不在時のメールの書き方

不在であることを他の人に知らせるテクニックは、不在時の電子メール メッセージを使用することです。多くの場合、帰国日、不在の理由、連絡先をメッセージで指定します。あなたの会社やビジネスが円滑に運営され、受信者が無視していると思われないようにするために、不在応答を使用してください。病欠、休暇、またはその他の長期または短期間の不在の場合は、不在用の電子メール アドレスを使用します。職場で配慮するためには、欠席する理由といつ戻るかを他の人に知らせるのが最善です。そうしないと、重要なメッセージに応答しないと、プロらしくないと見なされる可能性があります。
不在時のメールが特に長い必要はありません。間違いを犯す心配もありません。簡潔で、適切な詳細が含まれている必要があります。不在時のテンプレートに含める必要があるのは、次の 3 つです。

1. 帰国予定日までの休業日。
2. 欠席の理由は、短く専門的な内容にしてください。
3. 受信者があなたよりも早く返信する必要がある場合、誰に連絡すればよいか。

不在時のメールを書くためのヒント
1. ストーリーを書かないでください。必要なのは数行だけです。
2. 事実のみを含め、友好的に保ちます。
3. どこに行くか、どんな理由で行くかについての詳細な情報を共有しないでください。
4. 医療情報を共有しすぎる必要はありません。
5. 見知らぬ人にこのメッセージが表示される可能性があることに注意してください。誰かに知られたくない詳細は含めないでください。

テンプレートの詳細については、次のリンクを参照してください。
1.フォローアップメールテンプレートの書き方
2. ウェルカム メール テンプレートの作成方法
詳細については、ウェブサイトをご覧ください https://clean.email/blog/email-etiquette/out-of-office-email

ウェルカムメールの書き方

ウェルカム メールは、新しいサブスクライバー、クライアント、またはスタッフ メンバーに配信されるメールです。あなたの目標が売上の増加である場合、このメッセージは、読者が販売ファネルの底に到達するのに役立つはずです.特にメッセージの受信者との良好な関係を築こうとする場合、第一印象は非常に重要です。したがって、ウェルカム メールのベスト プラクティスを必ず守ってください。

ウェルカム メールを使用する利点:

* 標準的なニュースレター メールよりも 86% 効果的
* より高い開封率
* 74% の人がウェルカム メッセージを期待しています
* 開封率 50%
* 内部リンクなどのクリック数が増加

ウェルカム メールを作成するときは、不在メッセージを作成するときよりも集中力と創造性が必要です。すべては、何を販売しているか、またはメールの目的にかかっています。簡潔で親しみやすいものにするか、商品やサービスをより詳しく説明するかを決めることができます。最高のウェルカムメールは、簡潔で要点を伝えると同時に、ユーザー向けのパーソナライズされたコンテンツやお得な情報を含めることのバランスをとっています。
詳細については、ブログをご覧ください https://clean.email/blog/email-etiquette/welcome-email

メールの始め方: 最高の挨拶メール

挨拶メールの目的は、受信者に続きを読むように仕向けることです。これは、効果的な電子メール通信の避けられない部分です。効果的なプロフェッショナルなメールの挨拶と説得力のある紹介文を使用して、読者にメール全体を読んでもらい、最後に行動を起こすよう説得することができます。そのため、最初から正しく開始しないと、メールへの返信や期待した結果が得られるかどうかは疑わしいものです。

メールを開始する最良の方法は、いくつかの要因によって異なります。たとえば、受信者をどれだけ知っているか、ダイレクトメールアドレスを見つけましたか、メールの目的は何ですか、メッセージの本文にどのようなコンテキストが含まれているかなどです。そして常に文法について覚えておいてください.

メールを始めるのに最適な挨拶 (正式な挨拶と非公式の挨拶のどちらを使用するかわからない場合は、常に正式な挨拶を使用してください):

*親愛なる[名前]

これは、正式なメールや、あなたを個人的に知らない人へのメッセージに最適です。 「親愛なる」という単語と読者の名前を使用すると、Mr/Mrs.

* こんにちは/こんにちは

「こんにちは」または「こんにちは」を使用すると、形式的になりすぎずにメールを開始できます。親しみやすい音色で、職場にぴったりです。

* こんにちは [会社名]

もう 1 つの非公式ですが、適切なビジネス メールの挨拶です。チーム全体に挨拶することは、連絡先の正確な名前がわからない場合に役立ち、誰にでも適用できます.

プロの電子メールを開始するには:

*「私はあなたにメールを送ります...」

専門家は、迅速で簡潔なメッセージを好みます。彼らには人生について話す時間がありません。簡潔な冒頭のセリフはメッセージを短くし、迅速な応答の可能性を高めます!

