画することは難しい。
ひしとりは、時期的に、準備等の問題もあり対応は難しい・・・。
ボートは、クラスマッチといっても練習していないので、いきなりレースは難しい。
「ボート体験教室」いうことなら、状況次第で対応が可能である。
みんなが、「諏訪湖に接する」という機会を設けたい。尚、雨天中止　　　
Ｑ６：チラシ（省略）の配布をどのようにしたらよいか？
Ａ６：会報にも同様な内容が記載されるが、会報は総会開催の間際であり、広告効果は少ない可能性がある。チラシはチケットと一緒に渡して案内したほうが効果的であろう。500枚くらい印刷して、チケット配布時に２～３枚一緒に渡す。
その他：学校に置いて、生徒にも出てもらったほうがよいのでは？⇒チラシは、生徒たちにとっては、パネルディスカッションだけ出てもよいとの記載になっていないため出にくい。
また、昨年もパネルディスカッションは会場いっぱいであったため、あまり大勢来てもらうと、会場に入りきれなくなるので、あまり声かけしなくてもよい。
学校の掲示板にチラシを貼ってもらいご案内する。林先生より：学年幹事が学校長に挨拶してチラシの掲載許可をもらうように。
Ｑ７：チラシの印刷はどのように進めるか？
Ａ７：田中達也さんのところで、チラシの印刷をお願いする。⇒依頼済み（1000枚で25000円くらい）
Ｑ８：300名の人数確保の目標に向けて、参加者をどのように募ったらよいか？
昨年は支部幹事および学年幹事への案内により150名が参加。40名が次年度の幹事学年。
残りの100名が幹事学年からの参加との計算になるが、実際にはそれほど多くなく、カンパだけの参加者もいたと思われる。
Ａ８：これまでと同様に、まずは4月に支部幹事と学年幹事にこれまでと同様のチケット枚数で案内を出す。
5月の常任幹事会にて販売状況を確認する。常任理事会欠席の幹事学年には、電話で確認する。82回生と83回生は、早めに状況確認する。
並行して、81回生には、各クラス単位で、参加依頼をして、4月18日に出席者を確認する。
（途中経過として）また、その際、出席可能な人は、当日手伝えるかどうかも確認する。　　5月の集計状況によって、さらに人数の確保が必要な場合は、声かけを実施する。林先生より：進め方についてOKとのこと。
Ｑ９：過去に清陵出身でない担任の先生をご招待しても出席されなかったことから、ここ数年は担任の先生をご招待していなかった。ただ、担任の先生にはぜひご出席していただきたいので、ご招待したらどうか？
Ａ９：ご招待する方向で、林先生に確認する。林先生より：2名の担任参加についてOKとのこと。
Ｑ10：昨年は２つのテーブルに来賓テーブルの札があったが、誰が来賓になるのか？
A10：確認する。尚、昨年はパネリストも来賓になっていたが、今年は来賓にしなくておよい。 林先生より：顧問（会長経験者5名。但し例年１名）、校長、教頭、会長、副会長、 講師（今回は３名）。１０名ないし１１名で１テーブルなので、後日調整。
Q11：来年度にさらによい企画につなげるために、アンケートを実施したらどうか？
A11：アンケートを実施する。原案を作成して確認をしてもらう。（案を事務局にて作成）林先生より：OK

Ｑ12：次の総会の打ち合わせをいつにするか？
Ａ12：6月７日（土）13:00～　幹事打ち合わせ　紅やのレストラン　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　アヴァンツァーレにて
　　　　　　　　 　15:30～　紅や　小平さんと打ち合わせ

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　以上

総会・イベント班の打ち合わせ日程

総会・イベント班の皆様
８１回生の皆様

こんにちは。山村です。

先日の横谷温泉旅館での打ち合わせは大雪のため開催できず、残念でした。
また多くの皆様が参加できそうな機会に設定したいと思いので、
その際には、ぜひよろしくお願いします。

さて、同窓会幹事学年として、これまで会報班、広告班の皆様にご協力いただき活動も順調に進んでおり、ご協力に感謝します。

これからいよいよ総会・イベントの準備に入ります。まず、最初の打ち合わせを下記に通り開催しますので、
お集まりいただきますようお願いします。

日時：　3月15日（土）13:00～15:00
場所：　ホテル紅やのレストラン　アヴァンツアーレ　Tel:0266-57-7000
　　　　　紅やの向かって左側１階のレストラン
内容：　役割の内容説明　　
　　　　（スケジュール作成、総会・懇親会の設営、受付、司会、横断幕・式次第作成等）　　　　　　
役割分担　　誰が何を担当するか　　　　
　　　　　具体的な今後のスケジュール

この後、下記の日程でホテル「紅や」と打ち合わせを予定します。
日時：　3月15日（土）　15:30～16:30　Tel:0266-57-1111
場所：　ホテル　紅や
内容：　担当者の小平さんとの顔合わせ
　　　　　会場の下見　　　　
　　　　　検討課題の打ち合わせ　　　　

尚、会報・広告班の皆様でご協力いただける方は、ぜひ参加・ご協力をお願いします。
また、幹事でない方でもご協力いただける方は、ぜひご一報ください。

人数の把握のため出席可能な方は、3月7日までにこのメールに返信をしてください。

よろしくお願いします。

山村宜男

総会・イベント班進捗状況2014年2月15日

総会イベント班進捗状況



進捗
イベント
(1)イベントのテーマの検討の結果「心も身体も健康に生きていくには」
パネリスト・・・篠原菊紀さん、大島一二さん、北條史彦さん、
コーディネーター・・・矢崎理恵さんに決定　　　　
総会司会・・・大槻正義さん　　12/22
(2)　パネリストのプレゼン資料作成中　　　
(3)　パネリスト紹介のチラシ案の作成　
　　　チラシ案はこちらです。







総会・懇親会
(1)総会司会・・・大槻正義さん　　12/22

今後の予定
イベント
(1)　パネリストとディスカッションの方向性の検討　　２月～３月
(2)　パネリストの紹介ビデオの作成　　　２月～３月（田中達也さん・小池徹さん担当）
(3)　イベント内容の会報掲載の検討　　　会報班と相談　２月～３月

総会・懇親会
３月～４月に事務局と協力して検討を進める
(1)　総会・懇親会の段取り/横断幕/進行シナリオ/役割(懇親会司会含む)分担表/スケジュールの作成
(2)　紅やとの打ち合わせ　（定期総会・懇親会の見積もり、会場設定）　　　　　　　　　　　　
(3) 当日の協力依頼

課題
(1)チラシの配布方法　　　　チケットと一緒にお渡しするのがよいか
　　　　　　　　　　　　会計・チケット班とも相談
(2)パネルディスカッション以外のイベント、懇親会の「工夫」
例：OBOGによる音楽演奏、ご挨拶部分の短縮化、OBOGの1年間の活躍紹介、同期ごとのトピックス写真で紹介、会報「寄付者」をとりあげた何か、ボランティアひし取りなど

総会・イベント班