大規模工事――業者ヒアリング１社の持ち時間

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


さて、業者ヒアリングの１社の時間はどれくらいがいいのだろうか。

まず、大事なことは、なるべくその日に一気に決めてしまうことだ。「では、きょうのヒアリングを踏まえて後日集まって決めましょうか」こういう展開は避けたい。

というのは、後日にすると、必ずその日に集まれない人も出てくるだろう。また、記憶も遠のく？　そうなれば、トラブルの元だ。だから、業者ヒアリングはその日のうちに絶対に決める、という覚悟で臨む方こと。

そこで、スケジュールを逆算すると、３社なら、１社50分休憩10分というところだろうか。３社のヒアリングが終わった時点で３時間、その後１時間の会議で決める。それなら、合計４時間で業者決定できる。

だから、業者さんを６社も７社もヒアリングに残していたら、、朝から晩までの体力勝負ということになる。２日間にわたって会議をするという手もあるが、出席者のメンバーが替わったり、欠席があるとトラブルの元。

ヒアリング業者が３社ぐらい、という根拠はこんなところにもあります。

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大規模改修工事――業者ヒアリングの順番

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


さて、３社選んだとしたら、そのヒアリングの順番も大切になってきます。１番最初の業者さんから聞くことが新鮮で、２番目、３番目はだんだん同じことの繰り返しとなるから不利という考え方もあります。

ただ、値段の一番安い業者を本命として最後（３番目）に持っていく、という考え方もあります。やはり、安いに越したことはありません。管理組合さんが、３社同じ質問をして業者比較することもあります。また、１番目、２番目にした質問がだんだん蓄積して、３番目に行くに従って、質問の量も増える可能性も出てきます。

３番目は、多くの質問にもしっかりと答えられる態勢を持っている業者であれば、値段も一番安いし、すぐに決定してしまうでしょう。

しかし、値段にこだわらずに、アルファベット順、五十音順、くじというまったく公平性で順番を決めることもあります。


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大規模改修工事――業者ヒアリングの爆弾質問・その２

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。



また、こんなことはあってはいけないのですが、足場から物が落ちたとしましょう。びっくりした人がいた。現場代理人はそれに気がついてどうするか。

「何ごともなくて良かったです」という答えではお粗末です。

また、こんなことはあってはいけないのですが、足場から物が落ちたとしましょう。びっくりした人がいた。現場代理人はそれに気がついてどうするか。

「何ごともなくて良かったです」という答えではお粗末です。

「まず、けががあったかどうか確認します。二度とこんなことが起こらないように原因を追求し対策を練ります。工事監理者（設計監理事務所）理事長に報告します」

このように、いろいろなことをしなければいけません。現場代理人は現場の第一責任者ですから、いろいろな指揮をとり、多種多様な苦情の処理をしなければいけません。

その場その場で起こった出来事に対して、適切な処置ができ、説明のできる人でないと困ります。



「まず、けががあったかどうか確認します。二度とこんなことが起こらないように原因を追求し対策を練ります。工事監理者（設計監理事務所）理事長に報告します」

このように、いろいろなことをしなければいけません。現場代理人は現場の第一責任者ですから、いろいろな指揮をとり、多種多様な苦情の処理をしなければいけません。

その場その場で起こった出来事に対して、適切な処置ができ、説明のできる人でないと困ります。


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大規模改修工事――業者ヒアリングの爆弾質問・その１

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


では、どうやってその業者さんのサービス精神、コミュニケーション力をみるか。

爆弾質問をして確かめることがあるそうです。

「マンションの敷地内で子どもが倒れていました。あなたならどうしますか」

こういう質問をすると、現場代理人候補の人の反応は、みんな違います。まず問題なのは、その答えがどうよりも「私ならこうします」とはっきりと言えるかどうかです。この場で答えが詰まるようでは、実際にそういうことが起これば、現場は混乱するでしょう。

「すぐに救急車に乗せて運んでいきます」という答えはＮＧです。まず、どこの子どもか、親への連絡手段を考えます。また、そのマンションの子どもとは限らない。もちろん、倒れている状況にもよりますが、どこの子どもかもわからないまま救急車に乗せていけば、親からみれば、神隠しにあったようなものです。かえって混乱を増してしまう場合もあります。

そのへんの対応マニュアルをきちんと持っている業者なのか。これは大きいと思います。



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大規模改修工事――業者のアピールポイント

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


一般に各企業ともヒアリングは大差がなくなっているのが現状だそうです。ほとんどの企業がプロジェクターを使って、上手に説明ができるようになってきています。それゆえに企業の特徴がなくなってきているともいえます。

だから、３社いれば、１番目の企業は有利ですね。２番目、３番目にいくにしたがって、「さっき聞いた話だ」ということになります。

例えば、以前は作業者が社名の入ったベストを着るということだけでポイントが高かったのですが、今はほとんどの業者が着ています。

補助鍵をお貸ししますというのも、今ではどこでもやります。

ただ、「これは常識だし、前の業者が説明したから」と言わないと、「あの業者は補助鍵を貸さないのか」「ベストを着ないのか」と思われます。言わないよりは言った方がいいんです。「バイトは使わない」「専門職がいる」「工事の技術は確かだ」というようなことも同様です。