* "ご健勝のことと存じます。"

このような挨拶から始まると、温かい口調と親切な仕草が一つになります。また、応答を必要としないため、不要な会話が発生することもありません。

*「おはよう/午後/夕方」

メールを開くための簡単でフォーマルなジェスチャー。必ず適切な時刻を使用してください。

* 「ご意見・ご感想をお待ちしております…」

また、非常に簡潔です。この冒頭の行は、メッセージから特定の結果を求めて、要点をまっすぐに述べています。

このトピックの詳細については、Web サイトを参照してください https://clean.email/blog/email-etiquette/how-to-start-an-email

Gmail でメールを暗号化する方法

平文データを無用な秘密コード (暗号文とも呼ばれる) に変換するプロセスは、暗号化として知られています。暗号文を解読して平文に戻すには、適切な復号化キーを提供する必要があります。ユーザーをハッカーから保護するために、Gmail はデフォルトで、転送中と保管中の両方ですべての通信を暗号化します。転送中の暗号化には、TLS (Transport Layer Security) と呼ばれるものを利用します。 TLS は、多数の Web アプリや Gmail などのメール サービスで使用される暗号化プロトコルです。

Gmail には、暗号化されたメールを送信するための他の方法がありますが、デフォルトでは有効になっていません。 Gmail ユーザーは、Enterprise、Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、Education Plus エディションでメッセージ暗号化用に S/MIME を有効にすることができます。非対称暗号化は、この最先端の暗号化技術の基盤であり、秘密鍵と公開鍵で構成される鍵のペアを使用して、目的の受信者だけがメッセージを読むことができるようにします。

Gmail の添付ファイルとメッセージの暗号化に役立つサードパーティ製アプリが多数あります。このようなアプリは、多くの場合、便利な Web ブラウザー プラグインとして利用できます。例としては、FlowCrypt、SendSafely、Mailvelope などがあります。

Outlook でメッセージを暗号化する方法にも興味があるかもしれません。

ソース記事 https://clean.email/blog/email-security/how-to-encrypt-email/encrypt-email-in-gmail

GmailとOutlook：どちらがビジネスに適していますか？

電子メールは企業の世界で最も人気のあるコミュニケーション手段であり、今日の企業はかつてないほど多くの電子メールプロバイダーにアクセスできます。このOutlookとGmailの比較では、2つの人気のあるメールサービスを比較して、どちらがビジネスに適しているかを見つけます。

OutlookとGmailは、個人と企業の両方で無料で使用できます。ただし、電子メールだけでは不十分な場合は、状況が変わります。 OutlookとGmailforBusinessを公正に比較するには、それぞれOffice365およびGSuiteと呼ばれるMicrosoftおよびGoogleのサブスクリプションパッケージのコストを調べる必要があります。最も手頃なOffice365サブスクリプションプランであるOffice365Business Essentialsは、ユーザーあたり月額5ドルで、PC、Mac、およびモバイルでビジネスメールやその他のビジネスサービスを提供します。 MicrosoftOfficeプログラムは含まれていません。その上の層はOffice365Businessで、ユーザーあたり月額$ 8.25で、Office製品のほか、PC、Mac、またはモバイルデバイスでのクラウドファイルの保存と共有が含まれます。

G Suiteは、Office 365と同様に、ユーザーあたり月額5ドルです。ビジネス向けGmail、ビデオ会議、電話会議、暗号化されたチームメッセージング、共有カレンダー、Googleドキュメント、制限付きクラウドストレージはすべて基本プランに含まれています。エンタープライズプランは、ユーザーあたり月額25ドルです。

ストレージに関しては、Microsoftは特に寛大で、50 GBのメールボックスとカスタムの電子メールドメインアドレスに加えて、ファイルの保存と共有用に1TBのOneDriveストレージを提供しています。 Googleは最近、さらに2つの高価なG Suiteプランをアップグレードして、無制限のクラウドストレージを追加しました。これは、大量のクラウドストレージであり、多額の費用がかからないためです（5ユーザー未満の場合はユーザーあたり1 TB）。

2段階の検証を提供するために、Google認証システムアプリは時間ベースのワンタイムパスワードアルゴリズムとHMACベースのワンタイムパスワードアルゴリズムを採用しています。 Microsoft Authenticatorは、PINまたは指紋をさらに保護するセキュリティ機能です。どちらのツールもうまく機能し、ハッカーが電子メールアカウントにアクセスするのをはるかに困難にします。

GoogleとMicrosoftは、危険な添付ファイルやスパムメールやフィッシングメールを検出して除外できる高度なスパムフィルターも使用しています。まれに、Microsoftのスパムフィルターが機能しなくなり、ジャンクとの実際の会話がフィルターされます。不便な場合でも、後悔するよりは安全である方がいいです。

OutlookとGmailの両方に、オンラインストレージと一連のオフィスアプリが付属しています。ほとんどのコンピュータユーザーは、Outlookで提供されるオフィスプログラムにすでに精通しています。 Word、Excel、およびPowerPointはかなり前から存在しており、それらの機能と競合することは不可能です。それはGoogleが試みるのを止めませんでした、その結果、そのWebベースのソフトウェアオフィススイートが誕生しました。。これには、ワードプロセッサであるGoogleドキュメント、スプレッドシートプログラムであるGoogleスプレッドシート、プレゼンテーションプログラムであるGoogleスライドが含まれます。大多数のユーザーはGoogleのオフィススイートに満足しますが、ヘビーユーザーはほぼ確実にMicrosoftOfficeを必要とします。

記事全文 https://clean.email/blog/email-providers/outlook-vs-gmail