一番変わったのは、建設業者もサービス業であるという自覚です。工事の精度が高いことは当たり前ですが、いかにコミュニケーション力、気配りがあって、うっとうしい工事期間を少しで安全、安心に過ごしてもらえるか。そういう視点を持っていることをアピールする業者が増えてきたようです。


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大規模改修工事――ヒアリング業者の見極めポイント

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


では、業者ヒアリングのときに何を注意して聞けばいいのでしょうか。

１）現場代理人予定者がどういう力のある人か。

・現場代理人とは現場監督とも言われ、その現場の最高責任者です。この人の安全意識、指導力、コミュニケーション能力等が、工事に与える影響は非常に大きいです。

２）アフターメンテナンスの具体的なシステムが会社にあるか。

・「５年後、10年後でもご安心いただけます」と言っても具体的なシステムのない会社もあります。ご注意を。また、最近は社内に「アフターメンテナンス部」を設ける企業もできました。

もう一つの最近の新しい傾向として、現場代理人サポーターとして、女性の社員が入るところがあります。女性の現場代理人はまだゼロです。

マンションに住む人の約半数は女性です。また、工事が行われている昼間となれば、さらに女性の割合が高くなります。何かあったときに、工事現場に男性しかいないよりは、女性の方が「話しやすい」という人もいるかと思います。

「あらゆる面に気配りしています」といういいアピールになると思います。

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大規模改修工事――ヒアリング業者決定通知の出し方

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


そうやって、グラフ化されたものを見て、設計監理者と一緒に検討してヒアリングをする業者を３社ぐらいに決めます。次に、ヒアリングの日時等をお知らせする通知を出します。そのときに、ほかの事項も書き加えます。

１）見積書の中で、「どうしてこの工事だけ安いのか」「この単価構成は」など、見積書を見て感じた疑問を伝え、ヒアリングのときに答えてほしいということ。

２）ヒアリング時に来る人数（最低２人）

★見積金額について説明できる人や現場代理人予定者など。

よく、放っておくと５人ぐらいで来られる業者もあるようです。５人来て５人しゃべればチームワークのとれた業者だと思われますが、１人だけしゃべるというのは、逆に「あとの４人は何をしにきたの？」という印象を与え、逆効果の場合があります。

人数のバランスがありますので、管理組合側より多い人数に来られても困りますよね。椅子等の準備もありますし。あらかじめ、人数を指定するのもいいかもしれません。




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大規模改修工事――こんな業者は要注意

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


さて、見積書が集まりました。最近は、内訳書はエクセルのデータがダーッと並びます。その数字を見ても違いがピンとこないので、設計監理事務所の方で比較しやすいようにグラフに直します。すると業者の特徴がよくわかります

こうやってグラフにしたもので、管理組合さんと一緒に設計監理者は比較検討していきますが、こんな業者は要注意です。

１）見積書に桁間違いと思えるような数字がたくさんある業者

　★仮にこの業者が一番安い金額を提示しても一事が万事、そういうミスをする業者には、「見積書の中身がおかしい」と率直にお伝えするようです。

２）５社、６社の中で、一社だけ極端に安かったり、高かったりする業者

★管理組合さん自身、常識的に「そこは外しましょう」となります。その判断は結構当たっています。

３）極端に値引きしてくる業者

★例えば、合計金額が１億2,000万円の工事を、3,000万円値引きする業者。何のための見積もりかわからない。

その他、グラフにすれば総額だけではなく、個々の工事内容も見やすくなります。塗装工事は他社と変わらないのに、防水工事だけ極端に安い業者。そういう違いも一目瞭然です。そういうところは、ヒアリングのときに、その理由を尋ねます。

このように、グラフ化することによって、比較検討のポイントが非常にはっきりわかるようになります。比較検討の際はぜひ設計監理者にグラフ化をしてもらってください。

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大規模改修工事――設計者ワクワクドキドキの瞬間

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


さて、見積書が集まりました。実は、この瞬間は設計監理者にとってはワクワク・ドキドキの瞬間なのです。というのは、設計監理者も自分の仕様書に基づいて見積金額を出しています。

単純に、工事業者が出した見積金額が、設計監理者が出したものを上回れば高過ぎると思うし、半額に近いと安すぎる。少し安いくらいの金額が一番心地よい金額になります。

ただ、誤解しないでください。これはあくまでも設計監理者の気持ちであって、業者選定は、管理組合が決定します。また、業者選定は金額が安いというのもポイントですが、それも選ぶ条件の一つに過ぎません。もっともっと、いろいろと比較検討しなければいけないポイントはたくさんあります。最終的に、工事金額が一番安い工事業者に決まらなかった、というのもよくある話です。

それについては、おいおい説明していきます。

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大規模改修工事――いまどきの見積書の受け取り方法

これは、ＮＰＯ集合住宅改善センターのブックレット８に書かれた内容をもとに書いたものです。


次は、見積書の受け取り方法です。以前なら「○月○日の○時までに出してください」としていました。こういうのは、結構不便でした。見積書は設計監理事務所と管理組合サイドは管理員がその日に受け取ります。ときには、管理員が窓口にいない時間帯に届くときもありました。そういう場合は、不在ということで持ち帰りになります。これは、ややこしいことです。

近ごろは、時間指定の宅配便があります。これをうまく使うことで、確実に締め切りの日に見積書を受け取れるようになりました。

便利な世の中になったもんです。

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